Как в 1С ЗУП внести данные о заработке с предыдущего места работы

При расчёте больничных, пособий по беременности и родам и пособий по уходу за ребёнком программа учитывает заработок сотрудника за два предшествующих календарных года. Если сотрудник в этот период работал у других работодателей, его доход нужно внести в 1С:ЗУП вручную — на основании справки о заработке (бывшая форма 182н), которую работник приносит с предыдущего места работы.

Без этих данных пособие будет рассчитано только из заработка в вашей организации, и сотрудник потеряет деньги. Если же расчёт уже проведён без справки, законодательство позволяет пересчитать пособие после предоставления документа. Поэтому корректный ввод справки — стандартная обязанность расчётчика при приёме нового сотрудника и при наступлении страхового случая.

Ниже разобраны два рабочих способа ввода данных в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1): через карточку сотрудника и через документ «Входящая справка о заработке для расчёта пособий». Оба приводят к одному результату, но отличаются удобством и контролем.

Когда и зачем вводить справку о заработке

Справка о сумме заработка выдаётся работнику при увольнении и подтверждает доход, с которого начислялись страховые взносы, а также количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Именно эти исключаемые дни влияют на расчёт «детских» пособий.

Внести данные нужно в двух ситуациях. Первая — сотрудник принёс справку при трудоустройстве, и вы хотите, чтобы будущие пособия сразу считались корректно. Вторая — страховой случай уже наступил, сотрудник донёс справку, и пособие требуется пересчитать. В обоих случаях используется один и тот же документ.

Если сотрудник не может получить справку (прежний работодатель ликвидирован), доход можно запросить через Социальный фонд России по заявлению работника. Полученные сведения вносятся в программу тем же документом.

Способ 1: ввод через документ «Входящая справка о заработке»

Это основной и рекомендуемый способ, потому что документ сохраняется в базе, его можно найти, распечатать и использовать как подтверждение при проверках. Порядок действий:

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «См. также» — «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» (в некоторых настройках: «Отчётность, справки» — «Справки о заработке»).
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите организацию и сотрудника.
3. 3
   Укажите реквизиты справки: номер, дату, наименование страхователя (прежнего работодателя), его ИНН и КПП.
4. 4
   На вкладке «Сведения о заработке» добавьте строки по годам: год, сумма заработка, при необходимости — количество исключаемых дней по болезни и по уходу за ребёнком.
5. 5
   Проведите и закройте документ. Суммы сразу начнут участвовать в расчёте пособий.

В поле «Год» указывается календарный год, к которому относится заработок, в поле «Заработок» — сумма за этот год по справке. Если справок несколько (сотрудник работал у двух работодателей), на каждую организацию создаётся отдельный документ — программа при расчёте сложит доходы, но проконтролирует предельную базу по взносам автоматически.

Поля «Дней болезни, ухода за детьми» заполняйте внимательно: эти дни вычитаются из расчётного периода для пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Ошибка здесь напрямую изменит среднедневной заработок и сумму пособия.

Способ 2: ввод из документа расчёта пособия

Если вы уже рассчитываете больничный или отпуск по беременности и родам и обнаружили, что справка не введена, её можно внести прямо из формы документа. В документе «Больничный лист» на вкладке «Оплата» рядом с показателем среднего заработка есть ссылка «Внести данные о заработке, полученные у других страхователей» (или аналогичная кнопка в расшифровке расчёта среднего заработка).

По этой ссылке откроется форма ввода заработка по годам — фактически та же справка, только в упрощённом виде. После заполнения и нажатия «ОК» программа пересчитает средний заработок с учётом новых сумм. Обратите внимание: введённые таким путём данные также сохраняются как документ справки и будут доступны для последующих расчётов.

Сравнение вариантов ввода

Отдельный документ «Входящая справка»

Подходит при приёме сотрудника и для хранения подтверждающего документа в базе. Даёт реквизиты страхователя, удобен для проверок.

Ввод из больничного/отпуска

Быстрее, когда страховой случай уже рассчитывается. Ограничение: легко забыть, что данные введены «внутри» конкретного расчёта, и не найти их позже без поиска по документам справок.

Пересчёт ранее рассчитанных пособий

Если пособие было рассчитано и выплачено до поступления справки, просто провести справку недостаточно — уже созданные документы не пересчитаются автоматически. Откройте исходный документ «Больничный лист» или «Отпуск по беременности и родам» и нажмите «Пересчитать» (кнопка со стрелками) либо исправьте документ через механизм «Исправить», если период закрыт и выплата прошла.

При исправлении программа создаст документ-исправление и доначислит разницу. Доначисление попадёт в ближайшую ведомость на выплату. Учтите, что перерасчёт по заявлению работника возможен за период, не превышающий трёх лет, предшествующих дню подачи справки.

Проверка результата

После ввода справки убедитесь, что данные реально участвуют в расчёте. Создайте тестовый больничный или откройте существующий и разверните расшифровку среднего заработка (ссылка на сумму среднего в документе). В таблице по годам должны отображаться суммы из справки в колонке заработка у других страхователей.

Дополнительно проверьте, что сумма заработка за год не превышает предельную базу для начисления взносов за соответствующий год — программа сама обрежет превышение при расчёте, и итоговый средний заработок может оказаться ниже ожидаемого. Это норма, а не ошибка ввода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расшифровка среднего заработка в больничном

Норма

Видны суммы по годам из справки в графе заработка у других страхователей

Тревожный признак

Суммы справки отсутствуют — документ не проведён или указан другой сотрудник/организация

Журнал «Справки о заработке для расчёта пособий»

Норма

Справка присутствует, проведена, реквизиты совпадают с бумажным оригиналом

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведён

Сумма пособия после пересчёта

Норма

Пособие увеличилось пропорционально добавленному заработку

Тревожный признак

Сумма не изменилась — расчётный период больничного не совпадает с годами справки

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение касается совместителей. Если сотрудник работает у вас по совместительству и принёс справку от основного работодателя, заработок учитывается в зависимости от того, где назначается пособие. Внимательно проверяйте вид занятости в документе и при необходимости консультируйтесь с методологией расчёта пособий для совместителей.

Замена лет расчётного периода

Если в расчётных годах сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, по её заявлению годы можно заменить на предшествующие. В этом случае справки о заработке нужны именно за заменяющие годы. В 1С:ЗУП замена лет выполняется в документе расчёта пособия — в расшифровке среднего заработка установите флажок замены и укажите нужные годы, затем убедитесь, что справки введены под эти периоды.

Условие замены — она должна приводить к увеличению пособия. Программа не всегда подсказывает выгодность варианта автоматически, поэтому сравните средний заработок до и после замены вручную.

Частые вопросы

Где найти журнал справок о заработке в 1С:ЗУП 3.1?

Раздел «Зарплата» — группа «См. также» — «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Если пункт не виден, проверьте настройку состава разделов («Настройка» — «Настройка навигации») или воспользуйтесь поиском по функциям через меню «Все функции».

Можно ли ввести справку, если пособие уже выплачено?

Да. Введите справку, затем откройте документ расчёта пособия и используйте кнопку «Исправить» — программа создаст исправление, доначислит разницу и включит её в следующую выплату. Перерасчёт возможен за период до трёх лет, предшествующих подаче справки.

Сотрудник принёс две справки от разных работодателей — как вводить?

На каждого бывшего страхователя создаётся отдельный документ справки. При расчёте пособия программа суммирует заработок по всем справкам и начислениям в вашей организации, контролируя предельную базу по взносам за каждый год.

Почему после ввода справки средний заработок вырос меньше, чем ожидалось?

Наиболее вероятная причина — заработок за год превысил предельную базу для начисления страховых взносов, и программа учла только сумму в пределах лимита. Также проверьте, что годы справки совпадают с расчётным периодом конкретного пособия.

Что делать, если прежний работодатель ликвидирован и справку получить нельзя?

Сотрудник пишет заявление о запросе сведений в СФР, работодатель направляет запрос, и полученные данные вносятся в программу тем же документом справки. До получения сведений пособие рассчитывается из имеющегося заработка, затем пересчитывается.

Нужно ли вводить справку для расчёта отпускных или командировочных?

Нет. Средний заработок для отпусков, командировок и других случаев рассчитывается только из начислений в вашей организации. Справка о заработке влияет исключительно на пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.