Как в 1С:ЗУП внести данные о заработке с предыдущего места работы для больничного

Когда сотрудник устраивается на новую работу и вскоре заболевает, для расчёта пособия нужен его заработок за два предыдущих календарных года. Если в этот период он работал у других работодателей, данные о доходах берутся из справки о заработке (форма 182н или сведения из СФР). В 1С:Зарплата и управление персоналом эти суммы вносятся специальным документом, и от корректности ввода напрямую зависит размер начисленного пособия.

Ошибка на этом этапе — одна из самых частых причин неверного расчёта больничного: программа посчитает пособие только из заработка на текущем месте или вообще из МРОТ, и сотрудник недополучит деньги. Ниже разобрано, где в ЗУП находится нужный документ, как его заполнить, как проверить, что суммы попали в расчёт, и что делать, если справки у сотрудника нет.

Когда и зачем вносить данные о заработке с прежних мест работы

Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сотрудник в эти годы работал у других страхователей, их доходы включаются в расчётную базу — но только при наличии подтверждающих документов.

Подтверждением служит справка о сумме заработка, которую прежний работодатель обязан выдать при увольнении, либо сведения, полученные из Социального фонда России по запросу. Без этих данных программа не может учесть «чужой» заработок: в информационной базе его просто нет, и произвольную сумму «со слов» сотрудника вносить нельзя — это приведёт к нарушению при проверке фонда.

Вносить справку следует до расчёта больничного листа. Если больничный уже рассчитан, а справку сотрудник принёс позже, потребуется перерасчёт — об этом отдельный раздел ниже.

Где находится документ для ввода справки

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 за ввод данных о заработке с предыдущих мест работы отвечает документ «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Найти его можно двумя путями:

• раздел «Зарплата» → ссылка «Справки о заработке для расчёта пособий» в группе «См. также»;
• раздел «Отчётность, справки» → тот же пункт журнала справок.

Если пункта нет в меню, проверьте настройку состава начислений: в разделе «Настройка» → «Расчёт зарплаты» должна быть включена возможность расчёта пособий по больничным листам. В типовой поставке она активна по умолчанию, но в доработанных конфигурациях состав интерфейса мог быть изменён.

Документ создаётся отдельно на каждого прежнего страхователя. Если сотрудник за расчётный период работал у двух других работодателей, вводятся две справки — по одной на каждого.

Пошаговое заполнение справки о заработке

Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале справок и заполните поля по бумажной справке сотрудника:

1. 1
   Выберите сотрудника и организацию, в которой он работает сейчас
2. 2
   Укажите страхователя — прежнего работодателя: наименование, ИНН и КПП из справки
3. 3
   Задайте расчётные годы — два года, предшествующих году больничного
4. 4
   Введите суммы заработка по каждому году в пределах, указанных в справке
5. 5
   Если в справке есть исключаемые периоды (больничные, декрет), заполните дни и годы нетрудоспособности
6. 6
   Проведите документ и проверьте его отражение в расчёте больничного

Поля «Год» и «Сумма заработка» заполняются построчно: для каждого календарного года расчётного периода указывается своя сумма. Программа автоматически сравнит введённые значения с предельной базой для начисления взносов соответствующего года — при расчёте пособия будет взята меньшая из величин, поэтому случайное завышение не пройдёт в расчёт, но лучше вводить суммы точно по справке.

Отдельный блок — сведения о периодах нетрудоспособности. Они критичны, если сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком: дни больничных и декретов исключаются из расчётного периода и увеличивают среднедневной заработок. Для обычного больничного по болезни эти дни на расчёт не влияют, но заполнить их всё равно стоит — данные пригодятся при последующих пособиях.

Как проверить, что суммы попали в расчёт больничного

После проведения справки откройте документ «Больничный лист» сотрудника и перейдите на вкладку «Оплата». Нажмите кнопку расшифровки среднего заработка (значок с вопросительным знаком рядом с полем «Средний заработок») — откроется форма с детализацией базы по годам.

В расшифровке должны быть видны строки по прежнему страхователю с суммами из справки. Если заработок превысил предельную базу какого-то года, программа покажет ограниченное значение — это норма, а не ошибка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в больничном

Норма

Сумма выросла после ввода справки и совпадает с расчётом по формуле (база за 2 года / 730)

Тревожный признак

Средний заработок не изменился — справка не проведена или указаны неверные годы

Расшифровка базы

Норма

Видны строки по прежнему страхователю с суммами по годам

Тревожный признак

В базе только заработок текущей организации

Сравнение с МРОТ

Норма

Пособие рассчитано из фактического заработка, если он выше минимального

Тревожный признак

Пособие посчитано из МРОТ при наличии подтверждённого заработка

Дополнительно можно сформировать печатную форму «Расчёт среднего заработка» из больничного листа — в ней наглядно видно, из каких сумм и за какие годы сложилась база. Этот документ удобно приложить к расчёту для проверяющих.

Если справки у сотрудника нет: запрос в СФР и перерасчёт

Бывает, что сотрудник не взял справку при увольнении, а прежний работодатель ликвидирован или находится в другом регионе. В этом случае пособие сначала рассчитывается из имеющихся данных (заработок у вас или МРОТ), а сотрудник пишет заявление о направлении запроса в СФР.

В ЗУП запрос формируется через раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» либо через документ «Исходящий запрос СФР для расчёта пособия» (название может отличаться в зависимости от релиза). После получения ответа сведения вносятся в базу, и пособие пересчитывается в большую сторону.

Перерасчёт выполняется документом-исправлением больничного листа: откройте исходный документ, нажмите «Исправить» — программа создаст новый документ, который доначислит разницу. Срок на перерасчёт законодательно ограничен: обратиться за доплатой сотрудник может в пределах установленного периода с даты выплаты пособия.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс справку 182н до расчёта больничногоВведите документ «Справки о заработке» и затем рассчитывайте больничный

Больничный уже рассчитан, справка появилась позжеВведите справку и исправьте больничный лист для перерасчёта

Справки нет и получить её невозможноРассчитайте пособие из имеющихся данных и направьте запрос в СФР

Сотрудник в расчётные годы работал только у васСправка не нужна — база уже есть в программе

Типичные ошибки при вводе данных

Отдельно стоит ситуация с совместительством. Если сотрудник в расчётные годы работал у нескольких работодателей и продолжает у них работать, заработок от каждого учитывается при расчёте пособия у каждого из них по своим правилам. Внешнему совместителю, который в расчётном периоде работал и у вас, и в других местах, справки вносятся аналогично — но важно правильно указать вид занятости в больничном листе, чтобы программа применила корректный алгоритм.

Проверка итогового расчёта и хранение сведений

После перерасчёта сверьте итоговую сумму пособия с ручным расчётом: база за два года (с учётом предельных величин) делится на 730 и умножается на количество дней и процент в зависимости от стажа. Стаж при этом берётся из данных о трудовой деятельности сотрудника — убедитесь, что он введён в карточке сотрудника, иначе процент оплаты может быть занижен.

Проведённый документ справки хранится в журнале и используется при всех последующих расчётах пособий этого сотрудника в течение соответствующих расчётных периодов — повторно вводить его не нужно. Первичный документ (бумажную справку или электронные сведения) следует хранить вместе с расчётными документами: фонд вправе запросить обоснование базы при проверке.

Частые вопросы

Можно ли ввести заработок со слов сотрудника, если справку он потерял?

Нет. Расчёт пособия должен опираться на подтверждённые сведения: справку работодателя или ответ СФР. До получения документа пособие считается из имеющихся данных или МРОТ, а после получения пересчитывается в большую сторону.

Справка принесена через год после оплаты больничного. Нужно ли перерасчитывать?

Да, если сотрудник обратился за перерасчётом в пределах установленного законом срока. Введите справку, затем исправьте больничный лист — программа доначислит разницу в текущем периоде.

Почему сумма из справки в расчёте оказалась меньше введённой?

Программа ограничила заработок предельной величиной базы для начисления страховых взносов соответствующего года. Это корректное поведение: сверхлимитные суммы в расчёт пособий не принимаются.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас давно, а справка относится к ещё более раннему периоду?

Нужно, только если годы из справки попадают в расчётный период конкретного больничного — два года, предшествующие году болезни. Если эти годы уже вышли за пределы расчётного периода, справка на расчёт не повлияет.

Как учесть заработок для внешнего совместителя?

Порядок зависит от того, где он работал в расчётные годы. Если у тех же работодателей, что и сейчас, пособие может назначаться по каждому месту работы. Справки вводятся тем же документом, а в больничном листе должен быть корректно указан вид занятости «Внешнее совместительство».

Что делать, если в справке указаны дни больничных и декрета?

Заполните в документе таблицу дней нетрудоспособности по годам. Для обычного больничного эти данные не влияют на расчёт, но при последующих пособиях по беременности и уходу за ребёнком они исключатся из расчётного периода и повысят среднедневной заработок.