Справочники и Данные · 11 мин
Как внести изменения в 1С при смене генерального директора
Пошаговая инструкция: как отразить смену генерального директора в 1С — справочники, ответственные лица, подписи в документах, ЭЦП и проверка результата.
Смена генерального директора — событие, которое затрагивает не только кадровый учёт, но и десятки мест в информационной базе 1С: от подписей в печатных формах до ответственных лиц в регистрах сведений. Если ограничиться только созданием нового сотрудника в справочнике, в счетах-фактурах, приказах и доверенностях продолжит фигурировать прежний руководитель, что приведёт к претензиям со стороны контрагентов и налоговой.
Объём работ зависит от того, какие конфигурации используются в компании: в «1С:Бухгалтерии» достаточно обновить ответственных лиц организации, а в связке с «1С:Зарплата и управление персоналом» дополнительно оформляется кадровый перевод или приём на работу, увольнение прежнего директора и настройка прав подписи. Ниже разобран полный порядок действий с проверкой результата.
Что подготовить до внесения изменений в базу
Прежде чем открывать 1С, соберите первичные документы, на основании которых вносятся данные: решение единственного участника или протокол общего собрания о назначении нового руководителя, приказ о вступлении в должность, приказ о прекращении полномочий прежнего директора, выписку из ЕГРЮЛ о смене сведений о руководителе. Дата в выписке ЕГРЮЛ — ключевая: именно с неё новый директор считается уполномоченным подписывать документы.
Уточните у главного бухгалтера, есть ли незакрытые периоды и непроведённые документы, подписанные прежним руководителем. Документы, датированные периодом полномочий старого директора, изменять не нужно — они остаются корректными с его подписью. Меняются только настройки, влияющие на будущие документы.
Шаг 1. Создание физического лица и сотрудника
В типовых конфигурациях данные о человеке хранятся раздельно: справочник «Физические лица» содержит ФИО, ИНН, СНИЛС и паспортные данные, а справочник «Сотрудники» — связь физлица с организацией и должностью. Откройте раздел «Кадры» (в 1С:Бухгалтерии — «Справочники → Физические лица»), создайте новое физическое лицо и заполните ФИО полностью, без сокращений, — именно в таком виде оно попадёт в печатные формы.
Затем создайте сотрудника, привязанного к этому физлицу. Если новый директор ранее работал в компании в другой должности, новое физлицо создавать не нужно: найдите существующую запись по ИНН или ФИО, чтобы не плодить дубли. Дубли физлиц — частая причина ошибок в персонифицированной отчётности и расчёте НДФЛ.
Шаг 2. Кадровые документы: увольнение и приём
В конфигурациях с кадровым учётом (1С:ЗУП, 1С:КА, 1С:ERP) оформите два документа. Первый — «Увольнение» прежнего директора с датой прекращения полномочий. Второй — «Приём на работу» или «Кадровый перевод» нового руководителя с указанием должности «Генеральный директор» (или иного наименования по уставу), подразделения и даты приёма. Должность должна существовать в штатном расписании, если оно ведётся.
В 1С:Бухгалтерии без полноценного кадрового учёта достаточно создать сотрудника — документы приёма там носят упрощённый характер. Однако если зарплата директора рассчитывается в программе, приём оформить необходимо, иначе начисления не будут проводиться корректно.
Шаг 3. Обновление ответственных лиц организации
Это центральный шаг, от которого зависят подписи в печатных формах счетов, актов, накладных и счетов-фактур. В 1С:Бухгалтерии откройте карточку организации («Главное → Реквизиты организации» или «Справочники → Организации») и перейдите по ссылке «Ответственные лица». Сведения хранятся в регистре с периодичностью, поэтому старую запись не удаляйте — создайте новую строку с датой начала полномочий нового директора.
В поле «Должность» укажите должность из справочника, в поле «Ответственное лицо» — созданного ранее сотрудника. Проверьте, что заполнены все роли, которые ранее занимал прежний директор: «Руководитель», а в ряде случаев — «Ответственный за бухгалтерский учёт», если главбуха в штате нет и функции совмещаются. Благодаря периодичности регистра документы старых дат продолжат печататься с подписью прежнего руководителя, а новые — с актуальной.
- 1Создайте физическое лицо и сотрудника для нового директора
- 2Оформите увольнение прежнего и приём нового руководителя (если ведётся кадровый учёт)
- 3Откройте карточку организации → «Ответственные лица» и добавьте запись с датой вступления в должность
- 4Обновите подписанта в настройках ЭДО и сертификате электронной подписи
- 5Распечатайте тестовый счёт и счёт-фактуру текущей датой и проверьте подписи
- 6Проверьте, что документы прошлых периодов печатаются с подписью прежнего директора
Шаг 4. Подписи, ЭДО и электронная подпись
Если компания обменивается документами по ЭДО, смена директора требует отдельных действий. Сертификат электронной подписи выдаётся на конкретное физлицо, поэтому новому руководителю нужно получить собственный сертификат в удостоверяющем центре, а затем зарегистрировать его в 1С: «Администрирование → Обмен электронными документами → Сертификаты ключей электронной подписи».
В настройках ЭДО проверьте маршруты подписания: если в них зафиксирован прежний директор как подписант, замените его на нового или на учётную запись с действующим сертификатом. Не забудьте про доверенности: если документы за директора подписывали другие сотрудники по доверенности, сведения о доверенностях в карточке подписанта и в регистрах ЭДО тоже нужно актуализировать.
Отдельно проверьте банковские интеграции (DirectBank, загрузка выписок): подписание платёжных поручений сертификатом старого руководителя после снятия его полномочий банк отклонит, а в худшем случае такие платежи могут быть оспорены.
Шаг 5. Проверка печатных форм и прав доступа
После внесения изменений сформируйте контрольный комплект: счёт на оплату, счёт-фактуру, акт и ТОРГ-12 текущей датой. В каждой форме в подписи руководителя должна стоять фамилия нового директора с правильной расшифровкой. Затем откройте документ прошлого периода (когда действовал прежний руководитель) и убедитесь, что его печатная форма не изменилась.
Если для старого директора существовал пользователь информационной базы, отключите его доступ или отзовите роли: «Администрирование → Пользователи и права». Новому руководителю при необходимости создайте учётную запись с нужным профилем прав. В файловых базах после этих действий попросите всех пользователей перезайти в программу, чтобы кэшированные настройки обновились.
Как проверить результат
В подписи руководителя — новый директор
Фигурирует прежний директор или пустая подпись
Подпись прежнего директора сохранилась
Подпись заменилась на нового директора задним числом
Подписан действующим сертификатом нового руководителя
Ошибка подписания или сертификат прежнего директора
Две записи с разными датами, без наложения периодов
Одна запись или пересечение дат полномочий
Особенности в разных конфигурациях 1С
В 1С:ЗУП дополнительно проверьте настройку «Ответственные лица» в карточке организации и шаблоны кадровых приказов — там подписант может задаваться отдельно от бухгалтерских регистров. В 1С:Управление нашей фирмой подписи руководителя настраиваются в карточке организации на закладке «Подписи», а для печати доверенностей используется отдельный справочник.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации ответственные лица хранятся в регистре «Ответственные лица организаций» (раздел «НСИ и администрирование → Предприятие → Организации»), а кадровые события оформляются полноценными документами подсистемы кадров. Если учёт распределён между несколькими базами (например, ЗУП для кадров и Бухгалтерия для учёта), изменения нужно внести в обеих и проверить синхронизацию справочников.
Где что менять
Карточка организации → «Ответственные лица», сотрудники, сертификаты ЭП. Кадровые документы упрощённые.
Полноценные приём и увольнение, штатное расписание, ответственные лица организации, шаблоны приказов.
Подписи в карточке организации на закладке «Подписи», отдельная настройка для доверенностей.
Регистр «Ответственные лица организаций» в НСИ плюс кадровые документы подсистемы персонала.
Частые вопросы
Нужно ли менять что-то в документах, подписанных прежним директором?
Нет. Документы, созданные в период полномочий прежнего руководителя, остаются действительными с его подписью. Благодаря периодическому регистру ответственных лиц 1С автоматически подставляет подписанта, действовавшего на дату документа. Редактировать такие документы задним числом нельзя — это исказит учётные данные.
Какой датой вносить запись о новом ответственном лице?
Датой вступления нового директора в должность — она указана в решении участников, приказе и выписке ЕГРЮЛ. Если внести запись сегодняшним числом, а директор вступил в должность раньше, документы за промежуточный период будут печататься с неверной подписью.
Новый директор уже работал в компании — создавать нового сотрудника?
Новое физическое лицо создавать не нужно — используйте существующее, найдя его по ИНН или ФИО. А вот кадровый документ оформить придётся: кадровый перевод на должность руководителя. В регистре ответственных лиц укажите того же сотрудника на новой должности.
Что делать с электронной подписью прежнего директора?
Сертификат прежнего руководителя следует отозвать через удостоверяющий центр, а в 1С — удалить его из настроек подписания и маршрутов ЭДО, чтобы документы не уходили контрагентам с недействительной подписью. Новому директору оформляется собственный сертификат, который регистрируется в программе.
Директор совмещает функции главбуха — что учесть?
Тогда в регистре ответственных лиц нужно обновить обе роли: «Руководитель» и «Ответственный за бухгалтерский учёт» (главный бухгалтер). Проверьте также декларации и отчётность: в налоговых формах подписант указывается отдельно, и его нужно сменить в настройках отчётности, иначе отчёты будут отправляться с устаревшими данными.
Можно ли выполнить все изменения самостоятельно без программиста?
Да, в типовых конфигурациях все описанные действия выполняются штатными средствами через интерфейс и не требуют доработки. Помощь специалиста понадобится, только если печатные формы в вашей базе доработаны и подписант в них зашит программно, либо если используются нестандартные маршруты согласования документов.
Что важно запомнить
Смена директора в 1С — это не одна правка, а цепочка: физлицо и сотрудник, кадровые документы, новая запись в регистре ответственных лиц с правильной датой, обновление сертификата ЭП и настроек ЭДО. Старые записи не удаляются — периодичность регистра сохраняет корректные подписи в документах прошлых периодов. Завершите работу проверкой печатных форм текущей и прошлой датой.