Справочники и Данные · 11 мин
Как вбивать номенклатуру в 1С: пошаговое руководство
Как правильно вбивать номенклатуру в 1С: создание карточки товара, заполнение реквизитов, единицы измерения, загрузка из Excel и типичные ошибки при вводе.
Номенклатура — это основной справочник в любой конфигурации 1С, от которого зависят продажи, складской учёт, закупки и отчётность. Ошибка на этапе ввода карточки товара приводит к дублям, неверным остаткам и проблемам в документах. Поэтому вбивать номенклатуру нужно по понятному регламенту, а не «как получится».
Порядок действий немного отличается в разных конфигурациях — 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, — но общая логика одинакова: сначала определяется вид номенклатуры, затем заполняются обязательные реквизиты, единицы измерения и цены. Ниже разобран практический порядок работы на примере типовых конфигураций.
Материал подойдёт и тем, кто вводит позиции вручную по одной, и тем, кому нужно загрузить сотни товаров из прайса поставщика. Отдельно разберём проверку результата и типичные ошибки, из-за которых справочник превращается в свалку дублей.
Где находится справочник номенклатуры в разных конфигурациях
Путь к справочнику зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» либо «CRM и маркетинг» → «Номенклатура». В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь короче: «Справочники» → «Номенклатура». В 1С:Рознице справочник находится в разделе «Закупки» или «Склад».
Если справочника нет в интерфейсе, возможны две причины: у пользователя не хватает прав или раздел скрыт настройками панели навигации. Проверьте права доступа у администратора и команду «Настройка навигации» в шапке раздела — туда можно добавить нужный пункт.
Перед началом массового ввода полезно изучить структуру: в большинстве конфигураций номенклатура делится на группы (папки), а каждая карточка привязана к виду номенклатуры, который определяет набор реквизитов и правила учёта.
Подготовка: виды номенклатуры и группы
Вид номенклатуры — это шаблон, задающий тип учёта: товар, услуга, работа, набор, материал. От вида зависит, будет ли позиция учитываться на складе, попадёт ли в производство и какие счета учёта подставятся в документы. Если вбить товар с видом «Услуга», он не появится в складских отчётах и остатках.
Проверьте список видов до ввода позиций: кнопка «Виды номенклатуры» в форме списка справочника. Создайте недостающие виды заранее — например, «Товары (облагается НДС 20%)», «Услуги», «Материалы». Это избавит от ручного исправления каждой карточки.
Группы (папки) нужны для навигации и отчётности. Продумайте иерархию до загрузки: например, «Электроинструмент → Дрели», «Расходные материалы → Крепёж». Переносить сотни позиций между группами после ввода — долго и чревато ошибками.
Ручной ввод карточки номенклатуры: пошагово
Ручной ввод подходит, когда позиций немного — до нескольких десятков — или когда каждая карточка требует индивидуальных настроек (серии, характеристики, штрихкоды).
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид номенклатуры (товар, услуга, материал)
- 3Заполните рабочее наименование — оно используется в интерфейсе и поиске
- 4Заполните наименование для печати — оно попадёт в счета, накладные и УПД
- 5Укажите артикул, единицу измерения, ставку НДС и группу
- 6При необходимости добавьте штрихкод, характеристики, описание и картинку
- 7Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в списке
Обязательный минимум — наименование, вид номенклатуры и единица измерения. Без них карточка либо не запишется, либо создаст проблемы в документах. Артикул заполняйте по единому правилу: например, только цифры от поставщика без пробелов и русских букв, иначе поиск по артикулу будет работать нестабильно.
Наименование для печати (полное наименование) должно соответствовать тому, что требуют контрагенты и правила документооборота: без сокращений, с указанием типа, модели, ГОСТа при необходимости. Рабочее наименование может быть короче — для удобства менеджеров.
Единицы измерения и упаковки
Базовая единица хранения задаётся один раз и влияет на складской учёт. Если товар приходит коробками, а продаётся штуками, базовой единицей делайте штуку, а коробку добавляйте как упаковку с коэффициентом пересчёта. Изменить базовую единицу после появления движений по складу проблематично — остатки придётся корректировать документами.
Характеристики и серии
Если один товар существует в вариантах (размер, цвет, объём), не создавайте отдельные карточки на каждый вариант — включите характеристики в виде номенклатуры. Это сохранит справочник компактным и упростит отчёты. Серии и сроки годности включайте только там, где они реально нужны: лишний учёт по сериям замедляет оформление документов.
Установка цен и заполнение дополнительных данных
Сама по себе карточка номенклатуры не содержит цены продажи — цены хранятся отдельно и задаются документом «Установка цен номенклатуры» (в УТ 11, ERP, Рознице). Создайте документ, добавьте позиции, укажите вид цены и значение, проведите. Без этого товар в документах продажи будет подставляться с нулевой ценой.
В 1С:Бухгалтерии механизм проще: цена задаётся в документе «Установка цен номенклатуры» либо подставляется из последних документов. Проверьте, какой вид цен используется в вашей учётной политике, чтобы менеджеры не путались между «закупочной», «оптовой» и «розничной».
Дополнительные реквизиты — бренд, производитель, страна, вес, объём — заполняйте сразу. Они используются в отчётах, обменах с сайтом и печатных формах. Добивать их задним числом по тысяче карточек — трудоёмкая задача.
Удобно завести внутренний регламент наименования: «Тип товара + бренд + модель + ключевой параметр», например «Дрель ударная Bosch GSB 13 RE 600 Вт». Единый шаблон резко снижает количество дублей: по разному написанным названиям одну и ту же позицию заводят повторно.
Массовая загрузка номенклатуры из Excel
Когда позиций сотни или тысячи, ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях (УТ 11, ERP, КА, Розница, Бухгалтерия 3.0) есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла»: в форме списка номенклатуры нажмите «Ещё» → «Загрузить данные из файла» либо найдите обработку через «НСИ и администрирование».
Подготовьте файл: первая строка — заголовки колонок, далее данные без объединённых ячеек, формул и пустых промежуточных строк. Минимальный набор колонок: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, группа. Цены лучше загружать отдельной операцией через «Установку цен».
В форме загрузки сопоставьте колонки файла реквизитам справочника, затем запустите загрузку. Обработка покажет, какие строки будут созданы, какие сопоставлены с существующими (по артикулу или наименованию), а какие содержат ошибки. Сначала загрузите 5–10 строк в тестовом режиме и проверьте результат, потом — весь файл.
Проверка результата после ввода
После ввода или загрузки убедитесь, что позиции корректно участвуют в учёте. Откройте несколько карточек и сверьте ключевые поля с исходными данными. Затем создайте тестовый документ — например, «Приобретение товаров и услуг» — и проверьте, что номенклатура подставляется, единица измерения и ставка НДС верны, цена заполняется.
Как проверить результат
Находится по наименованию и артикулу, одна карточка на товар
Несколько карточек с похожими названиями — дубли
Подставляются единица измерения, НДС, счета учёта
Поля пустые или товар не находится подбором
Товар с видом «Товар» виден в остатках
Позиции нет в отчёте — вероятно, выбран вид «Услуга»
Цена подставляется автоматически
Цена нулевая — не проведён документ установки цен
Для поиска дублей используйте стандартную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит карточки с совпадающими наименованиями или артикулами и позволяет объединить их с заменой во всех документах.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельное ограничение касается прав: если пользователю доступно только создание, но не редактирование номенклатуры, исправить ошибку он не сможет. Настройте роли заранее и решите, кто отвечает за ведение справочника — хаотичный ввод несколькими сотрудниками без регламента почти гарантированно приводит к дублям.
Помните и про связанные справочники: контрагенты, договоры, склады. Если номенклатура вводится под конкретную закупку, логично сначала оформить карточку поставщика — тогда документ поступления создастся без ручных правок.
Что важно запомнить
Вбивайте номенклатуру через правильный вид (товар/услуга), заполняйте обязательный минимум — наименование, артикул, единицу измерения, НДС — и задавайте цены отдельным документом. Массовый ввод делайте загрузкой из Excel с тестовой порцией и резервной копией. После ввода проверьте позицию в документе и складском отчёте, а дубли убирайте штатной обработкой поиска дублей.
Частые вопросы о вводе номенклатуры в 1С
Как изменить единицу измерения, если по товару уже есть движения?
Напрямую базовую единицу у карточки с движениями менять не рекомендуется — остатки станут некорректными. Правильный путь: создать новую карточку с нужной единицей, списать остатки со старой документом «Списание товаров» или «Оприходование» и перенести их на новую позицию, а старую карточку закрыть от использования (пометить как архивную или установить запрет через дополнительные настройки).
Можно ли загрузить номенклатуру вместе с ценами и штрихкодами?
Да, но обычно в несколько операций. Основные данные и штрихкоды загружаются через «Загрузку данных из файла», если в настройке сопоставления указать колонки со штрихкодами. Цены загружаются отдельно — через создание документа «Установка цен номенклатуры» на основании загруженного списка или специализированной обработкой загрузки прайсов.
Что делать, если один и тот же товар завели несколько раз?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование». Она найдёт карточки с совпадающими реквизитами и заменит все ссылки в документах на выбранную «правильную» карточку. Перед объединением проверьте, что у объединяемых позиций совпадают вид номенклатуры и единицы измерения, и сделайте резервную копию.
Нужно ли заполнять ИНН производителя, ГТД и страну происхождения?
Страна происхождения и номер ГТД обязательны для импортных товаров — без них не оформить корректно поступление и отгрузку, данные попадают в УПД. Для отечественных товаров эти поля можно оставить пустыми. Производителя и бренд заполняйте, если планируете аналитику по брендам или обмен с сайтом.
Почему товар не виден в документе продажи после создания карточки?
Чаще всего причины три: карточка записана, но помечена на удаление; у позиции вид номенклатуры, недопустимый для данного документа; либо включён отбор по складу/организации, которому карточка не соответствует. Проверьте карточку, очистите отборы в форме подбора и убедитесь, что вид номенклатуры — «Товар», а не «Услуга».
Как организовать ввод номенклатуры при обмене с сайтом или маркетплейсом?
Определите, какая система является «мастер-системой» для справочника. Обычно товары заводят в 1С, а на сайт выгружаются готовые карточки с описаниями и картинками. Обратная загрузка с маркетплейсов делается через типовые или сторонние модули интеграции; перед первой выгрузкой убедитесь, что артикулы в 1С совпадают с артикулами на площадке — это ключ сопоставления.