Справочники и Данные · 11 мин
Как в 1С:ЗУП поменять фамилию и паспортные данные сотрудника после замужества
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП сменить фамилию и паспортные данные сотрудника после замужества, чтобы отчёты и кадровые документы были корректны.
Сотрудница вышла замуж и принесла в отдел кадров свидетельство о заключении брака и новый паспорт. Задача кадровика — отразить изменения в 1С:ЗУП так, чтобы с даты смены фамилии все новые документы, расчётные листки и отчётность формировались с актуальными данными, а история за прошлые периоды сохранилась со старой фамилией. Простое исправление фамилии в карточке сотрудника «в лоб» — распространённая ошибка: она перепишет ФИО задним числом во всех прошлых документах и сломает персонифицированную отчётность.
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого предусмотрен специальный механизм: смена фамилии оформляется с указанием даты, а история изменений ФИО и документов удостоверяющих личность хранится в регистрах сведений. Ниже разобран полный порядок действий: от получения подтверждающих документов до проверки результата в отчётах.
Инструкция актуальна для типовых конфигураций 1С:ЗУП редакции 3.1. В более ранних версиях (2.5) механика похожа, но расположение команд отличается — это оговорено в отдельном разделе.
Какие документы запросить у сотрудницы до внесения изменений
Прежде чем что-либо менять в программе, убедитесь, что у вас есть подтверждающие документы. Основание для смены фамилии — свидетельство о заключении брака (или свидетельство о перемене имени, если фамилия изменена по иной причине). Без него изменение фамилии в учётной системе неправомерно, а кадровые документы будут оформлены без законного основания.
Паспортные данные вносятся на основании нового паспорта РФ, который сотрудница получает после регистрации брака. По закону паспорт подлежит замене в течение 30 дней после смены фамилии, поэтому на практике кадровик часто сначала оформляет смену фамилии по свидетельству о браке, а паспортные данные вводит позже — когда сотрудница принесёт новый документ.
Дополнительно стоит запросить или проверить: заявление сотрудницы о смене фамилии (оформляется в произвольной форме, если этого требует локальный порядок в организации), новый СНИЛС, если он переоформлялся (номер СНИЛС при смене фамилии не меняется, меняется только само свидетельство), а также данные ИНН — сам номер тоже сохраняется, но сведения в налоговой обновляются автоматически.
Как изменить фамилию через механизм смены ФИО
Правильный способ смены фамилии в 1С:ЗУП — команда «Изменить фамилию» в карточке физического лица. Откройте справочник «Физические лица» (раздел «Кадры» или «Настройка» → «Физические лица»), найдите сотрудницу и в форме элемента нажмите кнопку «Изменить фамилию» (обычно рядом с полем ФИО или в меню «Ещё»).
В открывшейся форме укажите новую фамилию, при необходимости имя и отчество, и обязательно заполните дату изменения. Дата должна соответствовать дате регистрации брака из свидетельства или дате, с которой сотрудница считается носящей новую фамилию по заявлению. Именно от этой даты программа будет определять, какое ФИО подставлять в документы: до даты — старое, начиная с даты — новое.
После записи в карточке физлица появится актуальная фамилия, а прежняя сохранится в истории. Проверить историю можно по ссылке «История изменений ФИО» в форме физического лица — там отображаются все записи с датами. Если сотрудник работает в нескольких организациях, ведущих учёт в одной базе, изменение применится ко всем, так как физическое лицо — объект общий.
- 1Откройте справочник «Физические лица» и найдите сотрудницу
- 2Нажмите «Изменить фамилию» в карточке
- 3Введите новую фамилию и дату изменения по свидетельству о браке
- 4Запишите и проверьте историю изменений ФИО
- 5Сформируйте любой кадровый документ новой датой и убедитесь, что подставилась новая фамилия
Как ввести новые паспортные данные
Паспортные данные хранятся в карточке физического лица в разделе «Личные данные» — поле «Документ, удостоверяющий личность». Откройте карточку физлица и перейдите по ссылке «Личные данные» (в некоторых версиях — гиперссылка с текущими данными документа). В форме списка документов добавьте новую строку: вид документа «Паспорт гражданина РФ», серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения.
Важно не редактировать старую запись, а добавить новую с актуальной датой выдачи. Программа сама определит действующий документ по дате: для отчётности и печатных форм будет использоваться запись с наиболее поздней датой выдачи. Старые данные останутся в истории — это нужно, например, при формировании документов за прошлые периоды или при проверках.
Если карточка физлица в вашей конфигурации не содержит раздела личных данных (например, учёт ведётся через карточку сотрудника), откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного и перейдите по ссылке «Личные данные» — механизм тот же. В ЗУП 2.5 паспортные данные вводились на закладке «Общие» карточки физлица через поле «Документ удостоверяющий личность» с кнопкой истории.
Что изменится в документах и отчётах после смены данных
После корректной смены фамилии все новые кадровые приказы, расчётные ведомости, расчётные листки и справки формируются с новой фамилией. Документы, датированные периодом до смены фамилии, при перепечатке должны показывать старое ФИО — именно так реализована история в типовой конфигурации. Если вы видите новую фамилию в старых документах, значит, изменение было внесено прямой правкой, и это нужно исправлять.
Отдельно проверьте регламентированную отчётность. В формах 6-НДФЛ, сведениях о страховых взносах и персонифицированных сведениях о физлицах подтягивается актуальная на дату отчёта фамилия. Если отчётность за период до смены фамилии уже сдана со старой фамилией, корректировать её не требуется — смена фамилии не является основанием для уточнёнки. Новые отчёты сдаются с новой фамилией и теми же СНИЛС и ИНН.
Проверьте также синхронизацию с другими программами, если она настроена: при обмене с 1С:Бухгалтерией или выгрузке в банк (зарплатный проект) новые реквизиты должны уйти автоматически. Для зарплатного проекта банку обычно требуется отдельное уведомление о смене паспортных данных сотрудницы — уточните порядок в договоре с банком.
Как проверить результат
Отображается новая фамилия, в истории есть старая с датой
Старая фамилия отсутствует в истории — значит, правили напрямую
Подставляется новая фамилия
Подставляется старая — проверьте дату изменения ФИО
Показывает фамилию на ту дату
Показывает новую фамилию задним числом
Действующий документ — новый паспорт, старый в истории
Старая запись отредактирована вместо добавления новой
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — прямое редактирование поля ФИО. Последствия описаны выше: искажение истории и расхождение со сданной отчётностью. Если ошибка уже совершена, вернуть историю можно, только восстановив данные из резервной копии или вручную создав записи истории ФИО с корректными датами — при большом объёме документов лучше привлечь специалиста по 1С.
Вторая ошибка — неверная дата смены фамилии. Если поставить дату позже реальной, документы в промежутке будут формироваться со старой фамилией; если раньше — документы до брака уйдут с новой. Ориентируйтесь на дату регистрации брака в свидетельстве и зафиксируйте выбранную дату в заявлении сотрудницы.
Третья группа ошибок связана с дублями физических лиц. Иногда после смены фамилии пользователь не находит сотрудницу в списке и создаёт новое физлицо. Это приводит к раздвоению истории расчётов и проблемам в отчётности. Ищите сотрудницу по СНИЛС, ИНН или старой фамилии через историю, а при обнаружении дублей используйте штатную обработку поиска и объединения дублей.
Особые сценарии: смена фамилии дважды, работа по совместительству, ЗУП 2.5
Повторная смена фамилии
Если сотрудница меняет фамилию не в первый раз (развод и возврат девичьей фамилии, повторный брак), порядок действий идентичен: новая запись через «Изменить фамилию» со своей датой. История будет хранить все варианты ФИО, и документы каждого периода сформируются с корректной фамилией.
Внутреннее совместительство и несколько организаций
Физическое лицо в ЗУП едино для всех сотрудников, на него заведённых. Смена фамилии применится ко всем записям сотрудников этого физлица — и по основному месту, и по совместительству, и во всех организациях базы. Отдельно менять фамилию каждому «сотруднику» не нужно и нельзя — это создаст рассинхронизацию.
Если у вас ЗУП 2.5
В редакции 2.5 смена фамилии выполняется в карточке физического лица через кнопку «Смена фамилии» на закладке «Общие» — механизм истории тот же. Паспортные данные вводятся через поле документа с кнопкой «…» и историей. После обновления на редакцию 3.1 вся история переносится автоматически, дополнительных действий не требуется.
Как выбрать действие
FAQ
Нужно ли создавать кадровый приказ о смене фамилии в 1С:ЗУП?
Типовой документ «смена фамилии» в ЗУП отсутствует — изменение оформляется непосредственно в карточке физлица. Если локальные акты организации требуют приказ, его оформляют в произвольной форме вне программы или через шаблоны печатных форм, но в учётных данных он не создаёт отдельных записей.
Изменится ли фамилия в уже распечатанных расчётных листках прошлых месяцев?
Нет. Расчётные листки за периоды до даты смены фамилии при повторной печати покажут фамилию, действовавшую на ту дату, — при условии, что изменение внесено через механизм смены ФИО, а не прямой правкой.
Что делать, если сотрудница сменила фамилию, но продолжает работать по старому паспорту?
Фамилию в программе меняйте по свидетельству о браке без ожидания нового паспорта. Паспортные данные внесёте, когда сотрудница получит новый документ. Длительная работа со старым паспортом — вопрос комплаенса сотрудницы, но учёт фамилии это блокировать не должно.
Нужно ли подавать уточнённый 6-НДФЛ после смены фамилии сотрудницы?
Нет. Смена фамилии не является ошибкой в ранее сданной отчётности. Последующие расчёты сдаются с новой фамилией и прежними СНИЛС и ИНН — налоговый орган сопоставляет данные по этим номерам.
Как найти сотрудницу в списке, если не помню её новую фамилию?
Используйте поиск по СНИЛС или ИНН в справочнике физических лиц — эти номера не меняются. Также старую фамилию видно в истории изменений ФИО, а в списке сотрудников можно включить отбор по табельному номеру.
Повлияет ли смена фамилии на электронные больничные и обмен с ФСС?
Обмен с СФР (бывшим ФСС) идёт по СНИЛС, поэтому технических сбоев быть не должно. Однако убедитесь, что в программе фамилия обновлена до отправки проактивных данных и реестров, чтобы сведения совпадали с актуальными данными фонда.
Что важно запомнить
Фамилию меняйте только через команду «Изменить фамилию» с датой по свидетельству о браке — это сохраняет историю. Паспортные данные добавляйте новой записью, не перезаписывая старую. СНИЛС и ИНН не меняются. После внесения проверьте новый документ, документ прошлого периода и регламентированный отчёт.