Справочники и Данные · 10 мин
Как завести контрагента из Беларуси в 1С
Как забить контрагента из Беларуси в 1С: УНП вместо ИНН, настройка страны, валюта договора, НДС при импорте и экспорте, проверка данных и типичные ошибки.
Контрагент из Республики Беларусь заводится в 1С почти так же, как российский, но есть ряд отличий: вместо ИНН используется УНП (учётный номер плательщика), страна регистрации должна быть Беларусью, а договор обычно заключается в валюте с особыми условиями расчётов и налогообложения. Если пропустить эти настройки, потом придётся вручную исправлять документы, декларацию по НДС и отчётность по косвенным налогам в рамках ЕАЭС.
Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия кнопок и расположение полей могут немного отличаться, но логика заполнения везде одинаковая.
Что понадобится перед заведением контрагента
Прежде чем открывать карточку контрагента, соберите реквизиты белорусской компании. Минимальный набор: полное и сокращённое наименование организации, УНП (учётный номер плательщика — 9 цифр), юридический и почтовый адрес, банковские реквизиты (IBAN-счёт, BIC банка), а также данные договора: номер, дата, валюта и предмет.
Источником реквизитов обычно служит карточка партнёра, которую присылает сама белорусская компания, либо данные из договора. Дополнительно УНП можно проверить на портале Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь — там доступен бесплатный поиск по госреестру плательщиков. Это защитит от ошибок в номере и от работы с недействующей организацией.
Также заранее определите роль контрагента: поставщик (вы импортируете товар в РФ) или покупатель (вы экспортируете в Беларусь). От этого зависят дальнейшие настройки НДС и отчётности — заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов оформляется только при импорте.
Проверка УНП белорусского партнёра
УНП — аналог российского ИНН, состоит из 9 цифр. Автоматическая проверка по сервису ФНС в 1С для него не работает: кнопка «Заполнить по ИНН» и веб-сервис 1С:Контрагент обращаются только к российским базам ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Поэтому данные придётся вводить вручную.
Рекомендуемый порядок проверки: откройте реестр плательщиков на сайте МНС Беларуси, введите УНП и сверьте наименование, адрес и статус организации. Если реестр показывает, что плательщик исключён или находится в процессе ликвидации, — это повод запросить у партнёра актуальные документы до заключения сделки.
Создание карточки контрагента
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» (в УТ 11 и КА — «НСИ и администрирование» → «Контрагенты», в некоторых конфигурациях — «Продажи»/«Закупки» → «Контрагенты»). Нажмите «Создать». В форме нового контрагента выполните следующие действия.
- 1Выберите вид контрагента «Юридическое лицо» и укажите страну регистрации «Беларусь (Республика Беларусь)»
- 2Введите полное и сокращённое наименование вручную — автозаполнение для иностранных компаний недоступно
- 3В поле ИНН введите УНП (9 цифр), поле КПП оставьте пустым — в Беларуси этого реквизита нет
- 4Заполните юридический и фактический адрес вручную или по классификатору, если он подставляет белорусские адреса
- 5Добавьте банковский счёт: укажите номер счёта в формате IBAN, банк и BIC (SWIFT-код)
- 6Сохраните карточку и проверьте, что страна регистрации подтянулась во все связанные поля
После указания страны «Беларусь» программа перестроит форму: поле КПП станет необязательным или скроется, а контроль формата ИНН изменится под 9-значный УНП. Если конфигурация всё равно ругается на формат ИНН, проверьте, действительно ли выбрана страна, — чаще всего ошибка именно в этом.
Наименование вносите точно так, как оно указано в договоре, включая организационно-правовую форму (ООО, ОАО, УП и т.д.). Это важно для первичных документов и для заявления о ввозе товаров: расхождение в названии между договором, счётом и карточкой контрагента вызывает вопросы при проверках.
Настройка договора и валюты расчётов
Договор с белорусским контрагентом создаётся в карточке контрагента на вкладке «Договоры». Ключевые параметры: вид договора («С поставщиком» или «С покупателем»), валюта расчётов и тип цен. Расчёты с резидентами Беларуси обычно ведутся в белорусских рублях (BYN), российских рублях, долларах США или евро — валюта фиксируется в договоре.
Если договор в валюте, убедитесь, что в программе настроен учёт в валюте и у контрагента корректно работает переоценка валютных остатков. В 1С:Бухгалтерии для этого должен быть включён функциональный опцион «Расчёты в валюте и у.е.», а валюта BYN должна присутствовать в справочнике валют с загруженными курсами. Курсы BYN к рублю загружаются автоматически вместе с остальными валютами при настроенной загрузке с сайта ЦБ.
Сравнение вариантов валюты договора
Типичный вариант для белорусских поставщиков. Требует загрузки курсов BYN и переоценки задолженности на каждую отчётную дату.
Упрощает учёт: переоценки нет. Подходит, если партнёр согласен на рублёвые цены и расчёты.
Часто используется как валюта цены при оплате в BYN или RUB по курсу. Требует аккуратной настройки порядка пересчёта в договоре.
Настройки НДС для импорта и экспорта
Главное отличие работы с Беларусью — порядок учёта НДС. При импорте товаров из Беларуси (вы покупатель) НДС уплачивается в российскую налоговую инспекцию: в 1С:Бухгалтерии на основании поступления создаётся документ «Заявление о ввозе товаров», а сам налог отражается в декларации по НДС в специальном разделе. Без заявления с отметкой налоговой вычет по «ввозному» НДС не принимается.
При экспорте в Беларусь (вы продавец) применяется ставка НДС 0%, которую нужно подтвердить пакетом документов: договор, транспортные и товаросопроводительные документы, а также заявление о ввозе от белорусского покупателя с отметкой его налогового органа. В программе для этого используется документ «Подтверждение нулевой ставки НДС».
В карточке договора и в документах следите за полем «НДС»: для отгрузок в Беларусь ставка должна быть «НДС 0%» (экспорт), а не «Без НДС» — это принципиально разные операции для отчётности. Для поступлений из Беларуси в документе поставщика НДС обычно указывается «Без НДС», а ввозной налог начисляется отдельно через заявление о ввозе.
Банковские реквизиты и платежи
Банковский счёт белорусского контрагента заводится в его карточке на вкладке «Банковские счета». Укажите номер счёта — у белорусских банков он в формате IBAN (начинается с BY, далее цифры и буквы), выберите или создайте банк с корректным BIC (SWIFT). Валюта счёта должна соответствовать валюте договора.
Оплата иностранному поставщику оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Учтите, что расчёты с нерезидентами попадают под валютный контроль: банк может запросить договор и документы по сделке, а в 1С для таких операций ведётся учёт по валютным счетам (52, 57 и др.). Убедитесь, что ваш расчётный счёт в программе настроен для валютных операций, если платите не в рублях.
При оплате в валюте программа пересчитает сумму в рубли по курсу ЦБ на дату платежа, а разница между курсом оплаты и курсом поступления отразится как курсовая. Это нормальная механика, но она работает корректно только при актуальных загруженных курсах валют.
Проверка результата и первые документы
После заведения контрагента создайте тестовый или первый реальный документ — поступление или реализацию — и проверьте ключевые точки. Правильно настроенная связка «контрагент + договор» даёт корректные проводки, правильную ставку НДС и попадание операции в нужные разделы отчётности.
Как проверить результат
Указана «Беларусь», УНП 9 цифр, КПП пустое
Страна «Россия», программа требует 10/12-значный ИНН
Ставка «НДС 0%», доступно подтверждение нулевой ставки
Ставка «Без НДС» или 20%, операция не попадает в раздел экспорта
Можно создать заявление о ввозе товаров на основании поступления
Документ «Заявление о ввозе» недоступен или не заполняется
Курс BYN загружается, задолженность переоценивается
Курса BYN нет в справочнике, суммы в рублях не пересчитываются
Если какой-то из пунктов не сходится, вернитесь к карточке контрагента и договора: в 90% случаев причина в неправильной стране регистрации, неверном виде договора или отключённой функциональности валютного учёта.
Частые вопросы о контрагентах из Беларуси
Почему 1С не заполняет контрагента автоматически по УНП?
Сервис автозаполнения в 1С работает только с российскими реестрами ЕГРЮЛ и ЕГРИП через ИНН. Белорусский УНП в этих базах отсутствует, поэтому наименование, адрес и реквизиты нужно вносить вручную по данным договора или карточки партнёра, предварительно сверив их с реестром МНС Беларуси.
Что указывать в поле КПП для белорусской компании?
Ничего. КПП — чисто российский реквизит, у белорусских организаций его нет. Если страна регистрации указана правильно, программа не будет требовать заполнения КПП. Если поле обязательное и не даёт сохранить карточку — проверьте, что выбрана страна «Беларусь».
Нужно ли оформлять ГТД при импорте товаров из Беларуси?
Нет. Беларусь входит в ЕАЭС, таможенной декларации при ввозе нет. Вместо ГТД оформляется заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, а НДС уплачивается в свою налоговую инспекцию. В 1С для этого предусмотрен отдельный документ «Заявление о ввозе товаров».
Какую ставку НДС ставить при продаже товара в Беларусь?
Ставку «НДС 0%» как при экспорте в страны ЕАЭС. Нулевую ставку нужно подтвердить: собрать договор, транспортные документы и заявление о ввозе от покупателя с отметкой его налоговой. Если подтверждение не собрано в установленный срок, НДС придётся начислить по обычной ставке.
Можно ли работать с белорусским ИП, и чем он отличается в 1С?
Можно. В карточке контрагента выберите вид «Индивидуальный предприниматель», страну «Беларусь» и укажите УНП. Отличий в механике расчётов и НДС нет — действуют те же правила ЕАЭС. Проверить статус ИП можно через тот же реестр МНС Беларуси.
Что делать, если курс BYN не загружается в программу?
Проверьте, что валюта BYN есть в справочнике валют и у неё включена загрузка курсов из интернета. Если загрузка по расписанию не настроена, обновите курсы вручную через «Справочники» → «Валюты» → «Загрузить курсы валют». Без актуального курса валютные документы будут считаться некорректно.
Что важно запомнить
Белорусский контрагент заводится вручную: страна «Беларусь», УНП вместо ИНН, пустой КПП, банковский счёт в формате IBAN. Ключевые отличия от российских партнёров — валюта договора с переоценкой и особый порядок НДС: заявление о ввозе при импорте и подтверждение нулевой ставки при экспорте. Проверяйте УНП по реестру МНС Беларуси до первой оплаты.