Как в 1С ЗУП поменять паспортные данные при смене паспорта

При замене паспорта сотрудником кадровику важно не просто вписать новые серию и номер, а зафиксировать изменение в истории документов, удостоверяющих личность. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный механизм: данные хранятся с датами действия, чтобы в отчетах за прошлые периоды выводился старый паспорт, а в текущих — новый.

Если просто перезаписать серию и номер в карточке сотрудника, программа «забудет» прежний документ. Это приведет к ошибкам в персонифицированной отчетности, справках о заработке за прошлые годы и сведениях для ПФР. Поэтому правильный путь — документ «Изменение паспортных данных» либо редактирование истории документов через ссылку в карточке физического лица.

Ниже разобраны оба способа, проверка результата, ситуации со сменой фамилии и типичные ошибки, которые встречаются у кадровиков при работе с личными данными в ЗУП.

Где в ЗУП хранятся паспортные данные

Паспорт сотрудника привязан не к элементу справочника «Сотрудники», а к физическому лицу. Это принципиально: один и тот же человек может быть оформлен в нескольких организациях или иметь несколько сотрудников (основное место и совместительство), но паспорт у него один. Поэтому изменение документа отражается сразу по всем связанным сотрудникам.

Данные документа хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц» с периодичностью: у каждой записи есть дата, с которой она действует. Благодаря этому программа при формировании отчета за прошлый год подставляет паспорт, действовавший на тот момент.

Попасть к этим данным можно двумя путями: из карточки сотрудника (или физлица) по ссылке с реквизитами документа либо через специализированный документ «Изменение паспортных данных» в разделе кадрового учета.

Способ 1: изменение через карточку сотрудника

Самый быстрый путь — открыть карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», найти нужного человека. В шапке карточки рядом с ФИО отображается текущий документ, удостоверяющий личность, — это активная ссылка.

Нажмите на ссылку с реквизитами паспорта. Откроется форма «Документы, удостоверяющие личность» со списком записей. Нажмите «Добавить» и заполните новую строку: вид документа (обычно «Паспорт гражданина РФ»), серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения. Дата выдачи станет датой начала действия новой записи.

Предыдущую строку не удаляйте и не редактируйте. Программа сама определит, что старый документ действует до даты выдачи нового. После нажатия «ОК» и записи карточки изменения вступят в силу.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте карточку нужного сотрудника
2. 2
   Нажмите ссылку с реквизитами текущего паспорта рядом с ФИО
3. 3
   В форме истории документов нажмите «Добавить»
4. 4
   Заполните вид документа, серию, номер, дату выдачи, кем выдан, код подразделения
5. 5
   Нажмите «ОК», затем «Записать и закрыть» в карточке сотрудника
6. 6
   Проверьте, что в карточке отображается новый паспорт

Способ 2: документ «Изменение паспортных данных»

В конфигурациях ЗУП 3.1 предусмотрен отдельный документ для регистрации смены документа. Он удобен, когда нужно оставить в учетной системе след кадровой операции с датой и ответственным, а также когда изменение оформляется задним числом.

Документ находится в разделе «Кадры» → «Изменения паспортных данных» (в некоторых настройках интерфейса — через «Все кадровые документы»). Создайте новый документ, выберите сотрудника, укажите дату изменения и введите реквизиты нового паспорта. После проведения запись появится в регистре документов физических лиц.

Если документ «Изменение паспортных данных» недоступен в меню, проверьте права пользователя: работа с личными данными может быть ограничена ролями. При необходимости попросите администратора добавить соответствующую роль или используйте первый способ через карточку.

Если вместе с паспортом изменилась фамилия

Замена паспорта нередко связана со сменой фамилии — например, при вступлении в брак. В этом случае одного изменения паспортных данных недостаточно: нужно отдельно зарегистрировать изменение ФИО.

Для смены фамилии используется документ «Изменение ФИО» (раздел «Кадры») либо редактирование истории ФИО через ссылку в карточке физического лица. Новая фамилия также фиксируется с датой, чтобы отчеты за прошлые периоды формировались с прежними данными.

Рекомендуемый порядок: сначала зарегистрируйте изменение ФИО, затем внесите новый паспорт. Итоговая проверка — в карточке должны отображаться актуальная фамилия и актуальный документ одновременно.

Проверка результата после изменения

После записи изменений откройте карточку сотрудника заново: в шапке должны отображаться серия и номер нового паспорта. Затем снова перейдите по ссылке документа — в истории должно быть минимум две строки: старая с прежней датой и новая с датой выдачи нового документа.

Дополнительно проверьте отчетность. Сформируйте любую форму, где выводятся паспортные данные (например, личную карточку Т-2 или справку о заработке), за текущий период — должен подтянуться новый паспорт. Затем сформируйте аналогичный отчет за период до замены — там должен остаться старый документ.

Если сотрудник оформлен в нескольких организациях базы, убедитесь, что изменение отразилось по всем: данные физлица общие, но стоит проверить, что карточки сотрудников в других организациях не содержат задублированных записей о документе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отображение в карточке сотрудника

Норма

Показаны серия и номер нового паспорта

Тревожный признак

Виден старый паспорт — изменение не записано или введено будущей датой

История документов

Норма

Две и более строки с разными датами действия

Тревожный признак

Одна строка с перезаписанными данными — история потеряна

Отчет за прошлый период

Норма

Подставляется паспорт, действовавший на дату отчета

Тревожный признак

В старом отчете выводится новый паспорт — значит, запись перезаписана, а не добавлена

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространенная ошибка — перезапись существующей строки вместо добавления новой. Внешне всё выглядит правильно: в карточке новый паспорт. Но история уничтожена, и отчетность за прошлые периоды начнет формироваться с некорректными данными.

Вторая частая проблема — неверная дата действия. Если указать дату позже фактической выдачи, в переходном периоде отчеты будут подтягивать старый документ. Если раньше — новый паспорт «утечет» в прошлые периоды.

Третья ситуация — дубли физических лиц. Если при приеме на работу человек был заведен дважды, изменение паспорта в одной карточке не затронет вторую. Перед внесением данных убедитесь, что по сотруднику нет дублей: программа обычно подсвечивает совпадения по СНИЛС или ФИО с датой рождения.

Частые вопросы

Можно ли просто исправить серию и номер в карточке, не создавая новую запись?

Технически можно, но делать так допустимо только если старые данные были введены ошибочно и по ним еще не сдана никакая отчетность. При реальной замене паспорта всегда добавляйте новую строку с датой выдачи — иначе потеряется история для отчетов за прошлые периоды.

Что делать, если ссылка на паспорт в карточке неактивна или не открывается?

Скорее всего, у пользователя недостаточно прав на редактирование личных данных. Обратитесь к администратору базы для назначения роли кадровика или прав на регистр «Документы физических лиц». Альтернатива — попросить пользователя с нужными правами внести изменение.

Нужно ли менять паспортные данные по достижении 20 или 45 лет?

Да. Замена паспорта по возрасту — такая же смена документа, как и любая другая. Порядок действий идентичен: добавляется новая запись с реквизитами нового паспорта и датой его выдачи, старая запись сохраняется в истории.

Как внести данные, если сотрудник — иностранный гражданин?

Порядок тот же, но в поле «Вид документа» выбирается соответствующий документ из классификатора: паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание и т.п. При смене типа документа также добавляется новая строка, а не исправляется старая.

Затронет ли смена паспорта уже отправленные отчеты в ПФР и ФНС?

Уже сданные и принятые отчеты не изменятся — они зафиксированы вне базы. Новые данные попадут только в отчеты, формируемые после изменения. Если отчет за переходный период еще не сдан, проверьте, какой документ в него подтягивается, до отправки.

Что делать, если обнаружился дубль физического лица?

Дубли нужно объединять до внесения новых данных или аккуратно после: в ЗУП есть механизм поиска и устранения дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). После объединения проверьте, что история документов собралась корректно и отчетность по сотруднику формируется без расхождений.