Справочники и Данные · 9 мин
Как выгрузить контакты клиентов из 1С
Как выгрузить контакты клиентов из 1С: стандартная обработка, выгрузка из справочника, отчёты и обмен через Excel. Пошаговые инструкции для разных конфигураций.
Контакты клиентов в 1С хранятся в справочниках «Контрагенты» и «Партнеры» вместе с контактной информацией: телефонами, адресами электронной почты, юридическими и фактическими адресами. Способ выгрузки зависит от конфигурации (Управление торговлей, Бухгалтерия, Комплексная автоматизация, УНФ), объёма данных и того, в каком формате нужен результат — Excel, CSV, vCard или файл для загрузки в CRM.
В большинстве типовых конфигураций задача решается без программирования: есть встроенные обработки выгрузки, универсальный отчёт и возможность выгрузить табличный документ. Ниже разобраны рабочие способы с указанием ограничений каждого.
Где в 1С хранятся контакты клиентов
Перед выгрузкой важно понять структуру хранения. Сами клиенты — это элементы справочника «Контрагенты» (в торговых конфигурациях также «Партнеры»). Телефоны, email и адреса хранятся отдельно — в табличной части «Контактная информация» или в регистре сведений, в зависимости от конфигурации.
Именно поэтому простое копирование списка контрагентов не даст телефонов и почты: контактные данные нужно выводить отдельными полями. Это главная причина, почему «просто выгрузить справочник» не работает.
Также учтите: один контрагент может иметь несколько телефонов и адресов разных видов (юридический, фактический, для корреспонденции). При выгрузке решите заранее, нужны все виды контактов или только основные.
Способ 1: выгрузка через универсальный отчёт
Самый гибкий способ, доступный в конфигурациях на управляемых формах (УТ 11, КА 2, ERP, БП 3.0 в ограниченном виде). Откройте раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт», выберите тип объекта «Справочник» и объект «Контрагенты».
В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Расширенный» режим) добавьте поля: «Наименование», «ИНН», а из группы контактной информации — «Телефон», «E-mail», «Адрес». Состав доступных полей зависит от конфигурации: в УТ 11 контактные поля доступны напрямую, в других конфигурациях может потребоваться отбор по виду контактной информации.
Сформируйте отчёт и сохраните его через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel (XLSX) или CSV. Полученный файл можно открыть в Excel, отфильтровать и передать в другую систему.
- 1Откройте Отчёты → Универсальный отчёт, выберите справочник Контрагенты
- 2В настройках добавьте поля: Наименование, ИНН, Телефон, E-mail
- 3При необходимости задайте отбор по группе клиентов или виду контактов
- 4Сформируйте отчёт и проверьте, что контакты заполнены
- 5Сохраните результат через Файл → Сохранить как в формате XLSX или CSV
Способ 2: выгрузка списка справочника в табличный документ
Если нужны только наименования и реквизиты без сложных настроек, откройте список контрагентов и используйте команду «Вывести список» (в управляемых формах — «Ещё» → «Вывести список», в обычных — кнопка вывода списка на панели).
В диалоге отметьте нужные колонки. Важный нюанс: в список можно добавить поля контактной информации, если конфигурация их показывает в списке (например, основной телефон и email в УТ 11). Если таких полей нет — этот способ даст только реквизиты, и для контактов придётся использовать отчёт.
Результат откроется как табличный документ, который сохраняется в Excel, CSV, ODS или HTML. Способ подходит для разовой выгрузки небольшого объёма.
Способ 3: обработка «Универсальный обмен данными в формате XML»
Для переноса контрагентов вместе с контактами в другую базу 1С используется типовая обработка выгрузки/загрузки данных. Она входит в поставку большинства конфигураций или доступна отдельно для управляемых и обычных приложений.
В обработке выберите правила обмена для своей конфигурации, отметьте объект «Контрагенты» и при необходимости установите отбор по папке или условию. Обработка выгрузит данные в XML-файл, который загружается в целевую базу той же обработкой в режиме загрузки.
Этот способ не подходит для передачи контактов в Excel или стороннюю CRM: XML-файл предназначен для загрузки в 1С, а не для чтения человеком.
Сравнение способов выгрузки
Подходит для выгрузки в Excel/CSV с гибким набором полей. Ограничение: состав полей контактной информации зависит от конфигурации.
Самый быстрый для реквизитов и основных контактов. Ограничение: не все поля телефонов и email доступны в списке.
Для переноса между базами 1С с полной структурой данных. Ограничение: файл не читается в Excel, нужна вторая база 1С.
Для нестандартных форматов (vCard, выгрузка в CRM по API). Ограничение: требует разработчика и тестирования.
Способ 4: выгрузка из карточек и через поиск по списку
Когда нужны контакты небольшой группы клиентов, проще не строить отчёт, а отобрать записи в списке. Установите отбор по группе контрагентов, ответственному менеджеру или признаку, затем выведите список с нужными колонками.
В некоторых конфигурациях (например, УНФ) есть штатные команды обмена контактами с внешними сервисами и выгрузки в файл прямо из карточки или списка. Проверьте меню «Ещё» в списке контрагентов — часто там скрыты команды печати и выгрузки.
Проверка результата и типичные проблемы
После выгрузки откройте файл и убедитесь, что количество строк соответствует количеству клиентов в отборе, телефоны и email заполнены там, где они введены в карточках, а кириллица в CSV отображается корректно.
Частая проблема с CSV — «кракозябры» вместо русских букв при открытии в Excel. Причина — несовпадение кодировки. Решение: сохраняйте в XLSX вместо CSV либо открывайте CSV через импорт данных в Excel с выбором кодировки UTF-8.
Вторая типичная ситуация: у части клиентов контакты пустые. Проверьте, не заведены ли телефоны у «Партнёра», а не у «Контрагента» (в УТ 11 это разные справочники), и не хранятся ли контакты у контактных лиц, а не у самой организации.
Ограничения прав и безопасность данных
Выгрузка контактов требует прав на чтение справочника контрагентов и контактной информации. Если кнопки выгрузки неактивны или отчёт показывает пустой результат при заведомо заполненных данных — проверьте настройки прав и ограничения доступа на уровне записей (RLS), их настраивает администратор.
Файл с телефонами и email клиентов — это персональные данные. Передавайте его только по защищённым каналам, ограничьте круг получателей и удаляйте копии после использования. Не выгружайте данные на личные устройства и внешние облака без согласования с ответственным за защиту данных в организации.
Как проверить результат выгрузки
Совпадает с числом клиентов в отборе списка
Строк заметно меньше или больше — проверьте отбор и дубли
Контакты заполнены у тех клиентов, где они введены в карточках
Пустые колонки при заполненных карточках — не выведены поля контактной информации
Русские наименования читаются в Excel
Нечитаемые символы — неверная кодировка CSV
Номера сохранены полностью, с кодом
Номера обрезаны или преобразованы в числа с потерей ведущих символов
Частые вопросы
Можно ли выгрузить контакты в формате vCard для импорта в телефон?
Штатной выгрузки в vCard в большинстве типовых конфигураций нет. Варианты: выгрузить в Excel и сконвертировать в vCard сторонним инструментом, либо заказать разработчику простую внешнюю обработку, формирующую VCF-файл из справочника контрагентов.
Почему в выгрузке нет телефонов, хотя в карточках они есть?
Телефоны относятся к контактной информации, а не к основным реквизитам. В отчёте или списке нужно явно добавить поля «Телефон» и «E-mail» из группы контактной информации. Также проверьте, не заведены ли контакты у партнёра или контактного лица вместо самого контрагента.
Как выгрузить контакты только одной группы клиентов?
Установите отбор в списке контрагентов по нужной группе (папке) или добавьте отбор в настройках универсального отчёта. После этого выводите список или формируйте отчёт — в файл попадут только отобранные записи.
Чем отличается выгрузка в Excel от выгрузки в CSV?
XLSX сохраняет форматирование и не имеет проблем с кодировкой, поэтому предпочтителен для просмотра и ручной обработки. CSV — текстовый формат для загрузки в другие системы, но требует правильного выбора кодировки (обычно UTF-8) и разделителя при открытии.
Как перенести контакты клиентов из одной базы 1С в другую?
Используйте типовую обработку «Универсальный обмен данными в формате XML» с правилами для вашей конфигурации: выгрузите контрагентов в файл из исходной базы и загрузите в целевую. Для перехода между разными конфигурациями (например, из УПП в ERP) используются специальные правила конвертации, поставляемые с конфигурацией.
Нужны ли особые права для выгрузки контактов?
Достаточно прав на чтение справочника контрагентов и контактной информации — они обычно есть у менеджеров по продажам. Если доступ ограничен на уровне записей, выгрузятся только разрешённые вам клиенты. Расширение прав выполняет администратор системы.
Что важно запомнить
Контакты клиентов хранятся отдельно от реквизитов контрагентов, поэтому их нужно выводить специальными полями. Для разовой выгрузки в Excel используйте универсальный отчёт, для переноса между базами 1С — обработку обмена XML. Всегда проверяйте полноту данных и кодировку файла, а при работе с персональными данными соблюдайте ограничения доступа.