Как поменять паспортные данные сотрудника в 1С ЗУП

Паспортные данные сотрудника в 1С ЗУП хранятся не в карточке «Сотрудник», а в карточке физического лица — это принципиальный момент, из-за которого большинство пользователей не могут найти нужное поле. Один человек может быть оформлен в программе как несколько сотрудников (основное место работы, совместительство, перевод), но паспорт у него один, и менять его нужно именно в справочнике физических лиц.

Замена паспорта — рутинная ситуация: достижение возраста 20 или 45 лет, смена фамилии, утеря или порча документа. В ЗУП важно не просто вписать новые данные, а сохранить историю: программа должна «помнить», какой паспорт действовал в прошлых периодах, чтобы корректно формировать отчеты и справки задним числом.

Ниже разобрано, где находятся паспортные данные в ЗУП 3.1, как внести новый документ с сохранением истории, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.

Где в ЗУП хранятся паспортные данные

В ЗУП 3.1 действует двухуровневая модель: справочник «Физические лица» и справочник «Сотрудники». Паспорт, ИНН, СНИЛС, дата рождения и адреса относятся к физическому лицу. Табельный номер, должность, подразделение и график — к сотруднику. Поэтому попытка найти паспортные данные в карточке сотрудника ни к чему не приведет: там есть только ссылка на физлицо.

Попасть в карточку физического лица можно двумя путями. Первый — из карточки сотрудника: откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека и перейдите по ссылке с его ФИО в шапке карточки или по команде «Личные данные». Второй — напрямую: раздел «Кадры» → «Физические лица», выберите человека из списка.

Если в базе заведено несколько сотрудников на одного человека (например, основная ставка и внутреннее совместительство), изменение паспорта в карточке физлица автоматически отразится во всех связанных сотрудниках. Отдельно править каждого не нужно — и не нужно создавать «нового» человека под новый паспорт.

Пошаговое изменение паспортных данных

Перед началом возьмите новый паспорт сотрудника — понадобятся серия, номер, дата выдачи и наименование выдавшего органа. Все поля важны: дата выдачи определяет, с какого момента документ считается действующим в программе.

1. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека через поиск по фамилии.
2. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Личные данные» (или откройте физлицо через «Кадры» → «Физические лица»).
3. В карточке физического лица найдите группу «Документ, удостоверяющий личность».
4. Нажмите на ссылку с текущими реквизитами документа — откроется форма «Документы физического лица» со списком всех введенных документов.
5. Нажмите «Добавить», выберите вид документа «Паспорт гражданина РФ» (или иной нужный вид), введите серию, номер, дату выдачи и кем выдан.
6. Запишите форму документа, затем запишите и закройте карточку физического лица.

После записи новый документ станет актуальным: программа определяет действующий паспорт по наибольшей дате выдачи. Старый документ останется в списке и будет использоваться при формировании документов за периоды, когда он действовал.

1. 1
   Кадры → Сотрудники → открыть карточку нужного человека
2. 2
   Перейти по ссылке «Личные данные» к карточке физического лица
3. 3
   Открыть список документов, удостоверяющих личность
4. 4
   Добавить новый документ с реквизитами нового паспорта
5. 5
   Записать документ и карточку физлица
6. 6
   Проверить, что в карточке отображается новый паспорт

Почему нельзя просто перезаписать старые реквизиты

Самая распространенная ошибка — открыть старую строку документа и вписать в нее реквизиты нового паспорта. Технически это сработает, но история будет потеряна: программа «забудет», что в прошлых периодах действовал другой документ.

На практике это всплывает при формировании справок задним числом, выгрузках в ФСС и ПФР по прошлым периодам, а также при повторной печати кадровых документов. Если сотруднику в январе выдали справку со старым паспортом, а летом вы перезаписали реквизиты — повторная печать той же справки покажет уже новые данные, что создаст расхождение с выданным оригиналом.

Правильный подход — добавление новой строки в список документов. ЗУП хранит документы с датами выдачи и при любом обращении выбирает документ, действовавший на нужную дату. Это же касается смены фамилии: она тоже вводится через историю изменений, а не правкой текущего значения.

Особые сценарии

Смена фамилии вместе с паспортом

Если паспорт меняется из-за смены фамилии (брак, развод), порядок такой: сначала в карточке физлица откройте историю ФИО (ссылка рядом с полем ФИО) и добавьте новую фамилию с датой начала действия, затем добавьте новый документ. Дата, с которой действует новая фамилия, обычно совпадает с датой выдачи нового паспорта.

После смены фамилии проверьте документы, где она уже успела устареть: приказы, трудовой договор, личную карточку. Сами документы перепечатывать не нужно — они фиксируют данные на момент оформления, но новые документы будут формироваться уже с актуальной фамилией.

Нероссийский документ

Для иностранных сотрудников в поле «Вид документа» выберите соответствующее значение: паспорт иностранного гражданина, разрешение на временное проживание, вид на жительство и т.д. Список видов документов соответствует классификатору, используемому в отчетности, поэтому выбирайте точное значение, а не ближайшее по смыслу.

Сотрудник принес новый паспорт с опозданием

Если паспорт заменен месяц назад, а данные в программу вносятся только сейчас, указывайте реальную дату выдачи из документа, а не дату ввода. Программа сама определит период действия, и отчеты за прошлые месяцы (если их придется пересдавать) сформируются корректно.

Проверка результата

После записи убедитесь, что изменения применились правильно. Откройте карточку физического лица заново: в поле «Документ, удостоверяющий личность» должны отображаться реквизиты нового паспорта. Откройте список документов — в нем должно быть минимум две строки: старый и новый паспорт с корректными датами.

Затем сформируйте любой документ, выводящий паспортные данные, например личную карточку Т-2 или справку с места работы. В шапке должны стоять новые реквизиты. Дополнительно полезно проверить отчет за прошлый период (когда действовал старый паспорт) — там должны остаться прежние данные.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отображение в карточке физлица

Норма

Показаны серия, номер и дата выдачи нового паспорта

Тревожный признак

Видны старые реквизиты или поле пустое

Список документов

Норма

Две и более строк с разными датами выдачи

Тревожный признак

Одна строка с перезаписанными реквизитами

Печатная форма текущей датой

Норма

Выводится новый паспорт

Тревожный признак

Выводится старый паспорт

Документ прошлым периодом

Норма

Выводится паспорт, действовавший на ту дату

Тревожный признак

Во всех периодах один и тот же новый паспорт

Типичные ошибки и ограничения

Кроме перезаписи старого документа, встречаются и другие проблемы. Во-первых, создание дубликата физического лица: пользователь не находит нужное поле и заводит «нового человека» с новым паспортом. Это ломает кадровый учет — стаж, отпуска и расчеты раздваиваются. Если дубль уже создан, используйте обработку поиска и удаления дублей или объединяйте карточки с помощью администратора.

Во-вторых, недостаток прав. Если у пользователя нет доступа к справочнику «Физические лица» или к персональным данным, поле документа будет недоступно или скрыто. В этом случае изменения должен вносить сотрудник с профилем кадровика, либо администратор должен расширить права. Это не сбой программы, а штатное ограничение доступа к персональным данным.

В-третьих, некорректный вид документа: например, российский паспорт введен как «Иной документ». В простых печатных формах это может пройти незамеченным, но в отчетности и обменах с госорганами вид документа кодируется, и ошибка приведет к отказу при приеме файлов.

Что делать, если данные не сохраняются или не отображаются

Если после записи карточки новые реквизиты не видны, сначала проверьте, записали ли вы обе формы: форму документа и саму карточку физического лица. Закрытие карточки без записи отменяет внесенные изменения без предупреждения.

Если данные записаны, но в отчете выводится старый паспорт — проверьте дату формирования отчета. Для отчетов прошлыми периодами это норма. Если же отчет текущей датой показывает старый документ, откройте список документов и сравните даты выдачи: возможно, у нового паспорта дата указана ошибочно (например, год опечатан).

При работе в распределенной базе или при синхронизации с 1С:Бухгалтерией учитывайте, что изменения переносятся не мгновенно, а при очередном обмене. Если паспорт нужен в смежной программе срочно, выполните синхронизацию вручную и проверьте результат там.

Частые вопросы

Можно ли удалить старый паспорт из списка документов?

Технически можно, но делать этого не стоит: документы и отчеты за периоды действия старого паспорта начнут формироваться с новыми реквизитами или с пустыми полями. Старую строку оставляют в списке — она не мешает, а историю сохраняет.

Сотрудник оформлен на двух должностях — где менять паспорт?

В карточке физического лица, один раз. Оба сотрудника ссылаются на одно физлицо, поэтому изменение автоматически применится к обоим местам работы. Если после изменения у одного из сотрудников виден старый паспорт — проверьте, не создан ли дубликат физического лица.

Нужно ли переоформлять приказы и трудовой договор после замены паспорта?

Нет, ранее оформленные документы остаются действительными — они зафиксировали данные на дату оформления. В программе их перепроводить не требуется. Новые печатные формы будут автоматически использовать актуальный паспорт.

Поле документа недоступно для редактирования — что делать?

Скорее всего, у вашей учетной записи нет прав на редактирование персональных данных физических лиц. Обратитесь к администратору 1С: нужен профиль с доступом к справочнику «Физические лица» и группе доступа персональных данных, либо пусть изменение внесет кадровик с полными правами.

Как изменить паспорт у уволенного сотрудника?

Точно так же — через карточку физического лица. Увольнение не блокирует редактирование персональных данных. Это может понадобиться, если бывший сотрудник запросил справку о заработке, а паспорт у него уже новый: внесите документ с реальной датой выдачи, и справка сформируется корректно.

Что делать, если старый паспорт уже перезаписали новыми реквизитами?

Восстановите реквизиты старого документа по бумажным копиям (личное дело, копии паспорта в кадровом архиве) или из резервной копии базы, затем добавьте новый паспорт отдельной строкой с правильной датой выдачи. Если копий нет, запросите у сотрудника данные прежнего документа.