Справочники и Данные · 10 мин
Как вести номенклатуру в 1С: практическое руководство
Как правильно вести номенклатуру в 1С: создание карточек, виды номенклатуры, характеристики, единицы измерения, типовые ошибки и порядок проверки данных.
Номенклатура — центральный справочник в любой конфигурации 1С, будь то «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP или «Бухгалтерия предприятия». От того, насколько грамотно организован этот справочник, зависят корректность складских остатков, себестоимости, ценообразования, отчётов по продажам и даже налогового учёта. Ошибки в карточках товаров почти всегда всплывают позже — в виде отрицательных остатков, дублей и искажённой маржи.
Основная задача при ведении номенклатуры — обеспечить принцип «один товар — одна карточка» и при этом дать каждой позиции достаточно реквизитов, чтобы документы заполнялись автоматически. Для этого нужно заранее продумать структуру папок, виды номенклатуры, единицы измерения и правила использования характеристик.
Материал ориентирован на типовые конфигурации на управляемых формах (УТ 11, КА 2, ERP 2, БП 3.0). Названия команд в вашей версии могут немного отличаться, но логика работы сохраняется.
Где находится справочник и как устроена карточка
В «Управлении торговлей 11» и ERP справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура», в «Бухгалтерии 3.0» — через раздел «Справочники» → «Номенклатура». Внутри справочника позиции группируются по папкам (группам), которые удобно строить по товарным категориям: «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги» и далее по ассортиментным группам.
Карточка номенклатуры содержит наименование, артикул, вид номенклатуры, единицу хранения, ставку НДС, весовые и объёмные характеристики, а также ссылки на связанные данные: цены, штрихкоды, характеристики, аналоги. Часть полей подставляется в документы автоматически, поэтому заполнять их нужно аккуратно ещё при создании позиции.
Полное наименование попадает в печатные формы счетов, накладных и УПД. Рабочее (краткое) наименование используется для поиска и отображения в списках. Рекомендуется сразу выработать единый шаблон наименований: например, «Краска водно-дисперсионная белая 10 кг», а не хаотичные варианты вроде «краска белая 10кг ВД».
Настройка видов номенклатуры перед заведением товаров
Прежде чем создавать карточки, настройте виды номенклатуры: они находятся там же, в разделе «НСИ и администрирование». Вид определяет, будет ли позиция запасом на складе (тип «Товар»), услугой без складского учёта, работой или набором. От вида зависит, какие документы можно оформить и как программа рассчитает себестоимость.
Для товаров с вариациями (размер, цвет, фасовка) в виде номенклатуры включается использование характеристик. Это позволяет вести одну карточку «Футболка» с характеристиками «S, M, L, XL» вместо пяти отдельных позиций. Учёт остатков при этом ведётся в разрезе каждой характеристики.
Если организация ведёт учёт по сериям (сроки годности, номера партий), это тоже настраивается на уровне вида номенклатуры. Включать серии стоит только там, где они реально нужны: избыточная настройка замедляет работу кладовщиков и усложняет оприходование.
Создание карточки номенклатуры: пошаговый порядок
Новая позиция создаётся кнопкой «Создать» в списке справочника. Минимально необходимый набор — наименование, вид номенклатуры и единица хранения. Однако для полноценной работы следует заполнить артикул, ставку НДС, группу доступа (если используется разграничение) и описание для внутреннего пользования.
После записи карточки становятся доступны связанные действия: установка цены через документ «Установка цен номенклатуры», регистрация штрихкода, добавление характеристик и упаковок. Цена без документа установки не сохраняется — это частая причина вопроса «почему в заказе не подставилась цена».
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и выберите нужную папку.
- 2Нажмите «Создать», укажите вид номенклатуры и рабочее наименование.
- 3Заполните артикул, единицу хранения, ставку НДС.
- 4Запишите карточку, затем добавьте характеристики, упаковки и штрихкоды.
- 5Оформите документ «Установка цен номенклатуры».
- 6Проверьте позицию в тестовом документе поступления или заказе.
Единицы измерения, упаковки и штрихкоды
Единица хранения задаётся в карточке и определяет, в чём считаются остатки. Если товар закупается коробами, а продаётся штуками, заведите упаковки с коэффициентом пересчёта: например, упаковка «Коробка 12 шт». В документах тогда можно выбирать упаковку, а программа сама пересчитает количество в единицах хранения.
Ошибки в коэффициентах упаковок — одна из самых дорогих проблем: неверный коэффициент искажает остатки и себестоимость сразу по всей цепочке документов. Перед использованием упаковки проверьте пересчёт на тестовом приходе.
Штрихкоды регистрируются в карточке или через специализированную обработку. Один штрихкод может быть привязан к конкретной характеристике и упаковке — это важно для торговли вариативным товаром, где каждый размер сканируется отдельно.
Характеристики, серии и вариативный товар
Характеристики заводятся из карточки номенклатуры по ссылке «Характеристики» после того, как в виде номенклатуры включён их учёт. Каждая характеристика — это отдельная позиция учёта: остатки, резервы и продажи фиксируются по сочетанию «номенклатура + характеристика».
Серии применяют для товаров со сроком годности и для прослеживаемости партий. Включение серий требует дисциплины: каждый приход и расход должен указывать серию, иначе документ не проведётся или остатки «зависнут» в минусе по сериям.
Как выбрать действие
Контроль дублей и типовые ошибки
Дубли возникают, когда сотрудники заводят позицию, не проверив поиск по артикулу или наименованию. В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), которая находит похожие элементы и объединяет их с заменой ссылок во всех документах. Перед объединением обязательно делайте резервную копию.
Другая группа ошибок — незаполненные реквизиты: пустая ставка НДС ломает счета-фактуры, отсутствие цены останавливает оформление заказов, неверный вид номенклатуры искажает себестоимость. Полезно периодически строить универсальный отчёт по справочнику с отбором «ставка НДС пустая» или «нет цен».
Проверка результата и регламентная поддержка порядка
После заведения партии номенклатуры проверьте три вещи: позиция находится поиском по артикулу и штрихкоду, цена подставляется в тестовый документ, остаток корректно двигается по отчёту «Остатки товаров на складах» после пробного прихода. Если всё сходится — карточки настроены правильно.
Для массовой загрузки ассортимента из Excel используйте типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» или штатный импорт из прайс-листа в УТ 11. Перед загрузкой в рабочую базу прогоните файл на тестовой копии и сверьте количество созданных позиций с исходником.
Закрепите правила ведения номенклатуры во внутреннем регламенте: кто создаёт карточки, по какому шаблону формируются наименования, кто утверждает новые виды номенклатуры. Без регламента справочник деградирует за несколько месяцев даже в небольшой компании.
Как проверить результат
Находится ровно одна карточка
Несколько похожих позиций или позиция не находится
Цена и ставка НДС заполняются автоматически
Цена пустая, НДС приходится выбирать вручную
Количество совпадает с документом, сумма корректна
Остаток в других единицах или с неверным коэффициентом
Обработка поиска дублей ничего не находит
Есть пары с совпадающими наименованиями или штрихкодами
Что важно запомнить
Сначала настройте виды номенклатуры и структуру папок, затем заводите карточки по единому шаблону. Используйте характеристики и упаковки вместо дублей, контролируйте цены, НДС и коэффициенты, а любые изменения реквизитов у позиций с движениями проверяйте на копии базы.
Частые вопросы
Чем характеристика отличается от отдельной карточки номенклатуры?
Характеристика — это вариант одной позиции (размер, цвет), привязанный к общей карточке. Учёт остатков ведётся по каждой характеристике отдельно, но отчёты можно смотреть сводно по всей позиции. Отдельные карточки оправданы, только когда позиции различаются по сути: разные поставщики, разные свойства товара.
Можно ли поменять единицу измерения у товара, по которому уже есть движения?
Технически программа может позволить изменение, но это пересчитает представление остатков и может исказить отчётность за прошлые периоды. Безопасный путь — создать новую карточку с правильной единицей, списать остатки со старой и оприходовать на новую, либо выполнить замену на копии базы с проверкой отчётов.
Как загрузить номенклатуру из Excel, чтобы не создать дубли?
Используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» с режимом поиска по артикулу или штрихкоду: тогда существующие позиции обновятся, а не продублируются. Перед загрузкой почистите файл от пустых строк и лишних пробелов в наименованиях и сначала прогоните импорт на тестовой базе.
Почему в документе не подставляется цена номенклатуры?
Цены хранятся не в карточке, а в регистре, который заполняется документом «Установка цен номенклатуры». Проверьте, что документ проведён, вид цены в нём совпадает с видом цены в соглашении или настройках документа продажи, а дата установки цен не позже даты документа.
Нужно ли заводить услуги в справочнике номенклатуры?
Да, услуги заводятся в тот же справочник, но с видом номенклатуры типа «Услуга». Тогда программа не требует склад, не считает остатки и корректно формирует реализацию услуг и проводки по затратам.
Как найти и убрать дубли номенклатуры?
Откройте «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей», выберите справочник «Номенклатура» и критерии сравнения (наименование, артикул, штрихкод). Обработка заменит ссылки во всех документах на выбранный «правильный» элемент и пометит дубли на удаление. Операцию выполняйте после резервного копирования.