Как вносить номенклатуру в 1С Управление торговлей

Номенклатура — центральный справочник в 1С:Управление торговлей (УТ 11). От того, насколько корректно заведены товары, зависят остатки на складах, цены, проводки документов, отчёты по продажам и обмен данными с сайтом. Ошибка в карточке товара на старте превращается в расхождения при инвентаризации и искажённую маржу в отчётах.

В УТ 11 товар можно завести тремя способами: вручную через форму карточки, копированием существующей позиции или массовой загрузкой из Excel. Выбор зависит от количества позиций и наличия у вас исходных данных от поставщика. Ниже разберём каждый способ, обязательные реквизиты, настройку характеристик и проверку результата.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию УТ 11 (актуальные редакции 11.4 и 11.5). Если ваша база доработана, расположение отдельных команд может отличаться, но логика работы со справочником сохраняется.

Где находится справочник номенклатуры и что нужно подготовить

Список товаров открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». В некоторых настройках интерфейса тот же справочник доступен из раздела «Закупки» или «CRM и маркетинг». Если раздела не видно, проверьте права пользователя и включённость функциональных опций.

Перед вводом первой карточки проверьте базовые настройки программы. В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» определяется, какие возможности справочника будут задействованы: характеристики, упаковки, серии, наборы и комплекты, многоборотная тара. Лучше включить нужные опции до начала ввода — тогда соответствующие поля сразу появятся в карточке.

Также заранее проверьте справочник «Виды номенклатуры». Вид определяет шаблон карточки: тип (товар, услуга, работа, набор), использование характеристик и серий, настройки учёта. В типовой поставке есть предустановленные виды, но для магазина с разнородным ассортиментом удобно создать свои — например, «Одежда (с характеристиками)», «Продукты (с сериями)», «Услуги».

Как создать карточку товара вручную

Ручной ввод подходит, когда позиций немного или товар появляется по одному — например, новинка от поставщика в середине месяца. Откройте список номенклатуры и нажмите «Создать». Если в базе несколько видов номенклатуры, программа сначала попросит выбрать вид — от него зависит набор полей формы.

Минимально необходимые поля карточки:

• Рабочее наименование — короткое имя для внутреннего поиска и списков;
• Наименование для печати — полное название, которое попадёт в накладные и счета; если не заполнено, используется рабочее;
• Вид номенклатуры — определяет тип и настройки учёта;
• Единица измерения — штуки, килограммы, метры и т.д.; выбирается из классификатора ОКЕИ;
• Ставка НДС — подставляется в документы продажи и закупки.

Дополнительно заполните артикул, производителя, торговую марку, вес и объём — эти данные нужны для складской логистики, отчётов и выгрузки на сайт. На вкладке с описанием можно добавить текст и изображения товара.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры, соответствующий типу позиции
3. 3
   Заполните наименование, единицу измерения, ставку НДС и артикул
4. 4
   При необходимости добавьте характеристики, упаковки и изображение
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в списке

Настройка характеристик, серий и упаковок

Характеристики нужны, когда один товар существует в вариантах: размеры одежды, цвета, объёмы упаковки. Вместо десяти отдельных карточек «Футболка белая S», «Футболка белая M» создаётся одна позиция «Футболка» с характеристиками. Это упрощает аналитику: отчёты можно смотреть и по товару в целом, и по каждому варианту.

Характеристики включаются на уровне вида номенклатуры: в карточке вида установите использование характеристик — «Индивидуальные для номенклатуры» (свой список у каждого товара) или «Общие для вида» (единый список вариантов, например все размеры). После этого в карточке товара появится ссылка «Характеристики», где заводятся конкретные значения.

Серии применяются для товаров со сроками годности, партийного учёта или гарантийных обязательств — продукты, косметика, лекарства. Упаковки используют, когда товар закупается коробами, а продаётся штучно: в карточке указывается коэффициент пересчёта, и документы могут оформляться в любой из единиц.

Как загрузить номенклатуру из Excel

Массовая загрузка экономит часы при первичном заполнении базы или приходе большого прайса. В УТ 11 есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла» — она находится там же, в списке номенклатуры, по кнопке «Загрузить данные из файла», либо через «Все функции».

Подготовьте файл Excel: одна строка — одна позиция, столбцы содержат наименование, артикул, единицу измерения, ставку НДС, цену. Первая строка обычно содержит заголовки. После выбора файла программа покажет таблицу сопоставления: для каждого столбца укажите, какому реквизиту номенклатуры он соответствует.

На этапе сопоставления обработка ищет дубли по выбранным полям (обычно по артикулу или наименованию). Позиции, которые уже есть в базе, можно обновить или пропустить; новые будут созданы. Перед загрузкой большого файла проверьте механизм на 5–10 строках — так проще поймать ошибку в сопоставлении колонок.

Проверка результата и назначение цен

Заведённый товар без цены нельзя продать через розничный документ с автоматическим подбором цены. Цены в УТ 11 устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки»). При ручном вводе карточки цену можно указать прямо из формы товара по ссылке «Цены», при загрузке из Excel — тем же механизмом загрузки, сопоставив колонку с видом цен.

После ввода партии товаров проверьте результат. Откройте список номенклатуры с отбором по виду или группе, убедитесь, что позиции не задвоены, единицы измерения корректны. Затем сформируйте отчёт или откройте карточку — проверьте, что цена отображается в документе реализации при подборе товара.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск товара в списке номенклатуры

Норма

Товар находится по артикулу и наименованию, дублей нет

Тревожный признак

Несколько карточек одного товара или позиция не находится поиском

Подбор товара в документе реализации

Норма

Подставляются единица измерения, ставка НДС и цена

Тревожный признак

Цена пустая или НДС не соответствует ожиданиям

Отчёт «Остатки товаров» после оприходования

Норма

Товар отображается с правильной характеристикой и складом

Тревожный признак

Остаток «повис» без характеристики или на неверном складе

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — дубли номенклатуры. Они появляются при совместной работе нескольких менеджеров и при повторных загрузках прайсов без настройки поиска. Периодически проверяйте справочник: в УТ 11 есть встроенный механизм поиска и удаления дублей (раздел «НСИ и администрирование» → «Обслуживание»), который объединяет карточки с заменой ссылок во всех документах.

Вторая группа ошибок — некорректные виды номенклатуры. Если услугу завели как товар, она попадёт в складские отчёты и потребует списания с остатков. Если товар с вариантами завели без характеристик, придётся либо плодить отдельные карточки, либо переделывать вид номенклатуры до появления движений.

Третья ошибка — ввод номенклатуры напрямую в рабочей базе без тестирования обменов. Если база синхронизируется с 1С:Бухгалтерией, сайтом или розничной точкой, новые позиции уйдут по обмену. Убедитесь, что в карточках заполнены поля, обязательные для обмена (например, полное наименование для бухгалтерии), иначе на той стороне появятся неполные данные.

Удобно договориться о правилах именования товаров до начала ввода: например, «Бренд + Модель + Ключевой параметр». Единый шаблон наименований резко снижает количество дублей и упрощает поиск, особенно когда базу заполняют несколько сотрудников.

Частые вопросы

Можно ли удалить карточку номенклатуры, если она заведена ошибочно?

Если по товару нет ни одного документа, карточку можно пометить на удаление и затем удалить через «Удаление помеченных объектов». Если движения есть, удаление невозможно — ссылки на товар хранятся в документах. В этом случае карточку помечают на удаление, чтобы она не мешала в списках, либо объединяют с правильной через механизм поиска дублей.

Чем вид номенклатуры отличается от группы (папки) в справочнике?

Группа — это просто иерархия для удобства навигации по списку, она ни на что не влияет. Вид номенклатуры — функциональная настройка: он определяет тип позиции (товар, услуга, работа), использование характеристик, серий и шаблоны учёта. Один товар всегда имеет один вид, а перемещаться между группами может свободно.

Как завести услугу, чтобы она не попадала на склад?

Создайте (или используйте типовой) вид номенклатуры с типом «Услуга» и заведите карточку с этим видом. Такие позиции не участвуют в складском учёте, не требуют оприходования и корректно отражаются в актах и реализациях. Проверить можно по отчёту остатков — услуга там не появится.

Загружаю прайс, а цены не видны в документах продажи. В чём причина?

Чаще всего цены записались не в тот вид цен, который используется в соглашении с клиентом или в настройках торговой точки. Откройте документ «Установка цен номенклатуры», проверьте, какой вид цен заполнен, и сравните с видом цен в карточке соглашения. Также убедитесь, что документ установки цен проведён и его дата не позже даты продажи.

Нужно ли заполнять штрихкоды и где это делается?

Штрихкоды обязательны для розничной торговли со сканером и для маркированных товаров. Они вводятся в карточке номенклатуры на вкладке со штрихкодами либо загружаются из файла вместе с остальными данными. Для товара с характеристиками штрихкод привязывается к конкретной характеристике и упаковке.