Как в 1С ЗУП внести данные о зарплате с предыдущего места работы

Когда сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или её актуальный аналог), бухгалтеру нужно внести эти данные в 1С:ЗУП, чтобы программа корректно рассчитала пособия по больничным, отпуск по беременности и родам и другие выплаты по среднему заработку. Без этих сведений расчёт пойдёт только по доходам текущего работодателя, и сумма пособия может быть занижена.

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого предусмотрен специальный механизм — документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Он хранится в разрезе сотрудника и автоматически подхватывается при расчёте больничных листов и отпусков по уходу за ребёнком.

Ниже разобрано, где найти нужный документ, какие поля заполнить, какие данные взять из справки, как проверить, что программа учла внесённые суммы, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Когда нужно вносить данные о заработке с прошлого места работы

Сведения о доходах у предыдущих работодателей требуются в первую очередь для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Расчётный период для таких пособий — два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сотрудник в эти годы работал у других работодателей, их доходы учитываются на основании справки.

Вторая ситуация — расчёт среднего заработка для отпускных и командировок у нового сотрудника. Здесь справка с предыдущего места работы формально не требуется: средний заработок считается только по выплатам текущего работодателя. Поэтому путать эти два случая не стоит — документ «Справка о заработке для расчёта пособий» влияет именно на пособия, а не на отпускные.

Третий случай — сотрудник принёс справку уже после того, как пособие было рассчитано и выплачено. Тогда после ввода данных потребуется перерасчёт документа-начисления. Законодательство допускает пересчёт пособия, если работник представил справку позже.

Какой документ использовать в 1С ЗУП

Основной инструмент — документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Он находится в разделе «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий (входящие)» либо в разделе «Отчетность, справки» — расположение зависит от настроек интерфейса и версии конфигурации. Если раздел не виден, документ можно найти через поиск в строке «Найти» в верхней части окна программы.

Документ заполняется в разрезе конкретного сотрудника и конкретного страхователя (предыдущего работодателя). Если сотрудник работал в расчётном периоде у нескольких работодателей, на каждого создаётся отдельная справка — суммы из разных справок программа сложит сама.

Альтернативный путь — ввод данных прямо из документа «Больничный лист»: на вкладке с расчётом среднего заработка есть возможность добавить сведения о заработке у предыдущих работодателей. Этот способ удобен, когда справка появилась уже в момент расчёта больничного.

Способы ввода данных

Отдельный документ «Справка о заработке»

Подходит для планового ввода при приёме сотрудника или заранее. Данные сохраняются и используются во всех последующих расчётах пособий.

Ввод из больничного листа

Быстрый вариант при разовом расчёте. Данные также сохраняются как справка, но легко пропустить проверку периодов.

Пошаговое заполнение справки о заработке

Создайте новый документ и последовательно заполните поля. Основные реквизиты: сотрудник, наименование страхователя (предыдущего работодателя), его ИНН и КПП, регистрационный номер в СФР (бывшие ПФР/ФСС), период работы и табличная часть с суммами заработка по годам.

Суммы в табличную часть переносите строго из бумажной справки: по каждому календарному году указывается заработок, на который начислялись взносы на ВНиМ (временную нетрудоспособность и материнство). Если в справке за какой-то год сумма не указана или равна нулю — так и оставляйте, не додумывайте значения.

Отдельно обратите внимание на поля о периодах исключения — днях временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Эти сведения нужны для расчёта декретных и пособия по уходу за ребёнком, где из расчётного периода исключаются соответствующие дни. Если в справке такие периоды указаны, их обязательно нужно внести.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Справки о заработке для расчета пособий (входящие)» и создайте новый документ.
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите данные страхователя: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер.
3. 3
   Заполните табличную часть: год и сумма заработка по данным бумажной справки.
4. 4
   Внесите исключаемые периоды (больничные, декрет), если они указаны в справке.
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном листе.

Особенности заполнения отдельных полей

Данные страхователя

Поля ИНН, КПП и регистрационный номер страхователя не влияют на сумму расчёта, но нужны для корректного хранения и печатных форм. Если точных данных нет, допустимо указать только наименование организации — расчёт от этого не пострадает. Однако при передаче сведений в СФР полнота данных может иметь значение, поэтому по возможности заполняйте всё из справки.

Годы и суммы заработка

Год в табличной части должен соответствовать календарному году получения дохода, а не году выдачи справки. Частая ошибка — внести обе суммы одной строкой или указать неверный год, из-за чего доход попадает не в тот расчётный период. Проверяйте, чтобы годы совпадали с расчётным периодом пособия.

Исключаемые периоды

Дни нетрудоспособности и декретных отпусков указываются датами начала и окончания с количеством календарных дней. Эти сведения критичны для пособий по беременности и родам: ошибка в количестве дней напрямую меняет среднедневной заработок. Для обычных больничных по нетрудоспособности исключаемые периоды не применяются.

Как проверить, что данные учтены в расчёте

Самый надёжный способ — создать или открыть уже существующий документ «Больничный лист» по этому сотруднику и посмотреть расчёт среднего заработка. В таблице заработка за расчётные годы должны появиться внесённые суммы с пометкой о страхователе. Если суммы не видны, пересчитайте документ кнопкой обновления расчёта или перепроведите больничный.

Дополнительно проверьте, что среднедневной заработок изменился в ожидаемую сторону: после добавления дохода прошлых лет он должен вырасти (если не упирается в предельную базу). Если средний заработок не изменился — либо справка не проведена, либо годы в справке не попадают в расчётный период больничного.

Для контроля удобно сравнить печатную форму расчёта среднего заработка до и после ввода справки. Разница в сумме начисленного пособия должна быть объяснима: добавленный заработок делится на 730 (или на дни расчётного периода для декретных) и умножается на дни оплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы в больничном листе

Норма

В расчёте среднего заработка видны суммы справки с указанием страхователя

Тревожный признак

Суммы отсутствуют или год не совпадает с расчётным периодом

Среднедневной заработок

Норма

После ввода справки средний заработок пересчитался и вырос

Тревожный признак

Значение не изменилось — справка не проведена или годы неверны

Проведение документа

Норма

Справка проведена, дата и номер заполнены

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён — в расчёт не попадает

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — неверный год в табличной части. Доход заносят за год выдачи справки или сдвигают годы на один, и пособие считается неправильно. Всегда сверяйте годы с расчётным периодом конкретного страхового случая.

Вторая ошибка — ввод сумм, превышающих предельную базу по взносам, без понимания последствий. Программа сама ограничит заработок предельной величиной соответствующего года, но если в справке опечатка, лучше заметить её до расчёта, а не после выплаты пособия.

Третья группа ошибок — организационные: справку вносят после расчёта и выплаты пособия, но забывают сделать перерасчёт; либо дублируют данные, вводя справку и отдельным документом, и через больничный лист. Дублирование приводит к двойному учёту дохода и завышению пособия.

Что делать, если справка появилась после расчёта пособия

Внесите справку стандартным документом, затем откройте ранее рассчитанный больничный лист и выполните перерасчёт: в документе есть механизм исправления или доначисления. В зависимости от периода (закрыт ли месяц, сдана ли отчётность) используется либо перерасчёт в текущем периоде, либо документ-исправление прошлого периода.

Если отчётность в СФР уже сдана, доплата пособия отразится в текущем периоде и попадёт в ближайшую отчётность. Проверьте, что разница корректно отразилась в ведомости на выплату и в регистрах учёта взносов.

При сомнениях в корректности перерасчёта сделайте копию базы или откройте демо-версию и отработайте сценарий там — это безопаснее, чем исправлять документы в рабочей базе «вживую».

Удобно завести правило: справку о заработке запрашивать и вносить сразу при приёме сотрудника на работу, а не в момент болезни. Тогда при расчёте первого же больничного данные уже будут в базе, и не потребуется срочных перерасчётов.

FAQ

Влияет ли справка о заработке на расчёт отпускных?

Нет. Отпускные и командировочные рассчитываются только из выплат текущего работодателя за фактически отработанное у него время. Справка с предыдущего места работы нужна исключительно для пособий по нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Сотрудник работал у двух работодателей в расчётном периоде — как внести обе справки?

Создайте отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» на каждого страхователя. Программа автоматически суммирует заработок по всем справкам в пределах лимита предельной базы за каждый год.

Что делать, если сотрудник не может получить справку от бывшего работодателя?

Пособие рассчитывается по имеющимся данным. Работник вправе написать заявление о запросе сведений в СФР — данные о заработке можно получить через фонд. После получения сведений пособие пересчитывается.

Нужно ли вносить справку, если сотрудник принёс её через год после приёма?

Да, данные вносятся в любой момент, когда справка предоставлена. Если за прошедшее время уже рассчитывались пособия, их нужно пересчитать — право на перерасчёт при предъявлении справки сохраняется.

Почему после ввода справки сумма пособия не изменилась?

Наиболее вероятные причины: справка не проведена, годы в справке не попадают в расчётный период больничного, либо заработок уже достиг предельной базы без учёта справки. Проверьте эти три момента по порядку и пересчитайте документ начисления.