Как внести самозанятого контрагента в 1С

Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход) в 1С заводится как обычный контрагент, но с рядом особенностей: у него нет КПП, нет статуса ИП, а подтверждающим документом вместо счёта-фактуры выступает чек из приложения «Мой налог». Если карточку оформить неправильно, программа может некорректно формировать отчётность, требовать НДС или ошибочно относить выплаты к доходам по трудовому договору.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 — самую распространённую конфигурацию для учёта расчётов с самозанятыми. В «Управлении нашей фирмой» и «Зарплате и управлении персоналом» логика похожая, отличаются только названия разделов. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на редактирование справочника «Контрагенты».

Что проверить перед созданием карточки

Прежде чем заводить контрагента, запросите у самозанятого справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД. Её он формирует в приложении «Мой налог» за несколько секунд. Справка подтверждает, что человек действительно применяет спецрежим на дату сделки, — без неё налоговая может переквалифицировать выплаты в доход по трудовому договору и доначислить НДФЛ и страховые взносы.

Также заранее соберите данные: ФИО полностью, ИНН (обязателен — у самозанятого он есть всегда), адрес, телефон и реквизиты счёта, если оплата будет безналичной. Проверьте ИНН через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» или встроенную проверку контрагентов в 1С — это займёт минуту и защитит от ошибок в реквизитах.

Создание карточки контрагента

Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать». В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо» — именно так корректно отражается самозанятый. Не выбирайте «Индивидуальный предприниматель»: у самозанятого нет статуса ИП, и такой выбор исказит отчётность.

Заполните поля: ФИО (как в паспорте), ИНН (12 цифр), адрес и контактные данные. Поле «КПП» останется пустым — у физических лиц его нет, это нормально. Если в вашей базе включён сервис «1С:Контрагент», программа может автоматически подтянуть часть данных по ИНН.

Для безналичной оплаты добавьте банковский счёт: в карточке контрагента перейдите на вкладку «Банковские счета» → «Создать», укажите номер счёта и банк (БИК подставится автоматически). Самозанятый вправе получать оплату и на карту, и на расчётный счёт — уточните у него предпочтительный вариант.

1. 1
   Запросите у самозанятого справку о постановке на учёт НПД и ИНН
2. 2
   Откройте «Справочники» → «Контрагенты» → «Создать»
3. 3
   Выберите вид «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН
4. 4
   Добавьте адрес, контакты и банковский счёт при необходимости
5. 5
   Запишите карточку и проверьте, что КПП пустое, а вид контрагента — физлицо

Отражение договора и поступления услуг

С самозанятым обычно заключают договор оказания услуг или подряда. В 1С договор создаётся в карточке контрагента на вкладке «Договоры»: укажите номер, дату и вид «С поставщиком». Это позволит корректно вести взаиморасчёты по каждому договору отдельно.

Услуги самозанятого отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Укажите контрагента, договор, сумму и счёт затрат (например, 26 или 44.01 — в зависимости от характера услуг). НДС в документе не выделяется: плательщики НПД не начисляют этот налог, поэтому ставку оставьте «Без НДС».

В поле входящего документа вместо номера счёта-фактуры укажите реквизиты чека из «Мой налог» — номер и дату. Именно чек является первичным документом, подтверждающим расход. Рекомендуется прикрепить скан чека к документу через кнопку прикрепления файлов, чтобы он не потерялся при проверке.

Оплата самозанятому и особенности расчётов

Оплата оформляется стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Выберите контрагента-физлицо, договор и счёт. Если платите на карту по номеру — сначала убедитесь, что самозанятый передал корректные реквизиты, и сохраните подтверждение платежа.

При оплате услуг самозанятого компания не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы — налог платит сам исполнитель через «Мой налог». Однако это работает только при наличии чека. Если чек не предоставлен, безопаснее приостановить оплату до его получения.

Отдельный нюанс — расчёты с бывшими сотрудниками. Если самозанятый уволился из вашей компании менее двух лет назад, доходы от него не облагаются НПД: налоговая расценит такие выплаты как попытку ухода от взносов. Проверяйте этот момент до заключения договора.

Проверка результата

После проведения всех документов откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 (или 76) и убедитесь, что задолженность перед самозанятым закрыта: поступление и оплата совпадают по сумме. Если осталось сальдо — проверьте, не разнеслись ли суммы на разные договоры.

Дополнительно сформируйте акт сверки с контрагентом и проверьте карточку счёта затрат: сумма услуги должна попасть в расходы без НДС. В отчёте по НДФЛ и взносам этот контрагент фигурировать не должен — если он там появился, значит, выплата ошибочно проведена как доход физлица.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид контрагента в карточке

Норма

Физическое лицо, КПП пустое

Тревожный признак

Указан ИП или заполнен КПП

НДС в документе поступления

Норма

Ставка «Без НДС», вычет не формируется

Тревожный признак

Выделен НДС и попал в книгу покупок

Подтверждающий документ

Норма

Чек из «Мой налог» на ИНН компании прикреплён

Тревожный признак

Чека нет или он оформлен на физлицо

Отчёты по НДФЛ и взносам

Норма

Контрагент отсутствует

Тревожный признак

Выплата попала в облагаемую базу

Частые вопросы

Можно ли завести самозанятого без ИНН?

Нет. ИНН у плательщика НПД есть всегда — он используется при регистрации в «Мой налог». Без ИНН невозможно корректно идентифицировать контрагента, проверить его статус и оформить чек на организацию. Запросите ИНН у исполнителя до создания карточки.

Чем чек «Мой налог» отличается от акта?

Акт выполненных работ — внутренний документ, подтверждающий факт оказания услуги. Чек из «Мой налог» — фискальный документ, подтверждающий, что исполнитель заплатил налог. Для налогового учёта расхода нужны оба документа: акт подтверждает хозяйственную операцию, чек — правомерность применения НПД.

Нужно ли отправлять данные о самозанятом в отчётность?

По плательщикам НПД компания не сдаёт 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения — налоговым агентом она не является. Достаточно корректно отразить расход в бухгалтерском и налоговом учёте и хранить чеки.

Что делать, если самозанятый прислал чек с ошибкой в реквизитах?

Попросите его аннулировать чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый с правильными ИНН и наименованием вашей организации. Оплату и принятие расхода лучше проводить после получения корректного чека.

Можно ли платить самозанятому наличными?

Да, расчёты наличными с физлицом допустимы. Оформите расходный кассовый ордер на имя самозанятого с указанием паспортных данных получателя. Требование о чеке из «Мой налог» при этом сохраняется.