Справочники и Данные · 9 мин
Как внести номенклатуру в 1С УНФ
Как добавить номенклатуру в 1С Управление нашей фирмой: создание карточки вручную, импорт из Excel, загрузка прайсов, настройка категорий, цен и типичные ошибки.
Номенклатура — базовый справочник в 1С «Управление нашей фирмой», без которого невозможно оформить ни один документ: счет, накладную, заказ или акт. От того, насколько корректно заполнены карточки товаров и услуг, зависят правильность цен, остатков, себестоимости и отчетов. Ошибки на этом этапе потом «разъезжаются» по всему учету.
В УНФ есть три рабочих способа внести номенклатуру: ручное создание карточки, импорт из файла Excel (или CSV) и автоматическое создание позиций при загрузке прайс-листов поставщиков. Выбор зависит от объема: десяток позиций проще завести руками, сотни и тысячи — загрузить из файла.
Ниже разобраны все три способа, настройка обязательных реквизитов, цен и остатков, а также типичные ошибки, из-за которых номенклатура дублируется или не попадает в документы.
Где находится справочник номенклатуры в УНФ
Справочник доступен из нескольких разделов, и это иногда сбивает новичков. Основной путь: раздел «Компания» → «Номенклатура». Те же карточки открываются из разделов «Закупки» и «Продажи» — это один и тот же справочник, просто ссылки на него продублированы для удобства.
Если справочника нет в меню, проверьте настройки видимости разделов: в УНФ часть пунктов скрывается в зависимости от включенных функциональных опций. Например, если в настройках отключен учет запасов, часть реквизитов карточки будет недоступна.
Ручное создание карточки номенклатуры
Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать тип номенклатуры — от этого зависит набор реквизитов и поведение позиции в документах:
- Запас — товар, материал, продукция; ведется складской учет и расчет себестоимости;
- Услуга — не учитывается на складе, не имеет остатков;
- Работа — работа, выполняемая по заказу, учитывается в производственных операциях и заказ-нарядах;
- Операция — технологическая операция для производственного учета;
- Вид работ — используется в зарплатных документах при сдельной оплате.
Минимально необходимые поля карточки: наименование (рабочее, для внутреннего учета), наименование для печати (попадет в счета и накладные), категория номенклатуры (группа, определяющая счета учета и ценообразование), единица измерения и ставка НДС. Артикул заполняйте, если планируете поиск по артикулам поставщиков или обмен с сайтом.
Если товар имеет варианты (размер, цвет), включите в карточке учет по характеристикам. Тогда одна карточка номенклатуры будет иметь несколько характеристик, и остатки будут вестись по каждой отдельно. Для серийного учета (сроки годности, серийные номера) аналогично включаются серии.
- 1Откройте «Компания» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите тип: запас, услуга или работа
- 3Заполните наименование, категорию, единицу измерения, ставку НДС
- 4При необходимости включите характеристики или серии
- 5Запишите карточку и задайте цену через «Цены номенклатуры»
- 6Проверьте, что позиция подбирается в тестовом документе
Загрузка номенклатуры из Excel
Для массового внесения в УНФ встроена обработка «Загрузка данных из файла». Она открывается прямо из списка справочника: кнопка «Ещё» → «Загрузить данные из файла» (в некоторых версиях — через «Администрирование» → «Загрузка данных из файла»).
Логика работы такая: вы выбираете файл Excel или CSV, программа показывает его содержимое, а вы сопоставляете колонки файла реквизитам справочника — наименование, артикул, цена, единица измерения и так далее. Несопоставленные колонки можно пропустить.
Подготовьте файл заранее: первая строка — заголовки колонок, данные без объединенных ячеек, пустых строк внутри таблицы и формул. Цены и количества должны быть числами, а не текстом. Если в файле есть колонка с категорией или группой, обработка сможет распределить позиции по группам.
Настройка соответствия колонок
На этапе сопоставления обратите внимание на поле поиска дублей. По умолчанию программа ищет существующую номенклатуру по наименованию; если у вас уникальны артикулы — переключите поиск на артикул, иначе при повторной загрузке получите дубли. Найденные позиции можно обновить (например, перезаписать цены), а новые — создать.
Создание номенклатуры при загрузке прайсов поставщиков
Третий способ удобен торговым компаниям: раздел «Закупки» → «Цены поставщиков» → «Регистрация цен поставщика» (или загрузка прайс-листа). При загрузке файла поставщика УНФ сопоставляет позиции с вашей номенклатурой по артикулу или наименованию, а для несопоставленных строк предлагает создать новые карточки.
Этот путь хорош тем, что одновременно с созданием номенклатуры фиксируются цены поставщика, которые затем используются в заказах и при автоматическом расчете продажных цен. Ограничение: карточки создаются с минимальным набором реквизитов, категории и ставки НДС часто приходится дозаполнять вручную или групповой обработкой.
Сравнение способов внесения
Подходит для малого числа позиций и услуг; полный контроль реквизитов, но медленно при объемах больше нескольких десятков
Оптимально для первичного переноса каталога; требует подготовленного файла и проверки дублей
Удобно при регулярных закупках: сразу фиксируются цены поставщика, но реквизиты карточек нужно дозаполнять
Настройка цен и остатков после внесения
Созданная карточка не содержит цены — цены в УНФ хранятся отдельно в регистре «Цены номенклатуры». Установить их можно из карточки (ссылка «Цены»), из списка номенклатуры через «Ещё» или документом «Установка цен номенклатуры» в разделе «Продажи». Вид цен выбирается заранее: оптовая, розничная и т.д. Без установленной цены позиция в документ подставится с нулевой ценой.
Если на момент начала работы в УНФ у товаров есть фактические остатки на складе, они вводятся документом «Ввод начальных остатков» (раздел «Компания»). Простое внесение номенклатуры остатков не создает — складской учет начинается с этого документа или с первой приходной накладной.
Как проверить результат
Номенклатура находится по наименованию и артикулу в единственном экземпляре
Несколько одинаковых карточек с разным написанием — признак дублей
Позиция выбирается в счете, цена и ставка НДС подставляются автоматически
Позиция не находится или цена равна нулю
После ввода остатков товар виден в отчете «Запасы»
Остаток отсутствует или ушел в минус после первой продажи
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — дубли номенклатуры. Они появляются при повторной загрузке файла без настройки поиска по уникальному полю, при ручном создании без предварительного поиска и при загрузке прайсов с отличающимся написанием наименований. Дубли дробят остатки и историю продаж, поэтому периодически проверяйте справочник поиском по артикулу.
Вторая группа ошибок — неверный тип номенклатуры. Если услугу завести как запас, она начнет «висеть» на складе и попадать в инвентаризацию; обратная ошибка лишит товар складского учета. Исправить тип в уже использованной карточке затруднительно, поэтому выбирайте тип внимательно до начала оформления документов.
Что важно запомнить
Небольшой объем номенклатуры заводите вручную с правильным типом и категорией, массовый — загружайте из Excel с поиском дублей по артикулу. После создания карточек отдельно установите цены и введите начальные остатки, а результат проверьте подбором позиции в тестовом документе.
Частые вопросы
Можно ли изменить тип номенклатуры после того, как по ней проведены документы?
Штатно — с ограничениями: при наличии движений по регистрам программа может запретить смену типа, особенно с «запаса» на «услугу». Практичный путь — создать новую карточку с правильным типом, а старую пометить на удаление или переименовать с пометкой «не использовать».
Почему при загрузке из Excel цены не попали в документы?
Загрузка номенклатуры и установка цен — разные операции. Если в обработке загрузки вы сопоставили колонку с ценой соответствующему реквизиту, цены запишутся; если нет — их нужно установить отдельно документом «Установка цен номенклатуры» по нужному виду цен.
Как разложить номенклатуру по группам при загрузке из файла?
Добавьте в файл колонку с названием группы и сопоставьте её реквизиту «Родитель» (группа) при настройке загрузки. Обработка создаст группы автоматически и распределит позиции. Альтернатива — после загрузки выделить позиции в списке и перетащить в нужную группу.
Что делать, если в справочнике уже есть дубли с движениями по документам?
Просто удалить такие карточки нельзя — на них ссылаются документы. Оставьте одну основную позицию, в остальных замените ссылки с помощью обработки поиска и замены дублей (в типовых конфигурациях — «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей»), после чего пометьте лишние на удаление.
Нужно ли заполнять штрихкоды и где это делается?
Штрихкоды обязательны, если планируется работа со сканером или маркированным товаром. Они вводятся в карточке номенклатуры на соответствующей вкладке либо загружаются из файла вместе с остальными данными. Без штрихкода справочник работает нормально, ограничение касается только сканирования.