Как внести номенклатуру в 1С:Управление торговлей

Номенклатура — базовый справочник в 1С:Управление торговлей, от которого зависят документы закупки, продажи, складской учёт и отчётность. Неправильно заполненная карточка товара приводит к ошибкам в остатках, неверным ценам в чеках и проблемам при выгрузке данных в другие системы. Поэтому вносить позиции нужно сразу по единым правилам, а не «как получится».

В конфигурации «Управление торговлей» (редакция 11) справочник номенклатуры находится в разделе «НСИ и администрирование» или в разделе «Закупки» / «Продажи» — в зависимости от настроек интерфейса. Есть три основных способа пополнения справочника: ручное создание карточки, загрузка из файла Excel и автоматическое создание при загрузке документов. Каждый способ подходит для своей ситуации.

Ниже разобраны все три варианта, обязательные реквизиты карточки, настройка цен и типичные ошибки, из-за которых товар «теряется» в учёте или дублируется.

Где находится справочник номенклатуры и какие виды позиций бывают

Открыть справочник можно несколькими путями. Самый быстрый — через строку поиска в верхней части окна: введите «Номенклатура» и выберите справочник. Классический путь: раздел «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Номенклатура». Также справочник доступен из разделов «Закупки» и «Продажи».

Перед созданием первой позиции важно понять, что в УТ 11 карточка привязана к виду номенклатуры — шаблону, который определяет тип позиции и набор реквизитов. Основные типы:

• Товар — материальная позиция, учитывается на складе по количеству;
• Услуга — не имеет складских остатков, используется в актах и реализациях;
• Работа — аналог услуги с привязкой к подразделению-исполнителю;
• Набор — комплект из нескольких товаров с собственной ценой.

Вид номенклатуры нельзя сменить у уже созданной карточки, если по ней есть движения в документах. Поэтому тип позиции нужно определить до начала ввода, а не исправлять потом.

Ручное создание карточки номенклатуры

Ручной ввод подходит, когда позиций немного или товар требует индивидуальных настроек: характеристик, серий, упаковок. Порядок действий следующий.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры с нужным типом (товар, услуга и т.д.)
3. 3
   Заполните наименование — оно попадёт в документы и печатные формы
4. 4
   Укажите единицу измерения, ставку НДС и артикул
5. 5
   Заполните вес, объём и код ТН ВЭД, если они нужны для отчётности или ЭДО
6. 6
   Нажмите «Записать», затем проверьте карточку и закройте

Обязательный минимум — наименование, вид номенклатуры и единица измерения. Без единицы измерения карточка не запишется. Наименование формируется в двух полях: «Наименование» (рабочее, для внутреннего поиска) и «Наименование для печати» (идёт в документы для контрагентов). Если печатное наименование не заполнено, в документы подставляется рабочее.

Артикул заполняйте по единому шаблону, принятому в компании: по нему удобно искать позиции и сверять данные с поставщиками. Штрихкод добавляется отдельно — в карточке на закладке или через регистр штрихкодов, причём у одной позиции может быть несколько штрихкодов для разных упаковок.

Заполнение ключевых реквизитов карточки

От корректности реквизитов зависит поведение товара во всех документах. На что обратить внимание в первую очередь:

• Ставка НДС — подставляется в заказы, реализации и счета-фактуры. Ошибка здесь искажает налоговую отчётность;
• Единица хранения — базовая единица, в которой ведётся складской учёт. Упаковки (короба, паллеты) добавляются поверх неё с коэффициентом пересчёта;
• Характеристики — включаются на уровне вида номенклатуры. Если у товара есть размеры или цвета, сначала включите использование характеристик в виде, иначе в карточке этого раздела не будет;
• Серии — нужны для товаров со сроками годности и прослеживаемых позиций. Тоже включаются в настройках вида номенклатуры;
• Обособленный учёт и товарная категория — для отраслевой отчётности и маркировки.

Для маркируемых товаров («Честный знак») укажите товарную группу и код ТН ВЭД — без этого будут ошибки при обмене с системой маркировки и при оформлении УПД.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод нерационален. В УТ 11 есть штатная обработка «Загрузка данных из табличного документа»: раздел «Закупки» → «Сервис» → «Загрузка данных из табличного документа» (в некоторых настройках интерфейса она доступна через «НСИ и администрирование»).

Подготовьте файл Excel: одна строка — одна позиция, столбцы соответствуют реквизитам (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, штрихкод). Скопируйте данные из файла и вставьте их в табличный документ обработки, затем сопоставьте столбцы с реквизитами справочника. Для текстовых полей обработка сопоставляет значения автоматически, для ссылочных (единицы измерения, ставки НДС) — ищет в базе по наименованию.

Перед загрузкой большого массива проверьте работу обработки на 5–10 строках. Убедитесь, что единицы измерения и ставки НДС в файле написаны точно так же, как в базе: «шт» и «шт.» будут восприняты как разные значения, и программа либо не найдёт соответствие, либо создаст дубли.

Создание номенклатуры при загрузке документов

Третий способ — автоматическое создание позиций при загрузке документов поступления из файлов поставщиков (Excel, CSV, электронные документы). При сопоставлении данных программа ищет товар в справочнике по артикулу, штрихкоду или наименованию; если совпадений нет, предлагает создать новую карточку.

Этот способ удобен при регулярных закупках у новых поставщиков, но требует контроля: наименования из файлов поставщика часто содержат сокращения и опечатки, которые попадут в вашу базу. После загрузки полезно пройтись по созданным позициям и привести наименования к внутреннему стандарту.

Назначение цен после создания позиций

Сама по себе карточка номенклатуры не содержит цены — цены хранятся в отдельном регистре и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Найти его можно в разделе «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки» или через «Продажи».

Создайте документ, выберите виды цен (закупочная, розничная, оптовая), добавьте товары — вручную, по отбору или из документа поступления — и укажите значения. После проведения цены действуют с даты документа. В УТ 11 также доступны формулы расчёта цен: например, розничная цена как закупочная плюс заданный процент наценки.

Проверить, какая цена действует на конкретную дату, можно из карточки товара по ссылке «Цены» или через отчёт «Цены номенклатуры».

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск позиции в справочнике

Норма

Товар находится по наименованию и артикулу в одном экземпляре

Тревожный признак

Несколько карточек одного товара с похожими наименованиями

Подстановка в документ

Норма

При выборе товара в реализации подставляются единица измерения, НДС и цена

Тревожный признак

Поля цены или НДС пустые, приходится заполнять вручную

Остатки на складе

Норма

После поступления товар виден в отчёте по остаткам

Тревожный признак

Позиция есть в документе, но в отчёте по складу отсутствует или уходит в минус

Типичные ошибки при внесении номенклатуры

Отдельная проблема — беспорядочные наименования. Если часть товаров названа «Кабель HDMI 2м», а часть — «2м кабель hdmi», поиск и сверка с поставщиками превращаются в ручную работу. Заранее договоритесь о шаблоне наименования: тип товара, бренд, модель, ключевой параметр.

FAQ: частые вопросы по номенклатуре в УТ 11

Можно ли удалить ошибочно созданную карточку номенклатуры?

Если по позиции нет ни одного документа, её можно пометить на удаление и затем удалить через «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, карточка не удалится — используйте пометку на удаление, чтобы она не мешала при подборе, или обработку поиска и замены дублей для объединения с правильной позицией.

Как объединить две карточки-дубля одного товара?

Воспользуйтесь штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе «НСИ и администрирование» → «Обслуживание». Она найдёт похожие позиции по заданным правилам и заменит ссылки во всех документах на выбранную «правильную» карточку. Перед запуском сделайте резервную копию базы.

Почему в карточке нет поля для характеристик или серий?

Использование характеристик и серий включается на уровне вида номенклатуры, а не отдельной карточки. Откройте справочник «Виды номенклатуры», найдите нужный вид и установите соответствующие флажки. После этого разделы появятся во всех карточках этого вида.

Можно ли загрузить номенклатуру вместе с ценами из одного файла?

Да, но в два этапа: сначала через «Загрузку данных из табличного документа» создаются карточки, затем тем же способом или через «Загрузку цен из файла» (в разделе цен) загружаются цены. Альтернатива — оформить документ поступления на основании загруженных данных: цены поставщика подтянутся из него.

Что делать, если у товара несколько штрихкодов?

В УТ 11 у одной позиции может быть сколько угодно штрихкодов — для разных упаковок и характеристик. Они добавляются в карточке товара в разделе штрихкодов либо загружаются обработкой из файла. При сканировании любого из них в документе подставится нужная позиция и упаковка.

Обязательно ли заполнять код ТН ВЭД?

Для внутреннего учёта — нет. Код ТН ВЭД обязателен для прослеживаемых товаров, маркировки, импортных операций и корректного оформления УПД в части прослеживаемости. Если товар подпадает под эти категории, заполните код и страну происхождения сразу при создании карточки.