Как вбивать номенклатуру в 1С 8: подробная инструкция

Номенклатура — базовый справочник в любой конфигурации 1С 8: без него нельзя оформить поступление товара, реализацию, счёт или складской документ. Ошибки при заведении карточек приводят к дублям, неверным остаткам и проблемам в отчётах, поэтому важно сразу понимать структуру справочника и логику его заполнения.

В большинстве конфигураций (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) принцип одинаков: справочник «Номенклатура» хранит карточки товаров, услуг и материалов, а цены, штрихкоды и характеристики ведутся в связанных регистрах и подчинённых справочниках. Отличия касаются в основном расположения команд в меню и набора реквизитов.

Ниже разобраны ручное создание карточки, настройка ключевых реквизитов, работа с характеристиками и наборами, массовая загрузка из Excel, а также контроль типичных ошибок. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах (1С 8.3), но логика применима и к более ранним версиям платформы.

Где находится справочник номенклатуры и как его открыть

В Управлении торговлей 11 и ERP путь выглядит так: раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». В Бухгалтерии предприятия 3.0 справочник находится в разделе «Справочники» → «Номенклатура». В Комплексной автоматизации — «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» либо через раздел «Склад и доставка».

Если нужного пункта в меню нет, воспользуйтесь универсальным способом: откройте общее меню (кнопка с треугольником или значок «Ещё» в левом верхнем углу) и выберите «Все функции» → «Справочники» → «Номенклатура». Функция «Все функции» доступна только при включённом режиме технического специалиста или соответствующих правах.

Перед началом работы проверьте права: пользователю нужна роль, разрешающая добавление и изменение номенклатуры. Если кнопка «Создать» неактивна или справочник открывается только на просмотр — обратитесь к администратору 1С, самостоятельно права менять не стоит.

Создание карточки номенклатуры вручную

Откройте справочник и нажмите «Создать». В типовых конфигурациях сначала предлагается выбрать вид номенклатуры — например, «Товар», «Услуга», «Работа», «Материал». Вид определяет набор реквизитов карточки и поведение позиции в документах: услуга не попадёт в складские остатки, а товар будет учитываться на складе.

Заполните обязательные поля: наименование (рабочее, для внутреннего использования), полное наименование (выводится в печатных формах и для покупателей), единицу измерения, ставку НДС. Артикул заполняйте по принятой в компании системе — он участвует в поиске и печати. Если включён учёт по характеристикам или сериям, соответствующие флаги задаются в виде номенклатуры.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка готова к использованию в документах, но для продажи обычно требуется ещё установить цену — об этом ниже.

1. 1
   Откройте НСИ и администрирование → Номенклатура
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения, ставку НДС
4. 4
   Укажите полное наименование для печатных форм
5. 5
   Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе

Какие реквизиты заполнить обязательно, а какие — по необходимости

Минимальный набор для рабочей карточки: вид номенклатуры, наименование, единица измерения, ставка НДС. Без единицы измерения и НДС документы будут проводиться с ошибками или с неверными суммами налога. Группу номенклатуры (папку) выбирайте сразу — потом разбирать плоский список из тысяч позиций заметно труднее.

Дополнительные реквизиты зависят от учёта: вес и объём нужны для расчёта доставки, страна происхождения и номер ГТД — для импортного товара, код ТН ВЭД — для отчётности и маркировки. В Бухгалтерии важна номенклатурная группа — она влияет на счета учёта доходов.

Цены, штрихкоды и единицы измерения

Цена не хранится в самой карточке — она устанавливается отдельным документом. В УТ 11 это «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки»), в Бухгалтерии — документ «Установка цен номенклатуры» в разделе «Склад». В документе выбирается тип цен (закупочная, розничная, оптовая), добавляются позиции и проставляются значения. Без этого документа цена в реализации не подставится.

Штрихкоды вводятся в карточке на закладке «Штрихкоды» (или через регистр «Штрихкоды номенклатуры»). Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для разных упаковок. Упаковки и единицы измерения настраиваются там же: задаётся упаковка с коэффициентом пересчёта к базовой единице, и в документах можно будет выбирать «коробку» вместо «штук».

Проверьте результат простым способом: создайте тестовый документ «Реализация товаров и услуг», подберите позицию — должны автоматически подтянуться цена, ставка НДС и единица измерения. Если что-то не подтягивается, значит соответствующие данные не заведены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка цены в документе

Норма

Цена заполняется автоматически

Тревожный признак

Цена нулевая или пустая — нет документа установки цен

Сканирование штрихкода

Норма

Позиция находится по штрихкоду

Тревожный признак

Сообщение «Номенклатура не найдена» — штрихкод не привязан

Проведение поступления

Норма

Документ проводится без ошибок

Тревожный признак

Ошибки по единице измерения или виду номенклатуры

Характеристики, серии и наборы

Если товар различается по размеру, цвету или другим параметрам, используйте характеристики вместо создания отдельных карточек на каждый вариант. Учёт по характеристикам включается в виде номенклатуры (флаг «Использовать характеристики»), затем в карточке на закладке «Характеристики» создаются конкретные значения. Остатки и цены можно вести по каждой характеристике отдельно.

Серии нужны для товаров со сроком годности, прослеживаемых или маркированных позиций. Настройка также выполняется в виде номенклатуры: задаётся политика учёта серий. Учтите, что включение серий усложняет складские операции — вводите их только там, где это действительно требуется.

Наборы и комплекты позволяют продавать несколько позиций как одну. В УТ 11 настраивается вариант комплектации: набор продаётся по общей цене, а на складе списываются составляющие. Это удобно для подарочных комплектов и комплектующих.

Маршрут решения

Как выбрать подход

Товар отличается только размером или цветомИспользуйте одну карточку с характеристиками

Нужно отслеживать сроки годности или маркировкуВключите учёт по сериям в виде номенклатуры

Позиции продаются только вместе по общей ценеНастройте набор с вариантом комплектации

Каждый вариант имеет свой артикул поставщика и отдельный учётСоздавайте отдельные карточки номенклатуры

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод нерационален. В типовых УТ 11, ERP и КА есть обработка «Загрузка данных из файла»: откройте список номенклатуры, нажмите «Ещё» или кнопку загрузки (значок со стрелкой) и выберите файл Excel. Система предложит сопоставить колонки файла с реквизитами справочника.

Подготовьте файл заранее: одна строка — одна позиция, колонки без объединённых ячеек и формул, единицы измерения и ставки НДС должны совпадать с написанием в 1С. Перед загрузкой в рабочую базу выполните пробную загрузку 5–10 строк и проверьте результат. В Бухгалтерии 3.0 аналогичная функция доступна через «Загрузка номенклатуры из файла» в списке справочника.

Обработка умеет не только создавать новые позиции, но и обновлять существующие (поиск по артикулу или наименованию), а также загружать цены и штрихкоды. Однако обновление выполняйте осторожно: неверное сопоставление колонок может перезаписать данные в уже используемых карточках.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — дубли карточек: одна и та же позиция заведена дважды с небольшими отличиями в написании. В результате остатки расползаются по двум карточкам, а отчёты врут. Перед созданием новой позиции всегда ищите по наименованию, артикулу и штрихкоду. Для поиска существующих дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (Администрирование → Обслуживание).

Вторая группа ошибок — неверный вид номенклатуры и ставка НДС. Услуга, заведённая как товар, будет требовать склад в документах; неверная ставка НДС исказит декларацию. Третья типичная ситуация — пометка на удаление карточки, которая используется в документах: пометка возможна, но документы продолжат ссылаться на неё, и в отчётах появятся «неактуальные» позиции.

Частые вопросы по заведению номенклатуры

Можно ли изменить вид номенклатуры у уже используемой карточки?

Технически в некоторых конфигурациях это возможно, если нет конфликтующих движений, но делать этого не стоит: реквизиты и поведение в документах привязаны к виду. Надёжнее создать новую карточку с правильным видом, перенести остатки документом оприходования/списания, а старую пометить на удаление.

Почему в документе не подставляется цена?

Цена хранится не в карточке, а в регистре, и заполняется документом «Установка цен номенклатуры». Проверьте, что такой документ создан, проведён, дата его раньше даты реализации и выбран тот же тип цен, который указан в документе продажи или соглашении с клиентом.

Как завести услугу, чтобы она не попадала на склад?

Создайте карточку с видом «Услуга» (в УТ 11 — тип «Услуга»). Такая позиция не требует склада в документах и не формирует складских движений. Если услуга всё равно требует склад, проверьте настройки вида номенклатуры.

Что делать, если номенклатура загружена с ошибками из Excel?

Если загружена небольшая партия — отберите созданные позиции по дате создания или автору и пометьте их на удаление, затем загрузите заново с исправленным файлом. Если ошибочно обновлены существующие карточки, потребуется восстановление из резервной копии или ручное исправление — поэтому копия перед загрузкой обязательна.

Как найти и объединить дубли номенклатуры?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных). Она находит похожие элементы по наименованию и реквизитам, позволяет выбрать «главную» карточку и автоматически заменяет ссылки на дубли во всех документах.

Нужно ли заполнять код ТН ВЭД для обычного товара?

Для внутренней торговли без маркировки и прослеживаемости — не обязательно. Код ТН ВЭД требуется для импортных товаров, прослеживаемых позиций, операций со странами ЕАЭС и маркированных товаров. Если товар попадает под эти категории, заполните код и страну происхождения сразу при создании карточки.