Справочники и Данные · 9 мин
Как в 1С ввести главного бухгалтера
Как ввести главного бухгалтера в 1С: создание сотрудника, назначение ответственного лица в организации, замена подписанта в документах и печатных формах.
Фраза «ввести главного бухгалтера» в 1С обычно означает одну из трёх задач: создать карточку сотрудника, принятого на должность главбуха, назначить его ответственным лицом организации (подписантом в документах) или заменить прежнего главного бухгалтера на нового. Это разные операции, и выполнять их нужно в правильной последовательности, иначе в печатных формах и отчётах останется старая фамилия.
Инструкция ниже применима к типовым конфигурациям на базе «Бухгалтерии предприятия» ред. 3.0 и с незначительными отличиями — к «Зарплате и управлению персоналу». Точные названия пунктов меню зависят от версии конфигурации, но логика везде одинакова: сначала физическое лицо и сотрудник, затем приём на работу, затем назначение ответственным лицом.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение справочников «Сотрудники», «Физические лица» и на редактирование карточки организации. В большинстве баз эти действия доступны пользователю с ролью «Полные права» или «Бухгалтер».
Разберитесь, что именно нужно сделать
Прежде чем открывать справочники, определите сценарий. Если главный бухгалтер только устроился в компанию, потребуется полный цикл: физическое лицо → сотрудник → кадровый документ → ответственное лицо. Если сотрудник уже работает в базе (например, был бухгалтером и повышен до главного), достаточно кадрового перевода и назначения ответственным лицом.
Третий частый случай — замена главбуха в печатных формах без кадрового учёта. Так бывает, когда зарплата ведётся в другой программе, а в «Бухгалтерии» нужно только, чтобы в счетах, актах и отчётах стояла правильная подпись. Тогда достаточно раздела «Ответственные лица» в карточке организации.
Как выбрать действие
Создайте физическое лицо и сотрудника
Откройте раздел «Справочники» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если этого человека ещё нет в базе, программа предложит создать новое физическое лицо. Заполните ФИО полностью, без сокращений — именно в таком виде данные попадут в кадровые документы, а инициалы для печатных форм программа сформирует автоматически.
Укажите дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС, если они известны. Эти данные обязательны для отчётности в фонды, поэтому лучше внести их сразу, а не возвращаться к карточке перед сдачей отчётов. Проверьте, что не создаётся дубль: если программа при сохранении предупреждает о похожем физлице, сравните данные и при совпадении используйте существующую запись.
Сохраните карточку. На этом этапе человек существует в базе, но ещё не оформлен на должность — для назначения главным бухгалтером этого недостаточно.
Оформите приём на работу или перевод
Перейдите в раздел «Кадры» (или «Зарплата и кадры») → «Приёмы на работу» и создайте документ. Укажите сотрудника, дату приёма, подразделение, должность «Главный бухгалтер» и условия оплаты. Дата приёма важна: именно с неё программа будет считать человека действующим сотрудником, и именно с этой даты логично назначать его ответственным лицом.
Если главбух назначен из числа уже работающих сотрудников, используйте документ «Кадровый перевод» вместо приёма. В переводе измените должность и при необходимости подразделение и оклад. Проведите документ — без проведения кадровые данные не вступят в силу.
В конфигурациях без кадрового учёта (упрощённые поставки) документов приёма может не быть — тогда должность указывается прямо в карточке сотрудника. Это нормально: для подписи в документах кадровый документ не обязателен.
Назначьте сотрудника ответственным лицом организации
Это ключевой шаг, ради которого обычно и открывают инструкцию. Откройте «Главное» → «Реквизиты организации» (или «Справочники» → «Организации» → нужная организация). Найдите ссылку «Ответственные лица» — в карточке она расположена рядом с блоком подписантов.
В открывшемся списке нажмите «Создать». Выберите должность «Главный бухгалтер», укажите созданного сотрудника и дату, с которой он считается ответственным. Сохраните запись. Если в списке уже есть прежний главбух, не удаляйте его строку — история ответственных лиц хранится по датам, и программа сама подставит правильную подпись в документы за прошлые периоды.
- 1Создайте физическое лицо и сотрудника в справочнике «Сотрудники»
- 2Оформите приём на работу или кадровый перевод с датой вступления в должность
- 3Откройте карточку организации и перейдите в «Ответственные лица»
- 4Создайте запись: должность «Главный бухгалтер», сотрудник, дата начала
- 5Проверьте подпись в печатной форме документа текущей датой
Обратите внимание на дату начала: если поставить её задним числом раньше фактического приказа, программа подставит нового главбуха в документы периода, когда он ещё не работал. Это создаст расхождение с реальными приказами о назначении.
Проверьте результат на печатных формах и отчётах
Откройте любой документ текущей датой — счёт на оплату, акт, счёт-фактуру — и выведите печатную форму. В поле подписи должна стоять фамилия нового главного бухгалтера. Затем откройте документ прошлого периода: там должна остаться подпись прежнего ответственного лица. Если в старых документах фамилия тоже сменилась, значит, вы отредактировали существующую запись ответственного лица вместо создания новой с датой.
Дополнительно проверьте регистрационные данные для отчётности: «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → настройки организации. В ряде форм (например, в титульных листах деклараций) подписант подтягивается из настроек отчётности, а не из ответственных лиц организации, и его нужно обновить отдельно.
Как проверить результат
Фамилия нового главбуха
Старая фамилия или пустое поле
Подпись прежнего главбуха сохранилась
Фамилия заменилась задним числом
Подписант актуален
Подтягивается старый подписант из настроек отчётности
Особые случаи и ограничения
Если в компании несколько организаций, ответственные лица назначаются в карточке каждой организации отдельно. Назначение главбуха в одной фирме не распространяется на остальные — повторите операцию для каждой.
В обменах между «Бухгалтерией» и «Зарплатой и управлением персоналом» сотрудники синхронизируются автоматически, но ответственные лица — нет: их всегда назначают вручную в каждой базе. Если после обмена сотрудник появился, а подпись в документах пустая, проверьте именно раздел ответственных лиц.
Для электронного документооборота с контролирующими организациями потребуется также обновить сертификат подписи и данные в настройках обмена — смена фамилии в справочнике сама по себе криптографию не меняет.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли назначить главным бухгалтером человека, который не является сотрудником?
Формально в списке ответственных лиц можно выбрать любое физическое лицо, но корректнее оформить сотрудника. Для внешнего обслуживания (аутсорсинг бухгалтерии) подписантом обычно указывают руководителя или уполномоченного представителя по доверенности, отражая это в учётной политике и настройках подписи.
Что делать, если в печатной форме поле подписи главбуха пустое?
Проверьте три вещи: заполнена ли запись в «Ответственных лицах» именно для этой организации, попадает ли дата документа в период действия записи и выбрана ли в печатной форме сама организация, а не обобщённый шаблон. Чаще всего причина — дата документа раньше даты назначения.
Нужно ли удалять прежнего главного бухгалтера из базы?
Нет. Увольнение оформляется кадровым документом, а запись в ответственных лицах закрывается добавлением новой записи с более поздней датой. Удаление данных о прежнем подписанте приведёт к тому, что в документах прошлых периодов пропадёт подпись.
Почему в отчёте в налоговую старая фамилия, хотя в документах новая?
Регламентированные отчёты берут подписанта из собственных настроек, а не из ответственных лиц организации. Откройте настройки обмена с контролирующими органами или титульный лист отчёта и обновите подписанта там.
Как ввести главбуха, если учёт ведётся в 1С:ЗУП, а подпись нужна в Бухгалтерии?
Сотрудник при обмене перенесётся в «Бухгалтерию» автоматически, но ответственное лицо нужно назначить вручную в карточке организации в «Бухгалтерии». Синхронизация справочников не затрагивает настройки подписантов.
Можно ли назначить двух главных бухгалтеров одновременно?
Типовые механизмы рассчитаны на одного действующего ответственного по каждой должности в один момент времени. Если полномочия распределены (например, исполняющий обязанности), оформляется замещение: для периода отсутствия создаётся запись с другим сотрудником на конкретные даты, либо используется доверенность.
Что важно запомнить
Главный бухгалтер вводится в 1С в четыре шага: физлицо, сотрудник, кадровый документ, назначение ответственным лицом с датой. Прежнюю запись ответственного не удаляют и не редактируют — добавляют новую. Результат проверяют на печатной форме текущего и прошлого периода, а подписанта в регламентированной отчётности обновляют отдельно.