Справочники и Данные · 10 мин
Как в 1С внести иностранного контрагента
Как завести иностранного контрагента в 1С: Бухгалтерии и Управлении торговлей: настройка карточки, валюта, договор, коды ТН ВЭД и проверка корректности учета.
Иностранный контрагент в 1С заводится в том же справочнике «Контрагенты», что и российские компании, но карточка заполняется иначе: вместо ИНН и КПП указываются регистрационный номер в стране регистрации, страна, валютный договор и особые условия для валютного и таможенного учета. Ошибки на этом этапе приводят к неверному курсовому пересчету, проблемам с НДС при импорте и некорректным проводкам по расчетам.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и Комплексная автоматизация. Названия полей в разных версиях могут немного отличаться, но логика заполнения одинаковая.
Перед началом работы подготовьте данные контрагента: полное наименование на языке страны регистрации (и при необходимости перевод), страну, регистрационный номер, юридический адрес, банковские реквизиты (SWIFT, IBAN или номер счета), а также текст договора с указанием валюты расчетов.
Где находится справочник контрагентов и как создать карточку
В 1С:Бухгалтерии 8 справочник находится в разделе «Справочники» → «Контрагенты» (в некоторых интерфейсах — «Покупки и продажи» → «Контрагенты»). В Управлении торговлей 11 и ERP — раздел «НСИ и администрирование» или «CRM и маркетинг» → «Контрагенты» / «Партнеры». Обратите внимание: в УТ 11 и ERP контрагент связан с партнером, поэтому при создании нового элемента программа предложит создать или выбрать партнера.
Нажмите кнопку «Создать». Программа по умолчанию предложит форму для российского контрагента с полями ИНН и КПП. Чтобы переключиться на иностранного, найдите поле «Страна регистрации» (обычно рядом с ИНН или в группе «Автоматическое заполнение») и выберите нужную страну из классификатора стран мира (ОКСМ). После выбора страны поля ИНН и КПП исчезнут или станут недоступными, а вместо них появится поле «Регистрационный номер» (или «Налоговый номер»).
Вид контрагента оставьте «Юридическое лицо» — для большинства иностранных компаний это корректный вариант. Если работаете с физическим лицом-нерезидентом, выберите «Физическое лицо», но учтите особенности по НДФЛ и валютному контролю.
- 1Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать»
- 2В поле «Страна регистрации» выберите страну из классификатора ОКСМ
- 3Введите наименование, регистрационный номер и адрес
- 4Добавьте иностранный банковский счет с SWIFT/BIC
- 5Создайте договор с валютой расчетов и видом операции
- 6Сохраните карточку и проверьте заполнение в документе-примере
Как заполнить наименование, регистрационный номер и адрес
Полное наименование вводите так, как оно указано в договоре и инвойсах контрагента, — обычно латиницей. Поле «Наименование» (краткое) можно заполнить удобным для поиска сокращением. Поле «Наименование для печати» используется в документах: если печатные формы должны быть на русском, впишите туда переведенное название, а оригинал оставьте в полном наименовании.
Регистрационный номер — это аналог ИНН в стране регистрации: VAT number для компаний ЕС, EIN для США, номер из торгового реестра и т.п. Введите его без пробелов и лишних символов. Этот номер важен для операций, требующих указания идентификатора нерезидента, и для валютного контроля.
Адрес заполняйте через кнопку выбора в поле «Юридический адрес»: программа откроет форму адреса, адаптированную под выбранную страну. Введите адрес в свободной форме, как в договоре. Если фактический адрес совпадает с юридическим, используйте кнопку копирования.
Банковский счет и валютные реквизиты
В карточке контрагента перейдите по ссылке «Банковские счета» и создайте новый счет. Укажите, что счет открыт в иностранном банке: программа запросит SWIFT (BIC) банка, номер счета (для Европы — IBAN) и валюту счета. Наименование и адрес банка введите латиницей, как в договоре или платежных инструкциях.
Валюта банковского счета контрагента должна совпадать с валютой договора, иначе при подборе счета в документах будут расхождения. Если у поставщика несколько счетов в разных валютах, создайте каждый отдельно и выбирайте нужный в платежных документах.
Договор с иностранным контрагентом: валюта и вид операции
Договор — ключевой элемент, от которого зависит валютный учет. В карточке контрагента откройте «Договоры» и создайте новый. Заполните номер и дату по бумажному документу. В поле «Оплата в» выберите валюту расчетов (USD, EUR, CNY и др.). Убедитесь, что валюта присутствует в справочнике валют и для нее загружаются курсы — проверьте в разделе «Справочники» → «Валюты».
Поле «Вид операции» (в Бухгалтерии) определяет налоговую аналитику. Для импорта из стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) выбирайте операцию, связанную с ввозом из ЕАЭС, — это влияет на отражение НДС через декларацию по косвенным налогам, а не через таможенную декларацию. Для остальных стран используется стандартный импорт с оформлением ГТД.
В Управлении торговлей 11 в соглашении с поставщиком дополнительно укажите порядок оплаты, валюту взаиморасчетов и при необходимости — признак «расчеты в валюте, оплата в рублях» для контрактов с рублевой оплатой по курсу.
Особенности для импорта: ГТД, ТН ВЭД и НДС
Сама карточка иностранного контрагента не содержит кодов ТН ВЭД, но они понадобятся в документах поступления импортных товаров и в декларации на товары (ГТД). В 1С:Бухгалтерии импорт оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции по импорту и последующим документом «Таможенная декларация на импорт», где указываются контрагент-таможня, коды ТН ВЭД и суммы пошлин и НДС.
По номенклатуре, закупаемой за рубежом, заранее заполните в карточках товаров коды ТН ВЭД и страну происхождения — это ускорит оформление ГТД и прослеживаемость. Для товаров из ЕАЭС вместо ГТД формируется «Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов».
Если иностранный контрагент — не поставщик, а покупатель (экспорт), проверьте ставку НДС 0% и настройки подтверждения экспорта: программа потребует указать вид операции и в дальнейшем собрать подтверждающие документы для декларации.
Сравнение сценариев
НДС уплачивается через заявление о ввозе и декларацию по косвенным налогам, ГТД не оформляется. В договоре выбирайте соответствующий вид операции.
НДС и пошлины платятся на таможне, оформляется документ «Таможенная декларация на импорт» с кодами ТН ВЭД.
Применяется ставка НДС 0% с обязанностью подтвердить экспорт; договор оформляется в валюте, отслеживаются курсовые разницы.
Возможны обязанности налогового агента по НДС; в договоре и документах устанавливайте соответствующий признак.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания карточки выполните контрольную проверку: создайте тестовый документ поступления или реализации с этим контрагентом, проведите и откройте проводки (Дт/Кт). Расчеты с поставщиком-нерезидентом должны идти по счету 60 с валютной аналитикой, сумма в валюте и рублевый эквивалент по курсу на дату документа должны отображаться корректно. Затем сформируйте акт сверки в валюте договора.
Дополнительно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету расчетов с детализацией по валютам: конечное сальдо должно формироваться и в рублях, и в валюте. Если валютная колонка пуста — в договоре не указана валюта расчетов.
Как проверить результат
Указана страна из ОКСМ, поля ИНН/КПП скрыты или пусты
Стоит «Россия», программа требует ИНН
Валюта расчетов указана, вид операции соответствует импорту/экспорту
Валюта — рубли, курсовые разницы не считаются
Сумма в валюте и рублевый эквивалент заполнены
Валютная сумма нулевая или равна рублевой
Курс загружен на дату документа
Предупреждение «курс валюты не задан»
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельное внесение карточки и договора безопасно, если вы не трогаете уже проведенные документы. Рискованные зоны: изменение валюты договора, по которому уже есть расчеты (приведет к пересчету всех операций), ручная корректировка курсовых разниц и перепроведение закрытых периодов. В этих случаях сделайте копию базы и привлеките специалиста по 1С или бухгалтера по ВЭД.
Также учтите, что валютный контроль (постановка контрактов на учет в банке при превышении лимитов) ведется вне 1С — программа лишь помогает готовить данные. Уточняйте актуальные требования в обслуживающем банке.
Что важно запомнить
Иностранный контрагент вводится через выбор страны регистрации вместо ИНН, к нему привязывается валютный договор и счет с SWIFT. Корректность проверяется проводками в валюте и рублях, актом сверки и наличием загруженных курсов. Операции с ЕАЭС и обычным импортом оформляются по-разному.
Частые вопросы
Что указывать в поле ИНН для иностранной компании?
Ничего — поле остается пустым, если в карточке выбрана страна регистрации, отличная от России. Идентификатор нерезидента вводится в поле «Регистрационный номер». Исключение — иностранная организация, зарегистрированная в ФНС России (например, поставщик электронных услуг): тогда российский ИНН указывается дополнительно.
Как внести контрагента из Беларуси или Казахстана?
Так же, как любого нерезидента, но в договоре выберите вид операции для расчетов со странами ЕАЭС. НДС при импорте из ЕАС отражается через заявление о ввозе товаров и декларацию по косвенным налогам, а не через таможенную декларацию.
Можно ли изменить валюту договора, если по нему уже есть документы?
Технически программа может запретить изменение или потребовать перепроведения всех документов. Это рискованная операция: пересчитаются рублевые суммы и курсовые разницы. Правильнее закрыть расчеты по старому договору и создать новый с нужной валютой.
Как завести несколько банковских счетов в разных валютах?
В карточке контрагента откройте список банковских счетов и создайте отдельный счет для каждой валюты, указав SWIFT банка и валюту счета. В платежных документах выбирайте нужный счет вручную — программа подставит его в платежное поручение.
Нужно ли заполнять КПП у иностранного контрагента?
Нет. КПП — чисто российский реквизит, у нерезидентов его не существует. После выбора страны регистрации поле КПП в типовых конфигурациях становится недоступным автоматически.
Что делать, если контрагент заведен дважды с разным написанием имени?
Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных) либо штатную функцию объединения карточек в УТ 11/ERP. Перед объединением сделайте резервную копию: операция заменяет ссылки во всех документах и необратима.