Как завести номенклатуру в 1С

Номенклатура — это основной справочник в 1С, в котором хранятся товары, материалы, услуги и работы. От того, насколько правильно заполнена карточка номенклатуры, зависят корректность документов закупки и продажи, расчёт себестоимости, остатки на складах и данные отчётов. Ошибка в реквизитах на старте приводит к путанице в учёте и долгой ручной чистке справочника позже.

Инструкция ниже подходит для популярных конфигураций: «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0). Названия разделов и реквизитов могут незначительно отличаться в зависимости от конфигурации и её версии, но общая логика создания элемента одинакова.

Перед тем как заводить номенклатуру, убедитесь, что у вас есть права на запись в справочник «Номенклатура» и что в базе уже настроены вспомогательные справочники: виды номенклатуры, единицы измерения, ставки НДС и, если используется складской учёт, склады. Это избавит от ситуации, когда карточка не сохраняется из-за незаполненного обязательного поля.

Где находится справочник номенклатуры и как открыть создание элемента

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» справочник расположен в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». Также быстрый доступ есть в разделе «Закупки» или «Продажи» через ссылку «Номенклатура» в панели навигации. В «1С:Бухгалтерии 8» путь короче: «Справочники» → «Номенклатура».

Чтобы создать новый элемент, нажмите кнопку «Создать» в форме списка. В конфигурациях с разделением по видам номенклатуры программа может сразу предложить выбрать тип: товар, услуга, работа, набор, материал. От этого выбора зависит набор реквизитов карточки и поведение позиции в учёте: например, услуга не имеет складских остатков, а товар — имеет.

Если номенклатур много, удобнее сначала создать папки (группы) — кнопка «Создать группу». Группировка по категориям («Материалы», «Готовая продукция», «Услуги») упрощает поиск и не влияет на учёт, в отличие от вида номенклатуры, который влияет на счета учёта и поведение в документах.

Какие реквизиты карточки обязательны и что они означают

Минимальный набор, без которого карточку нельзя записать: наименование, вид номенклатуры, единица хранения (измерения). В торговых конфигурациях дополнительно обычно требуется ставка НДС — она подставляется в документы продажи и влияет на формирование счетов-фактур.

Наименование — это рабочее название позиции для внутреннего поиска. Поле «Наименование для печати» (или «Полное наименование») выводится в документах: счетах, накладных, УПД. Заполняйте его официально, как в договоре или прайсе поставщика, чтобы документы не приходилось править вручную.

Артикул и код заполняются автоматически или вручную. Артикул поставщика хранится не в карточке номенклатуры, а в регистре «Номенклатура контрагентов» — не пытайтесь вписать его в основной артикул, иначе при смене поставщика придётся править саму карточку.

Пошаговое создание карточки товара

Ниже — типовая последовательность для «1С:Управление торговлей 11». В «1С:Бухгалтерии» шаги аналогичны, только часть реквизитов (упаковки, характеристики) отсутствует или включается в настройках программы.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите вид номенклатуры с типом «Товар» (или создайте новый вид при необходимости).
3. 3
   Заполните наименование и наименование для печати.
4. 4
   Укажите единицу измерения (штуки, кг, упаковка) из классификатора ОКЕИ.
5. 5
   Установите ставку НДС (20%, 10%, 0% или «Без НДС»).
6. 6
   При необходимости заполните вес, объём, производителя, код ТН ВЭД (для прослеживаемых товаров).
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что позиция появилась в списке.

Единица измерения выбирается из общероссийского классификатора (ОКЕИ). Если нужной единицы нет в списке, её можно добавить по коду классификатора прямо из формы выбора. Для товаров, которые закупаются коробами, а продаются штуками, настройте упаковки с коэффициентом пересчёта — это отдельный список в карточке или в виде номенклатуры.

Если товар подлежит прослеживаемости (входит в перечень РНПТ), в карточке обязательно укажите код ТН ВЭД и признак прослеживаемости — без этого документы поступления и реализации по такой позиции будут формироваться с ошибками при отражении в учёте.

Услуги, характеристики и серии: особые сценарии

Как завести услугу

Услуга создаётся так же, но с видом номенклатуры типа «Услуга». Для неё не ведётся складской учёт: в документах не будет колонки «Склад», а остатки не формируются. Единица измерения обычно «шт», «час» или «усл. ед.». В «1С:Бухгалтерии» для услуг важно правильно заполнить счёт учёта затрат, чтобы реализация корректно закрывалась в конце месяца.

Характеристики номенклатуры

Если один товар существует в вариантах (размер, цвет, объём), не плодите отдельные карточки на каждый вариант — включите характеристики в виде номенклатуры. Тогда карточка одна, а учёт остатков и цен ведётся по каждой характеристике отдельно. Это сокращает размер справочника и упрощает отчёты.

Серии и сроки годности

Для товаров с обязательным учётом партий (продукты, медикаменты) включите серии в виде номенклатуры. Политика учёта серий задаётся на уровне вида номенклатуры и склада: «справочное указание», «управление остатками» или «учёт себестоимости по сериям». Включение серий после начала движений по товару требует корректировки остатков, поэтому решайте этот вопрос до первого поступления.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Один товар продаётся в нескольких вариантах (размер, цвет)Включите характеристики в виде номенклатуры вместо создания отдельных карточек

Позиция не хранится на складе и не имеет остатковСоздавайте вид номенклатуры с типом «Услуга»

Товар с ограниченным сроком годности или обязательным учётом партийНастройте серии до первого документа поступления

Нужно ввести сотни позиций из прайсаИспользуйте загрузку из Excel («Загрузка данных из файла») вместо ручного ввода

Установка цены и проверка результата

Сама по себе карточка номенклатуры не содержит цены — цены хранятся в регистре и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки» в зависимости от конфигурации). Создайте документ, добавьте позицию, укажите вид цены и значение, проведите документ. Цена начнёт действовать с даты документа.

В «1С:Бухгалтерии» механизм похожий: документ «Установка цен номенклатуры» находится в разделе «Склад» или «Продажи». Без установленной цены позиция в документы продажи подставится с нулевой ценой — это не ошибка программы, а следствие пустого регистра цен.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сохраняется без ошибок

Норма

После «Записать и закрыть» позиция есть в списке справочника

Тревожный признак

Программа выдаёт сообщение о незаполненных обязательных полях

Позиция подставляется в документ продажи

Норма

Выбирается из списка, подтягиваются ставка НДС и цена

Тревожный признак

Позиция не находится поиском или цена равна нулю

Остатки по товару

Норма

После проведения поступления позиция видна в отчёте «Остатки на складах»

Тревожный признак

Остатков нет — проверьте, что тип не «Услуга» и документ проведён

Печатная форма документа

Норма

В накладной выводится корректное полное наименование

Тревожный признак

Выводится сокращённое или пустое наименование — заполните поле для печати

Загрузка номенклатуры из файла и типичные ошибки

При первичном наполнении базы ручной ввод сотен позиций нерационален. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» (в УТ 11 — в форме списка номенклатуры по кнопке «Ещё», в Бухгалтерии — в разделе «Справочники»). Она принимает Excel или CSV: вы сопоставляете колонки файла реквизитам карточки, программа создаёт элементы пакетно.

Перед загрузкой приведите файл в порядок: одна строка — одна позиция, без объединённых ячеек и промежуточных итогов. Обязательные колонки — наименование и единица измерения. После загрузки выборочно откройте несколько карточек и проверьте корректность переноса ставок НДС и единиц измерения.

FAQ: частые вопросы о заведении номенклатуры

Можно ли изменить наименование номенклатуры после того, как по ней проведены документы?

Да, наименование — это просто реквизит, его можно менять в любой момент. В ранее проведённых документах отобразится новое название, так как там хранится ссылка на элемент, а не текст. Но учтите: уже распечатанные и подписанные документы останутся со старым названием.

Что делать, если в справочнике появились дубли одного товара?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «НСИ и администрирование» → «Обслуживание»). Она заменит ссылки на дубль во всех документах ссылкой на основной элемент и пометит лишний на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию базы.

Почему новая позиция не подставляется в документ с ценой?

Цена хранится отдельно от карточки. Проверьте, что создан и проведён документ «Установка цен номенклатуры» с нужным видом цен на дату не позже даты документа продажи. Также убедитесь, что вид цен в документе продажи совпадает с видом цены в установке.

Как завести товар, который закупается в коробах, а продаётся поштучно?

Базовую единицу хранения укажите «шт», а в карточке добавьте упаковку «короб» с коэффициентом пересчёта (сколько штук в коробе). Тогда в документах закупки можно выбирать короба, а остатки и продажи будут учитываться в штуках.

Нужно ли заполнять штрихкод вручную?

Штрихкод можно ввести вручную в карточке или отсканировать сканером в соответствующее поле. Если у товара нет заводского штрихкода, программа может сгенерировать внутренний в формате EAN-13 с префиксом организации — это нужно для печати этикеток и работы со сканером.

Можно ли ограничить доступ сотрудников к изменению номенклатуры?

Да, права на создание и изменение справочника настраиваются через профили групп доступа в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройки пользователей и прав». Можно оставить менеджерам только просмотр, а право создания дать ответственному за ведение НСИ — это снижает риск дублей и ошибок.