Справочники и Данные · 10 мин
Как внести новую компанию в 1С
Как добавить новую организацию в 1С: заполнение реквизитов, учетной политики, настройка налогов и подписантов. Пошаговая инструкция для 1С:Бухгалтерии и других конфигураций.
Новая организация в 1С добавляется через справочник «Организации» — этот механизм одинаков в большинстве типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:ERP, 1С:Зарплата и управление персоналом. Процедура занимает 10–20 минут, если под рукой есть реквизиты компании: ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и данные руководителя.
Важно понимать: карточка организации — это не просто запись в справочнике. На её основе программа формирует печатные формы документов, отчетность в ФНС и фонды, книгу покупок и продаж, платежные поручения. Ошибка в реквизитах на этом этапе потом «разойдется» по всем документам и декларациям, поэтому заполнять карточку нужно внимательно и сверять данные с официальными источниками.
Ниже — полный порядок действий: от создания записи до проверки корректности заполнения, включая настройку учетной политики, налогов и подписантов.
Что подготовить перед добавлением организации
Прежде чем создавать карточку, соберите минимальный набор данных. Это избавит от необходимости прерываться и искать документы в процессе заполнения.
- ИНН и КПП (для ИП — только ИНН);
- ОГРН или ОГРНИП;
- полное и сокращенное наименование по уставу;
- юридический и фактический адрес;
- ФИО руководителя и главного бухгалтера (если он есть);
- система налогообложения (ОСНО, УСН, патент и т.д.);
- регистрационные данные во внебюджетных фондах;
- банковские реквизиты (можно добавить позже).
Если компаний в базе будет несколько, заранее решите, какая из них будет основной — она подставляется в документы по умолчанию. Также проверьте права доступа: добавлять и редактировать организации может пользователь с правами администратора или полными правами.
Создание карточки организации
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (если организаций еще нет) или «Главное» → «Организации» и нажмите кнопку «Создать». В 1С:УНФ и ERP путь выглядит как «Компания» → «Организации» или «НСИ и администрирование» → «Предприятие» → «Организации».
В форме новой организации выберите вид: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» — от этого зависит набор полей. Затем укажите ИНН.
Автозаполнение по ИНН
В типовых конфигурациях работает сервис автозаполнения: введите ИНН и нажмите кнопку «Заполнить» (или «Заполнить по ИНН»). Программа подтянет из ЕГРЮЛ/ЕГРИП наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес и данные руководителя. Для работы сервиса нужен доступ в интернет и действующая подписка ИТС либо подключенный интернет-сервис.
- 1Откройте раздел «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид: юридическое лицо или ИП
- 3Введите ИНН и нажмите «Заполнить по ИНН»
- 4Проверьте подставившиеся данные и дополните недостающие
- 5Укажите систему налогообложения и дату начала учета
- 6Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть»
Ручное заполнение
Если интернет-сервис недоступен, заполните поля вручную: сокращенное и полное наименование, КПП, ОГРН, адреса. Наименование вводите точно как в уставе — оно уйдет в печатные формы счетов, актов и отчетности. Адрес заполняйте через классификатор ФИАС/КЛАДР (кнопка выбора в поле адреса), а не произвольным текстом: иначе могут быть проблемы с выгрузкой отчетности.
Реквизиты, коды и регистрационные данные
После записи основных данных заполните вкладки с кодами и регистрационной информацией. В 1С:Бухгалтерии это ссылки внутри карточки организации: «Коды», «Адреса, телефоны», «Подписи», «Банковские счета».
На вкладке кодов проверьте ОКПО, ОКВЭД, ОКТМО и ОКАТО — они используются в статистической и налоговой отчетности. ОКТМО определяется по адресу и часто подставляется автоматически, но сверьте его с данными налоговой инспекции.
Для организаций с сотрудниками заполните регистрационные данные в фондах: регистрационный номер в СФР (бывшие ПФР и ФСС), код подразделения ФНС, к которой присоединена компания. Эти данные критичны для персонифицированной отчетности и расчета страховых взносов.
Настройка учетной политики и налогов
Это самый ответственный этап: без учетной политики программа не сможет корректно считать налоги и формировать отчетность. В карточке организации перейдите по ссылке «Учетная политика» или откройте «Главное» → «Налоги и отчеты».
На закладке «Система налогообложения» укажите режим: общая система, упрощенная (с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»), патент или совмещение. От этого выбора зависит состав закладок формы и перечень отчетов в списке задач бухгалтера.
Далее настройте параметры по каждому применимому налогу: ставки, порядок признания расходов, способы амортизации, применение ПБУ 18/02. Если не уверены в каком-то параметре, оставьте значение по умолчанию — в типовых конфигурациях оно соответствует наиболее распространенному варианту учета, но сверьте его с приказом об учетной политике вашей компании.
Как выбрать действие
Подписанты, ответственные лица и банковские счета
Подписи на печатных формах и в отчетности берутся из списка ответственных лиц. В карточке организации откройте ссылку «Подписи» (или «Ответственные лица») и добавьте руководителя и главного бухгалтера с указанием даты, с которой действуют их полномочия. Если руководитель и бухгалтер — одно лицо, укажите его в обеих ролях.
Физические лица выбираются из справочника «Физические лица» — если нужного человека там нет, создайте его прямо из формы выбора. Укажите должность и основание полномочий (приказ, доверенность) — эти данные выводятся в отчетность.
Банковский счет добавляется по ссылке «Банковские счета»: укажите БИК банка (банк подтянется из классификатора), номер счета и валюту. Первый добавленный счет становится основным и подставляется в счета на оплату и платежные поручения.
Как проверить результат
Верные наименование, ИНН, КПП, адрес и подпись руководителя
Пустые поля, старые или ошибочные реквизиты
Отображаются только актуальные для вашей системы налогообложения отчеты
Лишние отчеты (например, по НДС на УСН) или пустой список
Форма заполняется без ошибок проверки реквизитов
Сообщения о незаполненном ОКТМО, коде ФНС или подписанте
Несколько организаций в одной базе
Типовые конфигурации позволяют вести учет по нескольким компаниям в одной информационной базе. Чтобы это работало удобно, проверьте настройку «НСИ и администрирование» → «Настройка параметров учета» → «Организации»: включите ведение учета по нескольким организациям, если она отключена.
В документах появится поле «Организация», а в отчетах — отбор по компании. Помните, что справочники контрагентов и номенклатуры обычно общие для всех организаций базы, а документы, остатки и отчетность — раздельные. Это удобно для группы компаний, но требует внимательности: перед проведением документа всегда проверяйте, какая организация указана в шапке.
Одна база или разные базы
Подходит для группы компаний с общими контрагентами и номенклатурой. Ограничение: все пользователи базы потенциально видят все компании, если не настроить права
Подходит при разных учетных процессах, обособленных оборотах и строгом разграничении доступа. Ограничение: нужно обновлять каждую базу отдельно и дублировать справочники
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с новой организацией проявляется не сразу, а при первой сдаче отчетности или выписке документов. Проверка сразу после заполнения экономит часы на исправления.
Отдельная частая ситуация — копирование карточки существующей организации вместо создания новой. При копировании переносятся учетная политика и настройки налогов, что удобно, но вместе с ними легко перетащить чужие коды, адреса и подписантов. Если копируете — пройдитесь по всем вкладкам и замените каждое значение.
Частые вопросы
Можно ли добавить организацию без подписки ИТС?
Да. Автозаполнение по ИНН без подписки не сработает, но карточку можно полностью заполнить вручную — на учет это не влияет. Подписка ИТС ускоряет ввод и снижает риск опечаток.
Как добавить обособленное подразделение?
В справочнике «Подразделения» создайте новое подразделение и установите признак «Обособленное», затем укажите его КПП и адрес. В некоторых конфигурациях обособленные подразделения с выделенным балансом заводятся как отдельные организации со связью с головной.
Что делать, если организация создана с ошибкой и по ней уже есть документы?
Реквизиты можно исправить в той же карточке — документы подтянут актуальные данные при перепроведении и переформировании печатных форм. Но если ошибка в ИНН уже ушла в сданную отчетность, потребуется подать уточненную декларацию.
Нужно ли создавать организацию заново после обновления конфигурации?
Нет. Обновления не затрагивают пользовательские данные — карточки организаций, документы и настройки сохраняются. Меняется только программная часть.
Как удалить ошибочно созданную организацию?
Если по ней нет ни одного документа, откройте карточку и выберите «Ещё» → «Удалить» или пометьте на удаление. Если документы есть, сначала удалите или перенесите их — иначе программа не даст удалить организацию из-за ссылочных связей.
Можно ли вести в одной базе компании на разных системах налогообложения?
Да, учетная политика и система налогообложения настраиваются индивидуально для каждой организации. Одна компания может быть на ОСНО, другая — на УСН, и отчеты сформируются корректно для каждой.
Что важно запомнить
Новая компания создается в справочнике «Организации» через кнопку «Создать» с автозаполнением по ИНН. Критично три вещи: точные реквизиты из ЕГРЮЛ, корректная учетная политика с датой начала действия и заполненные подписанты. Проверьте результат на печатной форме и в списке задач до начала реальной работы, а для новой компании всегда заводите отдельную карточку, не редактируя старую.