Справочники и Данные · 10 мин
Как вбить реквизиты в 1С: подробная инструкция
Как вбить реквизиты организации и контрагентов в 1С: где находятся карточки, как заполнить ИНН, КПП, ОГРН и банковские счета, проверка ошибок.
Реквизиты в 1С — это идентификационные данные организации или контрагента: ИНН, КПП, ОГРН, наименование, юридический и фактический адрес, банковский счёт. Они подставляются в счета, акты, накладные, договоры и отчётность, поэтому ошибка в одной цифре приводит к некорректным документам и вопросам со стороны налоговой или банка.
В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация) реквизиты хранятся в справочниках «Организации» и «Контрагенты». Логика заполнения везде одинаковая, отличаются только названия разделов меню и расположение полей.
Ниже разобрано, где искать нужные справочники, как заполнить карточку своей организации и контрагента, как добавить банковский счёт и как проверить, что данные подтянулись в документы корректно.
Где в 1С хранятся реквизиты
В типовых конфигурациях реквизиты разделены на две группы. Первая — данные собственной организации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 они открываются через «Главное → Реквизиты организации», в других конфигурациях — через справочник «Организации» в разделе «НСИ и администрирование» или «Справочники».
Вторая группа — реквизиты контрагентов: поставщиков, покупателей, банков, налоговых инспекций. Они хранятся в справочнике «Контрагенты», который обычно доступен из разделов «Покупки», «Продажи» или «Справочники». К каждому контрагенту привязываются договоры, банковские счета и адреса.
Если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам, для каждого создаётся отдельный элемент справочника «Организации». Документы затем формируются от имени выбранной организации, и реквизиты подставляются из её карточки.
Как вбить реквизиты своей организации
Откройте «Главное → Реквизиты организации» (в 1С:Бухгалтерии) либо справочник «Организации» и создайте новый элемент кнопкой «Создать». Форма карточки содержит основные поля: краткое и полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адреса, данные руководителя.
- 1Откройте «Главное → Реквизиты организации» или создайте элемент справочника «Организации».
- 2Введите ИНН и нажмите кнопку «Заполнить по ИНН» — программа подтянет наименование, КПП, ОГРН и адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- 3Проверьте и при необходимости исправьте наименование: сокращённое идёт в печатные формы, полное — в отчётность.
- 4Укажите юридический адрес через классификатор (кнопка «Заполнить» у поля адреса) и фактический, если он отличается.
- 5Заполните данные руководителя и главного бухгалтера — они попадут в подписи документов.
- 6Добавьте банковский счёт (раздел «Банковские счета») и запишите карточку.
Кнопка «Заполнить по ИНН» работает при наличии интернет-поддержки (действующей учётной записи портала 1С). Если подключения нет, все поля заполняются вручную по свидетельству о постановке на учёт и выписке из ЕГРЮЛ.
Обратите внимание на поле «Вид организации»: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого зависит состав полей — у ИП нет КПП, а вместо ОГРН указывается ОГРНИП. Неверно выбранный вид приведёт к ошибкам в отчётности.
Как вбить реквизиты контрагента
Откройте справочник «Контрагенты» и нажмите «Создать». Первым делом выберите вид контрагента: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо. Затем введите ИНН — программа предложит автоматически заполнить карточку по данным ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Автозаполнение подтягивает наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес. Перед записью сверьте результат с договором или счётом от контрагента: сервисы иногда отдают устаревший адрес, если компания недавно переехала.
Для контрагента-нерезидента автозаполнение по ИНН недоступно. Такие карточки заполняются вручную: указывается страна регистрации, наименование на языке оригинала или в транслитерации, регистрационный номер в стране учёта.
Как добавить банковский счёт
Банковские реквизиты хранятся отдельно от основной карточки. В карточке организации или контрагента есть вкладка или ссылка «Банковские счета». Нажмите «Создать» и укажите номер счёта (20 цифр) и банк — его можно выбрать из классификатора банков по БИК.
Если ввести БИК, программа сама подставит название банка, город и корреспондентский счёт. Классификатор банков обновляется автоматически через интернет-поддержку; без неё данные ЦБ о банках могут устареть, и реквизиты придётся вводить вручную.
У одной организации или контрагента может быть несколько счетов. Один из них отмечается как основной — именно он подставляется в документы по умолчанию. В счёте на оплату покупателю уходит основной счёт вашей организации, поэтому проверьте этот признак перед выставлением счетов.
Как проверить, что реквизиты подтянулись в документы
После заполнения карточек создайте тестовый документ — например, счёт на оплату покупателю или реализацию. Откройте печатную форму и проверьте: наименование и адрес продавца, ИНН/КПП обеих сторон, номер счёта, БИК и корсчёт банка.
Если в печатной форме пусто или стоят старые данные, причина обычно одна из трёх: документ создан до изменения карточки (перезаполните контрагента в шапке), не назначен основной банковский счёт, либо в базе есть дубль контрагента, и документ ссылается на него.
Как проверить результат
Совпадают с карточкой организации, без пробелов и лишних символов
Пустые поля, данные другой организации или обрезанный ИНН
Номер счёта, БИК и корсчёт соответствуют текущему счёту
Подставился старый закрытый счёт
Совпадает с выпиской ЕГРЮЛ или договором
Адрес устарел или отсутствует
Типичные ошибки при вводе реквизитов
Самая частая проблема — дубли контрагентов. Один и тот же поставщик заводится дважды: вручную и через автозаполнение, с небольшими отличиями в наименовании. В итоге документы «расползаются» по двум карточкам, а акты сверки формируются некорректно. Перед созданием нового элемента выполните поиск по ИНН — справочник покажет, есть ли такой контрагент.
Вторая ошибка — ввод ИНН и КПП вручную с опечаткой. Программа проверяет контрольное число ИНН и подсвечивает неверное значение, но предупреждение можно проигнорировать. Не записывайте карточку с красной подсветкой поля, пока не сверите цифры с документом контрагента.
Особые сценарии: ИП, обособленные подразделения, смена реквизитов
Контрагент — индивидуальный предприниматель
Для ИП выбирайте соответствующий вид контрагента. ИНН состоит из 12 цифр, КПП отсутствует, вместо ОГРН указывается ОГРНИП. Наименование формируется как «ИП Фамилия Имя Отчество». Автозаполнение по ИНН работает и для предпринимателей — данные берутся из ЕГРИП.
Обособленные подразделения
Если контрагент — филиал или обособленное подразделение, ИНН у него общий с головной организацией, а КПП свой. В 1С такие подразделения заводятся либо как отдельные контрагенты, либо через механизм «Обособленные подразделения» в карточке головного контрагента — зависит от конфигурации. Главное — не путать КПП подразделения с КПП головной компании: от этого зависит корректность счетов-фактур.
Смена реквизитов контрагента
При смене юридического адреса или наименования контрагента данные в карточке обновляют. В части конфигураций доступна история изменений адреса и наименования — тогда документы прошлых периодов сохраняют старые реквизиты, а новые формируются уже с актуальными. Если истории нет, перед изменением убедитесь, что документы прошлых периодов не потребуется перепечатывать.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Кнопка «Заполнить по ИНН» не работает. Что делать?
Проверьте, подключена ли интернет-поддержка: «Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы». Если подключения нет или срок действия учётной записи истёк, заполняйте карточку вручную по выписке из ЕГРЮЛ — набор полей от этого не меняется.
Можно ли изменить ИНН у уже созданного контрагента?
Технически поле доступно для редактирования, но менять ИНН стоит только если он был введён с ошибкой. Если контрагент реорганизован и получил новый ИНН, корректнее создать новую карточку, чтобы документы прошлых периодов остались привязаны к прежнему юридическому лицу.
Почему в счёте на оплату не выводится банковский счёт?
Чаще всего у организации не назначен основной счёт. Откройте карточку организации, перейдите к списку банковских счетов и установите признак «Основной» у нужного счёта. После этого перезаполните печатную форму документа.
Как быстро найти контрагента по ИНН?
В списке справочника «Контрагенты» используйте строку поиска или отбор по полю «ИНН». Поиск по ИНН надёжнее поиска по наименованию, так как названия могут отличаться кавычками, сокращениями и пробелами.
Нужно ли заполнять ОКПО, ОКВЭД и прочие коды?
Для печатных форм счетов и актов эти коды не обязательны, но ОКПО требуется в унифицированных формах первичных документов, а ОКВЭД и коды статистики используются в отчётности. Заполните их в карточке организации по выписке из статистики — это займёт несколько минут и избавит от доработок при сдаче отчётов.
Что делать, если в базе уже есть дубли контрагентов?
Используйте штатную обработку поиска и удаления дублей: «Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей». Обработка объединит карточки и перенесёт ссылки из документов на выбранный элемент. Перед запуском сделайте резервную копию базы.
Что важно запомнить
Реквизиты организации вводятся в «Главное → Реквизиты организации», контрагентов — в одноимённом справочнике. Используйте автозаполнение по ИНН и сверяйте результат с документами. Банковские счета при смене реквизитов создавайте новыми, а дублей контрагентов избегайте поиском по ИНН перед созданием карточки.