Как внести штрихкод в 1С: инструкция для номенклатуры и документов

Штрихкод в 1С хранится в специальном регистре сведений «Штрихкоды номенклатуры» и привязывается к конкретной позиции справочника «Номенклатура». Один товар может иметь несколько штрихкодов (например, от разных поставщиков или для разных упаковок), а один и тот же код не должен повторяться у разных товаров — программа обычно контролирует это автоматически.

Внести штрихкод можно двумя способами: вручную, набрав цифры с упаковки, или через сканер штрихкодов, подключённый к компьютеру. Оба варианта дают одинаковый результат, но сканер исключает опечатки и заметно ускоряет работу при большом количестве позиций.

Ниже разобраны типовые действия для конфигураций «1С:Управление торговлей», «1С:Розница», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая: открываем карточку товара, переходим к штрихкодам, добавляем запись.

Где в 1С хранятся штрихкоды и что нужно подготовить

В типовых конфигурациях штрихкоды не являются реквизитом самой номенклатуры — они вынесены в отдельный регистр сведений. Это позволяет хранить несколько кодов для одного товара и привязывать код к характеристике (размеру, цвету) и единице измерения (штука, короб). Поэтому искать поле «штрихкод» прямо в форме товара не стоит — обычно это ссылка или вкладка.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на редактирование справочника «Номенклатура» и регистра штрихкодов. В разграниченных по ролям базах кассир или менеджер может видеть товары, но не иметь возможности менять данные. Если кнопка добавления недоступна — обратитесь к администратору 1С за назначением соответствующей роли.

Также заранее определитесь, откуда берутся коды: это готовые коды производителя с упаковки (обычно EAN-13) или внутренние коды, которые компания генерирует сама для бесштучного товара. От этого зависит, будете ли вы просто переносить цифры в базу или настраивать генерацию.

Как внести штрихкод в карточку номенклатуры

Основной сценарий выглядит так. Откройте раздел «НСИ и администрирование» или «Справочники» (в «Рознице» — раздел «Закупки» или «НСИ»), найдите справочник «Номенклатура» и откройте нужную карточку товара. Если товара ещё нет, сначала создайте его, заполнив наименование, вид номенклатуры и единицу измерения.

В форме товара найдите ссылку «Штрихкоды» — чаще всего она расположена в панели навигации вверху формы или в меню «Ещё». В некоторых конфигурациях это вкладка внутри карточки. По ссылке открывается список записей регистра, отфильтрованный по текущему товару.

Нажмите «Создать» и заполните поля: собственно штрихкод (13 цифр для EAN-13), при необходимости — характеристику и упаковку. Затем нажмите «Записать и закрыть». С этого момента код привязан к товару и будет срабатывать при сканировании в документах и на кассе.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и найдите нужный товар
2. 2
   В карточке товара перейдите по ссылке «Штрихкоды» (панель навигации или меню «Ещё»)
3. 3
   Нажмите «Создать» и введите код вручную или отсканируйте его сканером
4. 4
   При необходимости укажите характеристику и упаковку
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть»
6. 6
   Проверьте код сканированием в документе подбора или в РМК

Ввод штрихкода со сканера

Сканер штрихкодов в режиме эмуляции клавиатуры работает как обычная клавиатура: он «печатает» цифры кода в активное поле и нажимает Enter. Поэтому для ввода достаточно поставить курсор в поле «Штрихкод» в форме новой записи и отсканировать этикетку с упаковки. Цифры появятся автоматически, запись останется только сохранить.

Если сканер подключён через COM-порт или работает в режиме эмуляции COM, потребуется настройка оборудования в разделе «Администрирование — Подключаемое оборудование». Там же проверяется связь: кнопка «Тест устройства» покажет, видит ли программа сканер. Без корректной настройки 1С может не распознавать сканирование в специальных формах, хотя в обычные текстовые поля код будет вводиться.

Практический приём при массовом вводе: откройте форму записи штрихкода, отсканируйте код, запишите, сразу создайте следующую запись — цикл занимает несколько секунд на позицию. Для очень больших объёмов удобнее использовать загрузку из файла Excel через обработку «Загрузка данных из табличного документа».

Как создать собственный штрихкод для товара без кода

Не весь товар приходит с готовым штрихкодом: развесной товар, продукция собственного производства, комплекты. Для таких позиций компания генерирует внутренние коды. Принятая практика — использовать диапазон EAN-13, начинающийся с цифр 2 (коды 200–299 зарезервированы для внутреннего использования предприятия), чтобы они не пересекались с кодами производителей.

Во многих конфигурациях 1С есть автоматическая генерация: в форме записи штрихкода рядом с полем кода может быть кнопка генерации, либо код создаётся при записи новой номенклатуры, если это включено в настройках учётной политики. Сгенерированный код затем выводится на ценник или этикетку через «Печать этикеток и ценников».

Главное правило: внутренний код должен быть уникален внутри базы и не должен совпадать с реальными кодами товаров, которые вы продаёте. Перед массовой генерацией проверьте, какой префикс уже используется, чтобы не получить дубли.

Штрихкоды для характеристик и упаковок

Если в базе ведётся учёт по характеристикам (один товар — несколько размеров или цветов), штрихкод привязывается не к товару в целом, а к конкретной характеристике. В форме записи штрихкода заполните поле «Характеристика» — тогда при сканировании в документ подставится именно нужный вариант, и продавцу не придётся выбирать его вручную.

Аналогично работает привязка к упаковкам: штучный товар и короб из 12 штук могут иметь разные штрихкоды. При сканировании кода короба в документ поступит сразу упаковка с пересчётом количества. Это удобно на оптовом складе, где один и тот же товар отгружается и поштучно, и транспортными коробами.

Если поля «Характеристика» и «Упаковка» в форме записи отсутствуют, проверьте настройки вида номенклатуры: учёт по характеристикам и использование упаковок должны быть включены для данного типа товаров.

Как проверить, что штрихкод работает

После записи кода обязательно проверьте его в реальном сценарии. Самый быстрый способ — открыть документ «Реализация товаров и услуг» или «Чек ККМ» (в «Рознице» — рабочее место кассира) и отсканировать этикетку. Товар должен добавиться в табличную часть с правильным количеством и ценой.

Если вместо добавления товара появляется сообщение «Штрихкод не найден», проверьте: сохранена ли запись, нет ли лишних пробелов или потерянной последней цифры в коде, тот ли товар открыт. Частая ситуация — код записан для товара, но документ открыт в другой базе или в копии, куда изменения ещё не попали.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сканирование в документе подбора

Норма

Товар добавляется в табличную часть с верным количеством

Тревожный признак

Сообщение «Штрихкод не найден» или добавляется другой товар

Просмотр списка штрихкодов товара

Норма

Запись видна в списке, код совпадает с этикеткой

Тревожный признак

Запись отсутствует или код отличается на одну цифру

Повторное сканирование того же кода

Норма

Всегда находится один и тот же товар

Тревожный признак

Код привязан к двум позициям — конфликт дублей

Частые ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — ручной ввод с опечаткой. EAN-13 заканчивается контрольной цифрой, и если набрать код с ошибкой, часть систем и сканеров его просто не распознает. Поэтому при любой возможности вводите код сканером, а не с клавиатуры.

Вторая типичная проблема — дубли кодов. Если один и тот же штрихкод записан на два разных товара, при сканировании программа либо выдаст список для выбора, либо подставит не ту позицию. Периодически проверяйте базу на дубли: во многих конфигурациях есть встроенный поиск дублей, либо это можно сделать отчётом по регистру штрихкодов.

Отдельный случай — товары, подлежащие обязательной маркировке («Честный знак»). Для них недостаточно внести EAN-13 с упаковки: требуется сканировать код DataMatrix и обмениваться данными с системой маркировки. Обычная запись штрихкода не заменяет этот процесс.

Массовая загрузка штрихкодов из файла

Когда кодов сотни или тысячи, вносить их по одному нерационально. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «Администрирование» или «Помощник обновления» в зависимости от конфигурации), которая позволяет загрузить штрихкоды из Excel: колонка с артикулом или наименованием товара и колонка с кодом.

Перед загрузкой подготовьте файл: один товар — одна строка, коды без пробелов и лишних символов, формат ячеек текстовый (чтобы Excel не обрезал ведущие нули и не переводил код в экспоненциальную запись). После загрузки обязательно проверьте несколько позиций вручную сканированием.

Перед массовой загрузкой сделайте копию базы или выгрузите текущие штрихкоды в файл. Если загрузка пойдёт с ошибками сопоставления, восстановить прежнее состояние вручную будет очень трудоёмко.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли привязать несколько штрихкодов к одному товару?

Да. Регистр штрихкодов позволяет хранить неограниченное количество кодов для одной позиции — например, код производителя, код старого поставщика и внутренний код. При сканировании любого из них будет найден один и тот же товар.

Почему сканер вводит код, но 1С пишет «Штрихкод не найден»?

Чаще всего код просто не записан в базе или записан с ошибкой. Откройте список штрихкодов товара и сравните цифры с тем, что выводит сканер (можно отсканировать в Блокнот). Также проверьте, не работаете ли вы в другой базе или устаревшей копии.

Что делать, если у разных товаров одинаковый штрихкод от поставщика?

Такое встречается у недобросовестных поставщиков. Для одного из товаров сгенерируйте внутренний код из диапазона 200–299 и наклейте свою этикетку, а чужой код оставьте только у одной позиции. Иначе при сканировании всегда будет неоднозначность.

Нужно ли вносить штрихкод для услуг?

Нет, услуги не сканируются и в кодах не нуждаются. Штрихкоды имеет смысл вести только для товаров, которые проходят через склад, кассу или инвентаризацию со сканером.

Обрезается первая цифра кода при вводе — в чём причина?

Обычно это настройка префиксов сканера или обработки кодов в конфигурации: некоторые сканеры добавляют префикс, который программа отрезает. Проверьте настройки сканирования в разделе подключаемого оборудования и сбросьте сканер к заводским настройкам по инструкции производителя.

Как распечатать этикетку с новым штрихкодом?

Через обработку «Печать этикеток и ценников»: добавьте товары в список, выберите шаблон этикетки и принтер этикеток. Внутренние коды, сгенерированные в 1С, выводятся на печать тем же способом, что и коды производителя.