Как в 1С:ЗУП поменять фамилию и паспортные данные сотрудника

Смена фамилии после замужества или замена паспорта по возрасту — рутинные кадровые ситуации, но в 1С:ЗУП они требуют аккуратности. Ошибка в персональных данных напрямую влияет на персонифицированную отчетность в СФР, форму 6-НДФЛ, электронные трудовые книжки и обмен с банком по зарплатному проекту. Неверная фамилия в отчете — это уточненки, письма из фонда и лишняя работа.

Программа хранит историю изменения персональных данных, поэтому правильный подход — не перезаписывать старую фамилию в карточке, а регистрировать изменение документом «Изменение персональных данных» (в ряде релизов — «Изменение личных данных»). Тогда в отчетах за прошлые периоды останется прежняя фамилия, а в текущих документах появится новая.

Ниже разобраны оба типовых сценария: смена фамилии и замена паспортных данных, а также проверка результата, типовые ошибки и нюансы для отчетности и ЭДО.

Где хранятся фамилия и паспорт в 1С:ЗУП

Персональные данные привязаны к физическому лицу, а не к сотруднику. Если у одного человека несколько сотрудников (основное место и внутреннее совместительство), изменение фамилии физлица отразится на всех связанных сотрудниках автоматически. Это важно: не нужно править каждую карточку сотрудника отдельно.

Фамилия, имя, отчество, дата рождения, ИНН и СНИЛС хранятся с историей: программа помнит, какое значение действовало на каждую дату. Благодаря этому отчет за прошлый квартал формируется со старой фамилией, а текущие документы — с новой. Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан) также хранятся как исторические записи в регистре «Документы физических лиц».

Как изменить фамилию сотрудника

Основание для смены фамилии — документ сотрудника (свидетельство о заключении брака, о перемене имени) и новый паспорт. Без нового паспорта данные в программе менять преждевременно: в отчетность сведения подаются по действующему документу, удостоверяющему личность.

Порядок действий стандартный. Откройте раздел «Кадры» и выберите «Изменения персональных данных» (в некоторых версиях — «Все кадровые документы» → «Изменение личных данных»). Создайте новый документ, укажите организацию и сотрудника. В поле «Дата изменения» поставьте дату, с которой действует новая фамилия — обычно это дата выдачи нового паспорта или дата регистрации изменения.

В табличной части введите новые фамилию, имя, отчество. Заодно проверьте блок документа, удостоверяющего личность: если паспорт уже заменен, сразу укажите новые серию, номер, кем и когда выдан. Проведите документ. Программа запишет новые значения в регистры с указанной даты, старые останутся в истории.

1. 1
   Получите от сотрудника новый паспорт и документ-основание (свидетельство о браке или перемене имени)
2. 2
   Откройте «Кадры — Изменения персональных данных» и создайте документ
3. 3
   Укажите сотрудника и дату изменения — дату выдачи нового паспорта
4. 4
   Введите новую фамилию и при необходимости новые паспортные данные
5. 5
   Проведите документ и проверьте карточку физлица: в поле ФИО должна отображаться новая фамилия с историей

Если поменялось только написание (опечатка)

Если фамилия была введена с ошибкой при приеме на работу и человек не менял её в реальности, историю создавать не нужно — это исказит отчетность. Исправьте значение непосредственно в карточке физического лица: откройте физлицо, нажмите на расшифровку поля «ФИО» и отредактируйте запись, действующую с даты приема. Но будьте осторожны: если отчеты с ошибочной фамилией уже сданы, потребуется подать уточненные формы.

Как изменить паспортные данные

Паспорт меняется по возрасту, при утере, смене фамилии. В программе новые данные вносятся двумя способами: через упомянутый документ «Изменение персональных данных» (если одновременно меняется фамилия) или напрямую в карточке сотрудника/физлица.

Для точечной замены паспорта откройте карточку сотрудника («Кадры — Сотрудники») и перейдите по ссылке «Личные данные» (или «Персональные данные»). Найдите блок «Документ, удостоверяющий личность» и нажмите ссылку редактирования. В открывшейся форме истории добавьте новую строку: вид документа «Паспорт гражданина РФ», серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Укажите дату, с которой действует новый документ.

Не правьте старую запись о паспорте — добавляйте новую строку в историю. Иначе в уже сданных отчетах и кадровых приказах прошлых периодов «всплывут» несоответствия при сверке.

Проверка результата после изменения

После проведения изменений убедитесь, что данные отображаются корректно в ключевых местах. Откройте карточку сотрудника: в заголовке и поле ФИО должна быть новая фамилия. Нажмите на расшифровку ФИО — в истории должно быть две записи с разными датами.

Сформируйте пробный отчет: например, «Справка о заработке» или карточку учета страховых взносов за текущий период — фамилия должна быть новой. Затем сформируйте отчет за прошлый квартал — там должна остаться прежняя. Если в старом периоде подтянулась новая фамилия, значит, изменение внесено без даты или исправлена сама старая запись.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника, поле ФИО

Норма

Новая фамилия, в истории две записи с датами

Тревожный признак

Старая фамилия или история отсутствует

Отчет за прошлый период

Норма

Отображается прежняя фамилия

Тревожный признак

Новая фамилия подтянулась в закрытый период

Документы физлица

Норма

Новый паспорт добавлен отдельной строкой, старый сохранен

Тревожный признак

Старый паспорт перезаписан новыми данными

Влияние на отчетность, ЭДО и зарплатный проект

После смены фамилии проверьте смежные подсистемы. В зарплатном проекте банк идентифицирует сотрудника по ФИО и реквизитам — направьте в банк заявление об изменении данных, иначе возможны задержки зачисления. Если используется КЭДО (кадровый электронный документооборот), обновите данные в личном кабинете сотрудника и при необходимости перевыпустите электронную подпись: подпись выдается на конкретную фамилию.

Для электронной трудовой книжки смена фамилии сама по себе не является кадровым событием — отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) на смену фамилии не подается. А вот в персонифицированных сведениях о физлицах и разделе 2 формы 6-НДФЛ новая фамилия должна появиться автоматически с даты изменения. Перед сдачей ближайшего отчета сверьте данные с новым паспортом.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — ручная правка фамилии прямо в карточке физлица без документа и даты. В результате новая фамилия «уезжает» во все прошлые периоды, и при подаче уточненки за старый квартал данные перестают совпадать с ранее сданными. Вторая ошибка — изменение данных только у одного сотрудника при наличии совместительства: править нужно физлицо, а не каждого сотрудника.

Третья типовая ситуация — забытый зарплатный проект и электронная подпись. Программа обновлена, отчеты ушли, а банк отклоняет ведомость из-за несовпадения ФИО, или сотрудник не может подписать документ в КЭДО. Составьте для себя короткий чек-лист смежных систем и проходите его после каждого изменения персональных данных.

Частые вопросы

Нужно ли создавать нового сотрудника после смены фамилии?

Нет. Сотрудник и физическое лицо остаются прежними, меняются только значения персональных данных. Создание нового сотрудника приведет к дублям в отчетности, разрыву стажа и проблемам со средним заработком.

А если в программе два физлица для одного человека?

Это дубль, который возникает при повторном приеме. Используйте обработку «Поиск и объединение дублей» (раздел «Администрирование — Обслуживание») или штатный механизм объединения физлиц, предварительно сделав резервную копию базы. После объединения проверьте ИНН, СНИЛС и историю ФИО.

Какую дату изменения указывать при смене фамилии?

Ориентируйтесь на дату выдачи нового паспорта — с этого момента сотрудник обязан использовать новые данные в документах. Дата в свидетельстве о браке может быть раньше, но до получения паспорта старый документ остается действующим удостоверением личности.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при смене фамилии?

Нет, смена фамилии не является кадровым событием для электронной трудовой книжки. Новая фамилия отразится в персонифицированных сведениях автоматически при очередной сдаче отчетности.

Сотрудник заменил паспорт по возрасту, фамилия та же. Что делать?

Достаточно добавить новую запись в историю документов физлица через карточку сотрудника (ссылка «Личные данные»). Документ «Изменение персональных данных» в этом случае необязателен, хотя его использование тоже корректно.

Что делать, если ошибка обнаружилась после сдачи отчетов?

Определите, была ли фамилия неверной на отчетную дату. Если да — исправьте данные в программе и подайте уточненные формы (6-НДФЛ, персонифицированные сведения) за затронутые периоды. Если в отчетах всё было верно, а ошиблась только текущая запись — достаточно корректного изменения без уточненок.