Справочники и Данные · 8 мин
Как в 1С внести новые паспортные данные сотрудника
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии внести новые паспортные данные сотрудника, сохранить историю изменений и проверить корректность данных.
Смена паспорта — рутинная кадровая ситуация: документ меняют при достижении 20 и 45 лет, после замужества, при порче или утере. В программе 1С паспортные данные хранятся не просто текстом в карточке, а с историей изменений, поэтому вносить их нужно правильным способом — иначе в отчётах, справках и персонифицированных формах могут «всплыть» старые реквизиты.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 8.3 и в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 механизм похож, но расположение команд отличается. Ниже разобраны оба варианта, а также типовые ошибки и способы проверки результата.
Где в 1С хранятся паспортные данные
В типовых конфигурациях 1С паспортные данные привязаны не к элементу справочника «Сотрудники», а к справочнику «Физические лица». Это важно: один и тот же человек может быть оформлен как сотрудник в нескольких организациях или подразделениях, но паспорт у него один, и история его смены ведётся централизованно.
Данные хранятся в регистре сведений с периодичностью — то есть у каждой записи есть дата, с которой она действует. Благодаря этому программа при формировании документа «задним числом» подставляет паспорт, актуальный на ту дату, а при текущих операциях — последнюю запись. Именно поэтому корректное заполнение даты начала действия критично.
Как внести новый паспорт в 1С:ЗУП 8.3
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» последовательность такая. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Личные данные» (в некоторых релизах — «Личные данные, семья, документы»).
В открывшейся форме найдите блок «Документ, удостоверяющий личность» и нажмите команду изменения (карандаш или ссылку «История» рядом с полем). Программа предложит указать, с какой даты действуют новые данные. Введите дату выдачи нового паспорта или дату, с которой сведения должны применяться в учёте.
Заполните поля: серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Сохраните запись кнопкой «ОК», затем запишите карточку физического лица. После этого в истории появится новая строка, а старая останется с прежней датой.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника
- 2Перейдите по ссылке «Личные данные» в карточке
- 3Нажмите «История» или значок изменения у поля документа
- 4Укажите дату начала действия новых данных
- 5Введите серию, номер, дату выдачи, кем выдан, код подразделения
- 6Сохраните запись и запишите карточку
- 7Проверьте, что в истории появилась новая строка
Как внести новый паспорт в 1С:Бухгалтерии 3.0
В «1С:Бухгалтерии предприятия» паспортные данные нужны для печати доверенностей, авансовых отчётов, платёжных документов на физлиц и кадровых форм. Откройте раздел «Справочники» → «Сотрудники» (или «Физические лица», если работаете напрямую с этим справочником).
В карточке сотрудника раскройте группу «Личные данные» и перейдите по ссылке «Паспортные данные». Откроется форма истории: нажмите «Добавить» и укажите период (дату начала действия), серию, номер, дату выдачи и кем выдан документ. Сохраните и закройте форму.
Если паспорт вводится впервые и истории ещё нет, программа просто создаст первую запись. Если запись уже существует — не редактируйте её «по месту», а добавляйте новую строку, иначе старые печатные формы при переформировании покажут неверные реквизиты.
Сравнение способов ввода
Правильный способ: сохраняются старые данные, документы за прошлые периоды формируются корректно
Допустимо только для исправления опечатки в текущем паспорте. При смене документа уничтожает историю
Не подходит: печатные формы и отчёты берут данные только из штатного регистра паспортных данных
Какую дату начала действия указывать
Наиболее безопасный вариант — дата выдачи нового паспорта. Именно она отражает реальный момент смены документа. Если данные вносятся позже (например, сотрудник принёс паспорт через месяц), всё равно ставьте дату выдачи, а не день ввода: так отчёты за промежуточный период будут формироваться с корректными реквизитами.
Исключение — ситуация, когда в базе уже есть документы, сформированные с новыми реквизитами вручную. Тогда согласуйте дату с кадровиком или бухгалтером, чтобы не создать противоречий в учёте.
Проверка результата после ввода
После сохранения откройте историю паспортных данных ещё раз: там должно быть минимум две строки — старая с прежней датой и новая. Если новая запись одна, а старая исчезла, значит вы отредактировали существующую строку, и историю нужно восстановить вручную.
Практическая проверка — сформировать любую печатную форму, где выводятся паспортные данные: например, справку сотруднику, приказ или доверенность. Убедитесь, что подставились новые серия и номер. Затем сформируйте аналогичный документ с датой до смены паспорта — должны подтянуться старые реквизиты.
Как проверить результат
Две и более строки с разными датами начала действия
Одна строка — старая запись перезаписана
Подставляются новые серия и номер
Выводятся старые реквизиты или пустые поля
Подставляются данные, актуальные на ту дату
Всегда выводятся новые данные независимо от даты
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — правка существующей записи вместо добавления новой. Внешне всё выглядит корректно, но история теряется, и при переформировании документов прошлых периодов реквизиты будут неверными. Вторая ошибка — ввод данных в карточку контрагента вместо физического лица: в некоторых базах сотрудники дублируются как контрагенты для выплат, и эти справочники не связаны автоматически.
Учтите и ограничения прав: если ссылка «Личные данные» недоступна или поля не редактируются, у вашей учётной записи нет прав на изменение персональных данных. Это нормальная практика разграничения доступа — обратитесь к администратору или кадровику с соответствующей ролью.
Частые вопросы
Нужно ли создавать новый элемент справочника при смене паспорта?
Нет. Сотрудник и физическое лицо остаются теми же — меняется только запись в истории паспортных данных. Создание новой карточки породит дубль и проблемы с отчётностью.
Что делать, если данные внесли с ошибкой?
Если ошибка в текущей (последней) записи — откройте историю и отредактируйте именно её: исправление опечатки в действующей записи допустимо. Если ошибочно изменили старую запись, восстановите её реквизиты вручную по копии паспорта или архивным документам.
Почему в отчёте выводятся старые паспортные данные?
Чаще всего дата начала действия новой записи позже даты формирования отчёта, либо данные внесены в дубль физического лица. Проверьте историю записей и наличие дублей в справочнике.
Можно ли внести паспортные данные группой, если паспорта сменили несколько сотрудников?
Штатной групповой обработки для паспортных данных в типовых конфигурациях обычно нет — записи вносятся по каждому физическому лицу отдельно. Для массовой загрузки используют внешние обработки, но это задача для специалиста по 1С.
Нужно ли хранить копию нового паспорта в программе?
Типовые конфигурации позволяют прикреплять файлы к карточке сотрудника. Это удобно для кадрового делопроизводства, но учитывайте требования законодательства о персональных данных: доступ к сканам должен быть ограничен.
Что важно запомнить
Новый паспорт вносится добавлением строки в историю паспортных данных физического лица с датой выдачи документа — старую запись не редактируют. После ввода проверьте историю и сформируйте печатную форму, чтобы убедиться, что подставляются корректные реквизиты.