Справочники и Данные · 12 мин
Как в 1С внести номенклатуру: практическая инструкция
Как добавить номенклатуру в 1С: создание карточки товара вручную, заполнение реквизитов, группы, единицы измерения, загрузка из файла и типичные ошибки.
Справочник «Номенклатура» — основа учёта товаров, материалов, услуг и продукции в любой конфигурации 1С: Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия. Пока позиция не внесена в этот справочник, её нельзя указать в документах поступления, реализации, списания и производства. Поэтому корректное заведение номенклатуры — первый шаг при запуске учёта или при появлении нового товара в ассортименте.
Основные способы внесения номенклатуры — ручное создание карточки, копирование существующей позиции и массовая загрузка из файла Excel или через обработку. Выбор зависит от количества позиций: один-два товара быстрее внести вручную, а прайс поставщика на сотни строк разумнее загрузить автоматически. Ниже разобраны все варианты с конкретными действиями и проверками результата.
Важный нюанс: состав полей карточки номенклатуры зависит от конфигурации и её настроек. Если в учёте включены характеристики, серии, упаковки или виды номенклатуры, в карточке появятся дополнительные вкладки и обязательные реквизиты. Перед массовым заведением позиций убедитесь, что функциональные опции настроены, иначе часть данных придётся дозаполнять вручную.
Где находится справочник номенклатуры и как его открыть
В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 справочник «Номенклатура» расположен в разделе «НСИ и администрирование» (в УТ 11, КА 2, ERP) либо в разделе «Справочники» (в Бухгалтерии предприятия 3.0). Достаточно кликнуть по пункту «Номенклатура» — откроется список всех позиций, сгруппированных по папкам, если группы созданы.
Если справочника нет в интерфейсе, возможны две причины. Первая — у пользователя недостаточно прав: тогда пункт меню скрыт или открывается только на просмотр. Вторая — раздел убран из командного интерфейса настройками панели навигации; его можно вернуть через «Настройка навигации» в меню раздела. Проверьте также, что вы работаете в нужной информационной базе, а не в копии или учебной версии.
Быстрый способ найти справочник — воспользоваться строкой поиска в верхней части окна программы или командой «Все функции» (если она включена в параметрах). В списке «Все функции» раскройте ветку «Справочники» и найдите «Номенклатуру» по алфавиту.
Ручное создание карточки номенклатуры
Откройте список номенклатуры и нажмите кнопку «Создать». Если в базе настроены виды номенклатуры (товар, услуга, работа, материал), программа сначала предложит выбрать вид — от него зависит набор реквизитов и счета учёта. После выбора откроется форма новой карточки.
Минимально необходимые поля: рабочее наименование (отображается в документах), наименование для печати (попадает в счета, накладные, УПД), вид номенклатуры и единица хранения (штуки, килограммы, метры и т. д.). В Бухгалтерии предприятия дополнительно укажите, относится ли позиция к товарам, материалам или услугам — от этого зависит счёт учёта в проводках.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка появится в списке справочника, и её можно будет подобрать в любой документ. Проверьте результат: откройте тестовый документ «Поступление товаров и услуг», добавьте строку и убедитесь, что новая позиция находится поиском и корректно подставляет единицу измерения.
- 1Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (или «Справочники» → «Номенклатура»)
- 2Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры, если программа его запросит
- 3Заполните наименование, наименование для печати, единицу измерения
- 4При необходимости укажите артикул, производителя, ставку НДС, группу
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в тестовом документе
Какие реквизиты заполнить и на что они влияют
Часть реквизитов карточки носит справочный характер, а часть напрямую влияет на учёт. Ошибки во второй группе приводят к неверным проводкам, ценам и отчётам, поэтому заполнять их нужно внимательно.
| Реквизит | На что влияет | Что будет при ошибке |
|---|---|---|
| Вид номенклатуры | Счета учёта, доступность характеристик и серий | Неверные проводки, невозможность указать серию |
| Единица хранения | Количество в документах и остатках | Искажение остатков на складе |
| Ставка НДС | Налог в реализациях и отчётах | Ошибки в книге продаж и декларации |
| Артикул | Поиск, печать, обмен с прайсами | Сложности с идентификацией позиции |
| Группа (папка) | Структура справочника, отборы в отчётах | Неудобный поиск, «плоский» список |
Обратите внимание на ставку НДС: она подставляется в документы реализации автоматически. Если в карточке стоит ставка, не соответствующая товару (например, 20% вместо льготной), налог в документах придётся править вручную каждый раз, а при массовом выпуске реализаций ошибка легко проникает в отчётность.
Если учёт ведётся по характеристикам (размер, цвет) или сериям (сроки годности, партии), сначала включите соответствующие опции в виде номенклатуры, а затем заводите характеристики и серии уже внутри карточки товара. Сам товар при этом создаётся один раз — дублировать карточку под каждый размер не нужно.
Копирование и групповое создание позиций
Когда нужно внести несколько похожих товаров, быстрее всего скопировать существующую карточку. Выделите позицию в списке, нажмите F9 или кнопку «Скопировать» в меню «Ещё», измените наименование и отличающиеся реквизиты, затем запишите. Все настройки вида, единицы измерения и ставки НДС перенесутся автоматически.
Копирование удобно для однотипного ассортимента: например, линейки крепежа, где отличается только типоразмер. Однако следите за уникальными полями — артикул и штрихкод копируются вместе с карточкой, и их нужно сразу заменить, иначе в базе появятся дубли, мешающие поиску и обменам с внешними системами.
Группы номенклатуры
Группы (папки) создаются кнопкой «Создать группу» в списке справочника. Логичная иерархия — по товарным категориям или направлениям: «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги». Группы упрощают поиск и позволяют строить отчёты по целым категориям. В некоторых конфигурациях на группу можно назначить общие настройки, но чаще группа — это просто способ организации списка.
Массовая загрузка номенклатуры из файла
Для внесения десятков и сотен позиций ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях есть штатная обработка «Загрузка данных из табличного документа» (в Бухгалтерии — «Загрузка номенклатуры из файла» в карточке справочника). Она принимает файлы Excel, CSV, MXL и позволяет сопоставить колонки файла с реквизитами справочника.
Порядок работы: подготовьте файл с колонками (наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена), откройте обработку загрузки, укажите файл, сопоставьте колонки реквизитам и запустите загрузку. Перед массовой операцией сделайте пробный прогон на 5–10 строках и проверьте результат в списке справочника — так проще поймать ошибки сопоставления колонок.
Если в файле есть цены, их часто загружают отдельным документом «Установка цен номенклатуры» после создания самих позиций. Уточните в вашей конфигурации, поддерживает ли обработка загрузку цен сразу, или цены вносятся вторым шагом.
Заполнение дополнительных данных: штрихкоды, цены, изображения
После создания карточки базовые реквизиты обычно дополняют данными для торговых операций. Штрихкоды вносятся на закладке «Штрихкоды» в карточке номенклатуры (в УТ 11) или в регистре «Штрихкоды номенклатуры» (в Бухгалтерии). Если у товара нет заводского штрихкода, программа может сгенерировать внутренний для печати этикеток.
Цены задаются не в карточке, а документом «Установка цен номенклатуры» — это важное отличие от ожиданий новичков. Создайте документ, выберите вид цен (закупочная, розничная), добавьте позиции и укажите значения. После проведения документа цены начнут подставляться в реализации и отчёты. Дата документа определяет момент, с которого цена действует.
Изображения товара прикрепляются в карточке через «Присоединенные файлы» — они используются в прайс-листах, интернет-магазине и для визуальной идентификации на рабочем месте кассира. Это необязательный, но полезный шаг для торговых компаний.
Как проверить результат
Карточка находится по наименованию и артикулу, открывается без ошибок
Позиция не находится или дублируется несколько раз
Автоматически подставляются единица измерения и ставка НДС
Поля пустые или подставляются неверные значения
Цена подставляется из документа установки цен
Цена нулевая — документ установки цен не создан или не проведён
Права доступа и ограничения при работе с номенклатурой
Не все пользователи могут создавать и изменять номенклатуру. В типовых настройках право добавления позиций есть у ролей с доступом к нормативно-справочной информации; у кассиров и части менеджеров справочник может быть открыт только на чтение. Если кнопка «Создать» неактивна, обратитесь к администратору базы для расширения прав.
Отдельное ограничение — удаление позиций. Карточку, по которой есть движения в документах, удалить нельзя: программа выдаст сообщение о ссылках на объект. Такую позицию можно только пометить на удаление, и она перестанет предлагаться при подборе. Периодически выполняйте «Удаление помеченных объектов» (раздел «Администрирование»), чтобы очищать базу от неиспользуемых дублей — операция удалит только те позиции, на которые нет ссылок.
Перед заведением новой позиции всегда ищите её по фрагменту наименования и артикулу в существующем списке. Значительная часть «новых» товаров уже есть в базе, а дубли номенклатуры искажают остатки, затрудняют анализ продаж и усложняют свёртку справочника в будущем.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить единицу измерения у товара, по которому уже есть документы?
Технически программа может не запретить изменение, но делать это небезопасно: в старых документах количество сохранится в прежней единице, а отчёты начнут считать остатки в новой, что приведёт к расхождениям. Корректный путь — создать новую позицию с нужной единицей и оформить оприходование остатков на неё со списанием со старой.
Чем отличается рабочее наименование от наименования для печати?
Рабочее наименование показывается внутри программы — в списках, подборе, отчётах, и может быть сокращённым для удобства сотрудников. Наименование для печати выводится в официальные документы: счета, накладные, УПД, — и должно соответствовать полному названию товара по документам поставщика.
Почему при загрузке из Excel часть строк не загрузилась?
Частые причины: пустые обязательные колонки (например, единица измерения), несовпадение формата данных (текст вместо числа в ставке НДС), дубли строк в самом файле. Откройте протокол загрузки — обработка обычно указывает номера строк и причину отказа. Исправьте файл и загрузите только проблемные строки.
Как внести услугу — она ведь не хранится на складе?
Услуга заводится в тот же справочник «Номенклатура», но с видом «Услуга» (или типом «Услуга» в Бухгалтерии). Для такой позиции не ведётся складской учёт: её нельзя оприходовать на склад, но можно указывать в актах, реализациях и счетах. Единица измерения обычно — услуга, час или штука.
Что делать, если в справочнике накопились дубли одной позиции?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (в разделе «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит похожие элементы по наименованию и реквизитам, позволяет выбрать основную карточку и автоматически заменяет ссылки в документах на неё, после чего лишние позиции помечаются на удаление.
Нужно ли заводить номенклатуру перед загрузкой электронных документов от поставщика?
Не обязательно заранее. При загрузке УПД или накладной в электронном виде программа сопоставляет позиции из файла со справочником, а для ненайденных предлагает создать новые карточки автоматически. Проверьте созданные позиции: убедитесь, что вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС определены правильно.
Что важно запомнить
Номенклатура вносится через справочник в разделе «НСИ и администрирование» или «Справочники»: вручную, копированием или загрузкой из файла. Ключевые реквизиты — вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС, от них зависят проводки и налоги. Перед массовой загрузкой делайте резервную копию и пробный прогон, а цены устанавливайте отдельным документом.