Справочники и Данные · 10 мин
Как в 1С заполнить иностранного контрагента
Как завести и заполнить карточку иностранного контрагента в 1С: страна регистрации, ИНН/КПП, счета, договоры ВЭД и проверка ошибок в отчётности.
Иностранный контрагент в 1С создаётся в том же справочнике «Контрагенты», что и российская организация, но заполняется по другим правилам: у зарубежной компании нет российского ИНН и КПП, адрес указывается по месту регистрации за рубежом, а валюта расчётов и реквизиты договора зависят от условий контракта. Если заполнить карточку «по аналогии» с российским поставщиком, программа не сможет корректно сформировать документы ВЭД, валютные платежи и отчётность.
Ниже разобрано, какие данные подготовить заранее, как пошагово создать карточку в типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:ERP, 1С:Управление торговлей), как оформить договор и банковский счёт в валюте и какие ошибки чаще всего приводят к проблемам с НДС, валютным контролем и отчётностью.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.3. Названия полей в вашей версии могут немного отличаться, но логика заполнения одинакова.
Какие данные подготовить до создания карточки
До начала работы в программе соберите сведения из контракта, инвойса или карточки компании, которую прислал партнёр. Минимальный набор: полное наименование компании на языке контракта, страна регистрации, юридический адрес, регистрационный или налоговый номер в стране регистрации (если применяется), банковские реквизиты для валютных платежей (SWIFT, IBAN или номер счёта, наименование банка).
Если контрагент — физическое лицо или самозанятый из другой страны, потребуется ФИО, страна, адрес и реквизиты для перевода. Для контрактов с резидентами ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) дополнительно понадобится налоговый номер партнёра — он используется при импорте для заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Откройте справочник «Страны мира» и убедитесь, что страна подобрана из классификатора, а не введена вручную
Уточните номер в стране регистрации: VAT number, Tax ID, УНП и т. п.
Сверьте валюту в контракте и валюту банковского счёта партнёра — они должны совпадать
Проверьте реквизиты по официальному письму партнёра, а не по телефону
Как создать карточку иностранного контрагента
Откройте раздел «Справочники» (или «Покупки» / «Продажи») → «Контрагенты» и нажмите «Создать». В форме нового контрагента выберите вид «Юридическое лицо» и установите страну регистрации — в типовых конфигурациях для этого есть переключатель или поле «Страна регистрации». После выбора иностранного государства набор полей изменится: поля ИНН и КПП будут скрыты или заменены на поля для зарубежных идентификаторов.
Заполните наименование так, как оно указано в контракте, — обычно латиницей. Не переводите название самостоятельно и не добавляйте русскую транскрипцию в полное наименование: оно попадёт в платёжные поручения, таможенные и банковские документы, где расхождение с контрактом вызовет вопросы. При необходимости русское название укажите в комментарии или дополнительном поле.
- 1Откройте «Справочники» → «Контрагенты» → «Создать»
- 2Выберите вид «Юридическое лицо» и укажите страну регистрации из классификатора
- 3Введите наименование на языке контракта без сокращений и перевода
- 4Заполните регистрационный и налоговый номер страны регистрации (при наличии)
- 5Укажите юридический адрес за рубежом в поле адреса
- 6Добавьте банковский счёт в валюте с SWIFT и реквизитами банка
- 7Запишите карточку и проверьте отсутствие дублей поиском по наименованию
Как заполнить регистрационные и налоговые номера
У иностранной компании нет российских ИНН и КПП, и эти поля должны остаться пустыми. Вместо них в карточке предусмотрены поля «Регистрационный номер» и «Налоговый номер» (в некоторых конфигурациях — «Налоговый номер в стране регистрации»). Сюда вносят идентификаторы, присвоенные партнёру в его стране: для ЕС это VAT number, для Беларуси — УНП, для Казахстана — БИН, для США — EIN и т. д.
Не вписывайте в эти поля вымышленные значения вроде «000000000» или «нет ИНН»: пустое поле программа обрабатывает корректно, а фиктивный номер может попасть в отчётность и вызвать вопросы. Если налоговый номер у партнёра отсутствует в принципе (такое бывает у компаний из ряда юрисдикций), оставьте поле незаполненным.
Как указать адрес и страну регистрации
Страну выбирайте только из классификатора стран мира (ОКСМ), а не вводите текстом — от этого зависит корректность статистической отчётности, заявлений о ввозе товаров из ЕАЭС и документов валютного контроля. Если нужной страны нет в списке, обновите классификатор через настройки программы, а не создавайте элемент вручную с произвольным кодом.
Адрес укажите в поле «Юридический адрес» (или «Адрес регистрации») в свободной форме, как он записан в контракте — обычно латиницей: улица, город, индекс, страна. Точность здесь важна для таможенного оформления и банковских переводов: банк сверяет адрес получателя с данными платёжного поручения.
Как оформить договор и банковский счёт в валюте
Договор с иностранным контрагентом создаётся из карточки контрагента по ссылке «Договоры» → «Создать». Ключевые настройки: вид договора («С поставщиком» или «С покупателем»), валюта расчётов (USD, EUR, CNY и др.) и, если поле доступно, признак внешнеэкономической деятельности. Валюту договора менять после проведения документов нельзя — ошибка потребует создания нового договора и перепроведения цепочки.
Банковский счёт партнёра добавьте в карточке контрагента: укажите валюту счёта, номер счёта (или IBAN), SWIFT-код банка и наименование банка. Эти данные подставляются в платёжные поручения на валютный перевод. Если расчёты идут через банк-корреспондент, реквизиты корреспондента обычно указываются в платёжном документе, а не в карточке контрагента.
Как проверить результат и где проявляются ошибки
После заполнения создайте тестовый документ — например, «Поступление товаров и услуг» по этому контрагенту — и проверьте, что программа корректно пересчитывает валютную сумму в рубли по курсу, а в печатных формах отображаются наименование и адрес партнёра без искажений. Для импорта из ЕАЭС дополнительно проверьте, что заявление о ввозе товаров формируется с правильной страной и налоговым номером продавца.
Признаки неправильно заполненной карточки: ошибки валютного контроля в банке (несовпадение наименования или адреса с контрактом), невозможность выбрать договор в документе (не та валюта или вид договора), предупреждения при заполнении декларации по НДС по импорту, дубли в отчётах по расчётам с контрагентами.
Как проверить результат
Страна выбрана из классификатора, код ОКСМ заполнен
Страна введена вручную текстом или отсутствует
Поля пустые, заполнены зарубежные идентификаторы
В ИНН стоят нули или произвольные цифры
Валюта совпадает с контрактом, вид договора корректный
Валюта рубли при валютном контракте
Пересчёт в рубли по курсу, корректные печатные формы
Ошибки курса, пустые реквизиты в печати
Особые случаи: ЕАЭС, физлица, посредники
Контрагенты из стран ЕАЭС
Партнёры из Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии оформляются так же, как другие иностранные контрагенты, но налоговый номер (УНП, БИН, ИНН) обязателен: без него не сформировать заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, а это грозит отказом в вычете НДС.
Иностранное физическое лицо
Для физлица выберите вид «Физическое лицо» и укажите страну. Поля регистрационного номера обычно остаются пустыми. Учтите, что выплаты иностранным физлицам могут облагаться НДФЛ по правилам для нерезидентов — настройки налога задаются в документах начисления, а не в карточке контрагента.
Оплата через третьих лиц
Если контракт заключён с одной компанией, а оплату просят направить другой, в 1С контрагентом всё равно остаётся сторона контракта. Платёж третьему лицу оформляется на основании письма о переуступке или поручения, и такие операции требуют согласования с банком в рамках валютного контроля.
Что важно запомнить
Иностранный контрагент — это контрагент с указанной страной регистрации, без российского ИНН/КПП, с наименованием на языке контракта, зарубежными идентификаторами, валютным договором и валютным банковским счётом. Проверяйте страну по классификатору, валюту договора до проведения документов и реквизиты по официальным каналам.
Частые вопросы
Что указывать в поле ИНН, если у иностранной компании его нет?
Ничего — поле должно остаться пустым. Для иностранных контрагентов отсутствие российского ИНН является нормой, и программа корректно обрабатывает такие карточки. Идентификаторы страны регистрации вносятся в отдельные поля «Налоговый номер» и «Регистрационный номер».
Можно ли расчёты с иностранным контрагентом вести в рублях?
Да, если контракт предусматривает рублёвые расчёты. В этом случае договор создаётся в рублях, а счёт партнёра указывается в российском банке или в банке страны, допускающей рублёвые переводы. Сама карточка контрагента при этом остаётся «иностранной» — с указанием страны регистрации.
Как исправить валюту договора, если документы уже проведены?
Валюту существующего договора с проведёнными документами изменить нельзя. Корректный путь: создать новый договор с нужной валютой, пометить ошибочный на удаление или закрыть его, а документы перепривязать к новому договору с перепроведением. Перед этим сделайте резервную копию базы.
Нужно ли заполнять КПП у иностранного поставщика?
Нет. КПП — чисто российский реквизит, присваиваемый налоговыми органами РФ. У зарубежной компании его не существует, поле остаётся пустым и в документах не заполняется.
Чем отличается контрагент-нерезидент от обособленного подразделения иностранной компании в России?
Если иностранная компания зарегистрировала в России постоянное представительство или филиал, оно получает российские ИНН и КПП. Тогда карточка заполняется как для российского юрлица: с ИНН, КПП и российским адресом. Признак «нерезидент» применяется только к компаниям без российской налоговой регистрации.
Где взять SWIFT и IBAN партнёра и как их проверить?
Реквизиты запрашиваются у самого контрагента официальным письмом или указаны в контракте. Проверить их можно по формату: SWIFT состоит из 8 или 11 символов, IBAN начинается с кода страны и имеет фиксированную длину для каждой страны. Окончательную проверку реквизитов выполняет банк при проведении валютного платежа.