Как выгрузить справочник из 1С в Excel

Выгрузка справочника из 1С в Excel — типовая задача: номенклатуру отправляют поставщику, контрагентов передают в отдел продаж, сотрудников сверяют с кадровыми данными. Во всех актуальных конфигурациях (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, ERP, Управление нашей фирмой) есть штатные способы получить таблицу Excel без программирования и без сторонних утилит.

Главное — понимать, что в 1С нет единой кнопки «выгрузить справочник». Есть несколько механизмов с разными возможностями: вывод списка в табличный документ, сохранение любой таблицы в файл, универсальные обработки обмена и выгрузка через встроенный язык. Выбор зависит от того, нужны ли все реквизиты, иерархия, помеченные на удаление элементы или только видимый список.

Ниже разобраны все рабочие способы с точными действиями, ограничения каждого и способы проверить, что в файл попали именно те данные, что нужны.

Какие справочники можно выгрузить и что важно учесть заранее

Описанные способы работают для любого справочника: «Номенклатура», «Контрагенты», «Физические лица», «Сотрудники», «Склады», «Единицы измерения» и пользовательских справочников, добавленных при доработке конфигурации. Различий в механизме нет — отличается только состав реквизитов.

Перед выгрузкой определите три вещи. Первое: нужны ли все элементы или только часть — тогда сначала настройте отбор в списке. Второе: какие колонки нужны в файле — стандартный «Вывод списка» берёт только те реквизиты, что вы отметите. Третье: нужна ли иерархия (папки и группы) — не все способы её сохраняют.

Отдельно проверьте права: если у пользователя нет права просмотра части данных (например, персональных данных контрагентов), в файл попадут пустые или урезанные значения, и внешне это может выглядеть как ошибка выгрузки.

Способ 1. Вывод списка через «Ещё → Вывести список»

Это основной штатный способ в управляемых формах, он доступен в типовых конфигурациях на платформе 8.3. Подходит, когда нужен список элементов с выбранным набором колонок.

Порядок действий. Откройте нужный справочник, например «Номенклатура». Если нужна только часть данных, настройте отбор через «Ещё → Настроить список» — например, по группе, виду номенклатуры или признаку «не помечен на удаление». Затем нажмите «Ещё → Вывести список». В открывшемся окне отметьте флажками реквизиты, которые должны попасть в файл: наименование, артикул, код, единица измерения и другие. Нажмите «ОК» — 1С сформирует табличный документ.

Табличный документ остаётся сохранить: «Файл → Сохранить как» (или «Сохранить копию»), в поле «Тип файла» выберите «Лист Excel (.xlsx)» или «Документ Excel 97 (.xls)». Укажите папку и имя файла. После сохранения откройте файл и проверьте количество строк и содержимое колонок.

1. 1
   Откройте список справочника и при необходимости настройте отбор через «Ещё → Настроить список»
2. 2
   Нажмите «Ещё → Вывести список» и отметьте нужные колонки
3. 3
   Нажмите «ОК» и дождитесь формирования табличного документа
4. 4
   Сохраните документ через «Файл → Сохранить как» в формате XLSX
5. 5
   Откройте файл и сверьте количество строк с количеством элементов в списке 1С

Ограничения способа: в выборке доступны не все реквизиты справочника, а только те, что конфигурация разрешила выводить; иерархия групп в файл не попадает; табличные части элемента (например, несколько телефонов контрагента) выводятся не всегда.

Способ 2. Сохранение уже открытой таблицы или отчёта

Если данные уже представлены в виде таблицы — например, вы сформировали отчёт «Остатки товаров» или открыли список в виде табличного документа — сохранение в Excel делается напрямую, без промежуточных настроек. Выделите нужную область или весь документ и используйте «Файл → Сохранить как» с типом XLSX.

Этот путь удобен, когда нужен не сам справочник, а справочник вместе с вычисляемыми данными: ценами, остатками, оборотами. Сформируйте подходящий отчёт, настройте группировки и сохраните результат — структура отчёта сохранится в файле, включая итоги и заголовки групп.

Учтите, что при копировании через буфер обмена (Ctrl+C → вставка в Excel) форматирование и типы данных могут исказиться: коды с ведущими нулями превратятся в числа, а длинные артикулы — в экспоненциальную запись. Сохранение через «Сохранить как» надёжнее, но и там перед работой с файлом проверьте колонки с кодами.

Способ 3. Выгрузка всех реквизитов через универсальные обработки

Когда нужны все реквизиты справочника, включая те, что не выводятся в список, используют универсальные обработки. В составе типовых конфигураций и на диске ИТС есть обработка «Универсальный обмен данными в формате XML», а также обработки вида «Выгрузка данных в табличный документ / Excel», которые часто добавляют в раздел «Администрирование» или «Сервис» при внедрении.

Общая логика такая: открываете обработку через «Файл → Открыть», выбираете объект метаданных — нужный справочник, отмечаете выгружаемые реквизиты (или все сразу), при необходимости задаёте отбор, и запускаете выгрузку. Результат — либо сразу файл Excel, либо табличный документ, который сохраняется в XLSX описанным выше способом.

Выгрузка через XML с последующим открытием в Excel

Если обработки выдают только XML, файл можно открыть напрямую в Excel: программа предложит открыть его как XML-таблицу. Это рабочий вариант для простых плоских структур, но для сложных XML с вложенными узлами результат потребует ручной доработки. Для передачи данных между базами 1С XML подходит лучше, для анализа в Excel — хуже, чем прямая выгрузка в таблицу.

Способ 4. Выгрузка через консоль запросов или встроенный язык

Для разработчиков и продвинутых пользователей есть вариант с консолью запросов: сформировать запрос к справочнику с любыми полями, соединениями и условиями, вывести результат в табличный документ и сохранить в Excel. Это единственный способ получить в одном файле, например, номенклатуру вместе с наименованием группы верхнего уровня и данными из связанных регистров сведений.

Программно табличный документ сохраняется одной строкой: метод ТабличныйДокумент.Записать() с типом файла ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX. Это удобно для регулярных выгрузок по расписанию — код оформляется в регламентное задание или внешнюю обработку.

ТабДок.Записать("C:\Выгрузки\Номенклатура.xlsx", ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

Программный способ выполняйте только в копии базы или под контролем специалиста: ошибка в коде не испортит данные при простой выгрузке, но неосторожные доработки обработок иногда содержат и записывающие операции.

Как выгрузить справочник с иерархией и помеченными на удаление

Стандартный «Вывод списка» передаёт плоский список. Чтобы сохранить структуру папок, есть два подхода. Первый: выводить список с включённым режимом «Дерево» и добавить в выводимые поля реквизит «Родитель» — тогда в Excel можно восстановить иерархию фильтрами или сводной таблицей. Второй: использовать отчёт СКД или консоль запросов с итогами по иерархии.

Помеченные на удаление элементы по умолчанию часто скрыты отборами. Если они нужны (например, для полной сверки), снимите отбор по пометке удаления в настройках списка или явно добавьте условие в запросе. Если, наоборот, нужен «чистый» справочник, перед выгрузкой убедитесь, что помеченные объекты исключены — иначе получатель файла получит лишние строки.

Как проверить, что выгрузка прошла корректно

После сохранения файла выполните три проверки. Сначала сравните количество строк: в форме списка 1С можно вывести общее количество элементов, в Excel — посмотреть номер последней заполненной строки с учётом шапки. Затем выборочно сверьте 5–10 элементов: откройте карточку в 1С и найдите её строку в файле, сопоставьте код, наименование и пару ключевых реквизитов.

Наконец, проверьте типы данных в критичных колонках: коды и артикулы должны остаться текстом, даты — датами, числовые реквизиты — числами без округления. Если файл будет использоваться для обратной загрузки в 1С или другую систему, особенно важно, чтобы коды не потеряли ведущие нули.

Частые вопросы