Справочники и Данные · 12 мин
Как в 1С:ЗУП ввести данные о зарплате с предыдущего места работы
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП ввести справку о заработке с предыдущего места работы для расчёта больничных, пособий и среднего заработка нового сотрудника.
Когда сотрудник устраивается в организацию, для расчёта больничных, пособий по беременности и родам, отпускных и других выплат по среднему заработку нужны сведения о его доходах за предыдущие годы. Эти данные сотрудник приносит в виде справки о сумме заработной платы с предыдущего места работы (ранее — форма 182н, сейчас сведения передаются через СЭДО с СФР, но справка по-прежнему актуальна для работодателей, не подключённых к обмену).
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для ввода таких данных предусмотрен специальный документ — «Справка с предыдущего места работы». Он находится в разделе «Зарплата» и позволяет указать заработок по годам, а также исключаемые периоды (больничные, декрет). На основе этих данных программа корректно рассчитает средний заработок при начислении пособий.
Ошибки при вводе справки — одна из самых частых причин неверного расчёта больничных у новых сотрудников. Ниже разобрана полная процедура: от получения документа до проверки результата расчёта, а также альтернативные способы получения данных и типичные проблемы.
Когда и зачем вводить данные о заработке с прошлого места работы
Сведения о заработке у предыдущих работодателей нужны для расчёта среднего заработка, который лежит в основе пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Расчётный период для таких пособий — два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сотрудник в эти годы работал у другого работодателя, его доходы в вашей базе отсутствуют.
Без введённой справки программа рассчитает пособие только из тех начислений, которые есть в вашей организации. Если сотрудник принят недавно, база для расчёта окажется заниженной или нулевой, и пособие будет посчитано исходя из МРОТ. Это ущемляет права работника и приводит к перерасчётам, когда справка всё-таки появится.
Кроме пособий, данные о заработке у прошлых работодателей могут понадобиться для расчёта отпускных и командировочных, если сотрудник уволился и был принят повторно, а также для корректного применения вычетов по НДФЛ — чтобы учесть доход с начала года и не потерять право на предельную величину вычетов на детей.
Какие документы и данные понадобятся перед вводом
Основной источник — справка о сумме заработной платы, выданная прежним работодателем. Сотрудник обязан получить её при увольнении; если справка утеряна, он может запросить дубликат у бывшего работодателя. В справке указываются суммы заработка по каждому календарному году и количество календарных дней, приходящихся на исключаемые периоды: больничные, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, освобождение от работы с сохранением среднего заработка без начисления взносов.
Альтернативный источник — сведения, полученные из Социального фонда России по запросу. Если сотрудник не может предоставить справку, работодатель вправе направить запрос в СФР, и пособие сначала рассчитывается по имеющимся данным, а после получения сведений пересчитывается.
Перед вводом проверьте: полное наименование страхователя (прежнего работодателя), периоды работы, суммы по годам в разрезе предельных баз по взносам и дни исключаемых периодов. Все цифры вводятся строго по документу — «примерные» значения приведут к искажению пособий.
Сверьте с документом, вводится в поле «Страхователь»
Суммы не должны превышать предельную базу по взносам соответствующего года
Указываются по годам, влияют на среднедневной заработок для пособий
Ввод справки с предыдущего места работы: пошаговая инструкция
Основной инструмент — документ «Справка с предыдущего места работы». Путь к нему: раздел «Зарплата» → группа «См. также» → «Справки с предыдущего места работы». Если справка вводится для расчёта пособия, её можно создать и прямо из документа «Больничный лист» по соответствующей ссылке в форме расчёта среднего заработка.
Порядок заполнения: выберите сотрудника, укажите страхователя (прежнего работодателя — при необходимости создайте новый элемент справочника), затем в табличной части по строкам укажите календарные годы и суммы заработка. Если сотрудник работал у нескольких работодателей, по каждому создаётся отдельный документ.
Дни исключаемых периодов вводятся в отдельной табличной части или на соседней закладке документа (в зависимости от релиза): укажите год и количество календарных дней. После заполнения проведите документ. Данные сохраняются в регистрах и будут подтягиваться в расчёт среднего заработка для пособий.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки с предыдущего места работы»
- 2Нажмите «Создать» и выберите сотрудника
- 3Укажите страхователя — прежнего работодателя (при отсутствии создайте в справочнике)
- 4Внесите в таблицу годы и суммы заработка строго по справке
- 5Заполните дни исключаемых периодов (больничные, декрет) по годам
- 6Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном листе
Ввод справки из документа «Больничный лист»
Если больничный уже создан и справку нужно ввести «на лету», откройте документ «Больничный лист», перейдите на закладку «Оплата» и нажмите кнопку изменения данных расчёта среднего заработка (значок карандаша рядом с суммой среднего заработка). В открывшейся форме есть команда добавления справки с предыдущего места работы — документ будет создан и сразу подхвачен текущим расчётом.
Как учесть данные для НДФЛ и вычетов
Справка о заработке влияет на пособия, но не на НДФЛ. Для корректного применения стандартных вычетов новому сотруднику нужно учесть его доход с начала года у прежнего работодателя: вычеты на детей предоставляются до месяца, в котором совокупный доход превысит установленный лимит. Если доход не учесть, вычеты будут применяться дольше положенного, и при камеральной проверке возникнет недоимка.
В ЗУП доход с начала года для целей НДФЛ вводится документом «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» → «См. также» → «Операции учёта НДФЛ») либо через специальную форму в карточке сотрудника. В документе указываются доходы по месяцам с кодами, а также уже предоставленные вычеты, чтобы программа продолжила учёт с правильной точки.
Обратите внимание: для НДФЛ используется справка о доходах (ранее 2-НДФЛ) от прежнего работодателя, а не справка для расчёта пособий. Это разные документы с разными данными — не подменяйте один другим.
Два вида данных с прошлой работы
Вводится документом «Справка с предыдущего места работы», влияет на больничные и пособия по среднему заработку
Вводятся «Операцией учёта НДФЛ», нужны для правильного применения вычетов и контроля лимита дохода
Используются, когда справку получить невозможно; пособие сначала считается по имеющимся данным, затем пересчитывается
Проверка результата: как убедиться, что данные учтены
После проведения справки создайте или откройте больничный лист сотрудника и посмотрите форму расчёта среднего заработка: в таблице по годам должны появиться суммы из справки с пометкой о страхователе. Среднедневной заработок должен пересчитаться с учётом введённых сумм и исключаемых дней.
Сверьте получившийся среднедневной заработок с ручным расчётом: сумма заработка за два года, делённая на 730 минус исключаемые дни (для пособий по беременности и родам). Для обычных больничных знаменатель фиксированный — 730. Расхождение ручного и программного расчёта — сигнал проверить годы, суммы и дни в справке.
Дополнительная проверка — отчётность и расчётные листки: при начислении пособия в расчётном листке видно, из каких данных сложился средний заработок. Если справка введена после того, как пособие уже рассчитано и выплачено, потребуется перерасчёт документа.
Как проверить результат
Видны суммы по годам с указанием прежнего страхователя
Отображаются только начисления вашей организации
Совпадает с ручным расчётом по справке
Пособие посчитано от МРОТ при наличии справки
Дни декрета и больничных уменьшают знаменатель для пособий по БиР
Дни введены, но на расчёт не влияют — проверьте год в строке
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — ввод суммы заработка не за тот год. Год в строке таблицы определяет, в какой расчётный период попадёт сумма; сдвиг на год искажает пособие, даже если итоговая сумма верна. Вторая частая ошибка — суммы сверх предельной базы по взносам: программа может принять их, но в расчёт должна идти сумма в пределах лимита соответствующего года.
Ещё одна проблема — дублирование: справка введена и как отдельный документ, и вручную в форме расчёта среднего заработка больничного. В результате заработок удваивается. Ручная правка среднего заработка в документе-начислении — крайняя мера: она «ломает» связь с первичными данными и затрудняет последующие перерасчёты.
Ограничение метода: справка учитывается только при расчёте пособий, страховой стаж она не подтверждает — для стажа нужны трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности. Также помните, что если сотрудник приносит справку после выплаты пособия, перерасчёт делается за весь период, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки.
Что делать, если справки нет или данные вызывают сомнения
Если сотрудник не может предоставить справку (прежний работодатель ликвидирован, справка утеряна), рассчитайте пособие по имеющимся данным и МРОТ, а затем направьте запрос в СФР о сведениях о заработке. После получения ответа введите данные и пересчитайте пособие — доплата производится за счёт фонда.
Если цифры в справке вызывают сомнения (несоответствие предельным базам, арифметические расхождения), не вводите их «как есть» молча: запросите у сотрудника уточнённую справку или проведите сверку через СФР. Ввод заведомо ошибочных данных перекладывает риск неправомерной выплаты на вашу организацию.
Как выбрать действие
Перед массовым вводом справок (например, при переходе на ЗУП с другой программы) сделайте архивную копию базы и проверьте методику на двух-трёх сотрудниках: введите справку, рассчитайте тестовый больничный, сверьте с ручным расчётом. Это дешевле, чем исправлять десятки неверных пособий задним числом.
Что важно запомнить
Заработок с прошлого места работы вводится документом «Справка с предыдущего места работы» из раздела «Зарплата». Данные влияют на расчёт больничных и пособий, но не на НДФЛ — для вычетов используется «Операция учёта НДФЛ». После ввода обязательно проверьте средний заработок в тестовом больничном и сверьте с ручным расчётом.
Часто задаваемые вопросы
Где в ЗУП находится справка с предыдущего места работы?
Раздел «Зарплата» → группа «См. также» → «Справки с предыдущего места работы». Также документ можно создать из формы расчёта среднего заработка в больничном листе — тогда он сразу учтётся в текущем расчёте.
Сотрудник работал у нескольких работодателей — как ввести данные?
На каждого прежнего работодателя создаётся отдельный документ «Справка с предыдущего места работы» со своим страхователем. При расчёте пособия программа суммирует заработок по всем справкам в пределах лимитов базы по взносам.
Повлияет ли справка на уже рассчитанный и выплаченный больничный?
Автоматически — нет. После ввода справки откройте документ «Больничный лист» и выполните перерасчёт. Разница доплачивается сотруднику; перерасчёт возможен за период не более трёх лет, предшествующих дню представления справки.
Что делать, если сумма в справке больше предельной базы по взносам?
В расчёт пособия принимается заработок только в пределах предельной величины базы соответствующего года. Проверьте справку: если сумма превышает лимит, уточните её у прежнего работодателя или вводите значение в пределах базы.
Нужно ли вводить справку, если сотрудник принят в том же году, что и уволен?
Для пособий расчётный период — два предыдущих календарных года, поэтому справка нужна, если в этих годах сотрудник работал elsewhere. Для целей НДФЛ сведения о доходе с начала текущего года нужны в любом случае — для правильного применения вычетов.
Можно ли исправить ошибочно введённую справку?
Да. Откройте документ, исправьте суммы, годы или исключаемые дни и перепроведите. После этого пересчитайте все больничные и пособия, в которых справка была учтена, — программа покажет документы, требующие перерасчёта.