Справочники и Данные · 11 мин
Как в 1С внести данные о зарплате с предыдущего места работы
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии внести справку о доходах с прошлого места работы: справка 2-НДФЛ, расчёт больничных и среднего заработка.
Когда сотрудник устраивается в компанию и приносит справку о заработке с предыдущего места работы, эти данные нужно внести в 1С. От них зависит правильный расчёт больничных, пособий по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и стандартных налоговых вычетов по НДФЛ. Если сведения не внести или внести с ошибкой, программа занизит пособие или неверно посчитает налог, и исправлять это придётся уже перерасчётами.
Порядок ввода зависит от того, какая конфигурация используется: «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) или «1С:Бухгалтерия 8». В ЗУП механизм развит полнее, в Бухгалтерии — упрощён. Ниже разобраны оба варианта, а также указано, какие документы понадобятся и как проверить, что данные учлись в расчётах.
Основной документ, на основании которого вносятся сведения, — справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения (ранее форма 182н), либо справка 2-НДФЛ / справка о доходах для корректного учёта вычетов по НДФЛ с начала года.
Какие документы понадобятся и зачем нужны эти данные
Прежде чем открывать программу, убедитесь, что у сотрудника есть нужные справки. Для расчёта пособий (больничный, декретные, пособие по уходу за ребёнком) требуется справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Её выдаёт прежний работодатель при увольнении или по запросу бывшего работника.
Для корректного расчёта НДФЛ с начала года (в первую очередь — стандартных вычетов на детей, которые предоставляются до достижения предельной суммы дохода) нужна справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ). Без неё программа будет считать доход сотрудника только с момента приёма в вашу организацию, и вычеты могут быть предоставлены сверх положенного.
Если сотрудник справку не принёс, пособие рассчитывается исходя из МРОТ, а вычеты по НДФЛ лучше не предоставлять до получения подтверждения дохода — иначе при превышении лимита возникнет недоимка, которую придётся доначислять.
Ввод справки о заработке для расчёта пособий в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 для этого предназначен специальный документ. Откройте раздел «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Если пункта нет в меню, найдите документ через «Все функции» или проверьте настройки состава разделов.
Создайте новый документ и заполните его: укажите сотрудника, страхователя (прежнего работодателя — наименование, ИНН, КПП), расчётные годы и суммы заработка за каждый год в разрезе, как указано в справке. Отдельно заполняются периоды, исключаемые из расчёта, — дни болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком: они влияют на количество дней в расчётном периоде для декретных пособий.
Проведите документ. С этого момента суммы будут автоматически учитываться при расчёте среднего заработка для пособий в документах «Больничный лист» и «Отпуск» (по беременности и родам). Убедиться в этом можно, открыв расчёт среднего заработка в самом больничном — там появится строка с данными прежнего работодателя.
- 1Откройте «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)»
- 2Создайте документ, выберите сотрудника и укажите данные прежнего работодателя
- 3Внесите годы и суммы заработка строго по справке, добавьте исключаемые периоды при их наличии
- 4Проведите документ
- 5Создайте тестовый больничный лист и проверьте, что суммы попали в расчёт среднего заработка
Ввод доходов для вычетов по НДФЛ в 1С:ЗУП
Если сотрудник принят в течение года и претендует на стандартные вычеты, программе нужно знать его доход с начала года с учётом прежнего места работы. Для этого используется документ «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). В документе на вкладке «Доходы» внесите помесячно доходы по справке о доходах, а при необходимости — уже предоставленные вычеты и удержанный налог.
Альтернативный путь — в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» → «Доходы с предыдущего места работы». Здесь вводится общая сумма дохода с начала года и сумма вычетов. Этот способ проще, но менее детализирован: для корректного помесячного контроля предельной величины дохода предпочтительнее «Операция учёта НДФЛ».
После ввода проверьте расчёт зарплаты за ближайший месяц: в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «НДФЛ» вычеты должны применяться с учётом накопленного дохода, а при превышении лимита — прекращаться.
Ввод данных в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 механизм проще. Для расчёта больничных используется документ «Справка о заработке с других мест работы»: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» или через журнал кадровых документов, в зависимости от релиза. В документе указывается сотрудник, годы и суммы заработка.
Доходы с предыдущего места работы для целей НДФЛ в Бухгалтерии вводятся в карточке сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного, перейдите по ссылке «Налог на доходы» и укажите доходы с начала года. Эти сведения программа учтёт при расчёте НДФЛ и контроле права на вычеты.
Учтите ограничение: в базовых версиях Бухгалтерии кадровый и зарплатный учёт сильно упрощён, и часть сценариев (например, детальный учёт исключаемых периодов для декретных) может быть недоступна. Если в организации регулярно рассчитываются пособия, корректнее вести зарплату в ЗУП с синхронизацией в Бухгалтерию.
Сравнение вариантов ввода
Полный учёт для всех пособий, включая исключаемые периоды. Подходит при регулярных расчётах больничных и декретных.
Достаточно для типовых больничных в небольшой организации. Ограниченная детализация.
Быстрый ввод дохода для вычетов, но без помесячной детализации. Для точного контроля лимита лучше «Операция учёта НДФЛ».
Проверка результата и перерасчёт пособий
После ввода данных обязательно проверьте, что они реально участвуют в расчётах. Создайте или откройте больничный лист сотрудника, перейдите в форму расчёта среднего заработка (кнопка «Изменить» рядом с полем среднего заработка или соответствующая вкладка) и убедитесь, что в таблице присутствуют суммы прежнего работодателя за нужные годы.
Если больничный или пособие уже были рассчитаны и выплачены до ввода справки, документ нужно пересчитать. В ЗУП для исправления прошлых периодов предусмотрен механизм доначисления: откройте исходный документ и воспользуйтесь командой «Исправить» — программа создаст документ-исправление с перерасчётом. Не редактируйте проведённые документы закрытых периодов вручную — это нарушит последовательность учёта.
Как проверить результат
В расчёте видны суммы справки за оба года
Учтён только заработок текущего работодателя или МРОТ
Вычеты применяются с учётом дохода с начала года и прекращаются при лимите
Вычеты предоставляются без учёта дохода с прошлой работы
Документ проведён, заполнены годы и суммы
Документ в статусе «черновик» или без сумм
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ввод сумм заработка «на глаз» или с округлением. Суммы должны совпадать со справкой до копейки, иначе средний дневной заработок исказится, а при проверке СФР это может обернуться отказом в зачёте пособия. Вторая типичная ошибка — указание неверных расчётных годов: берутся два года, предшествующие году страхового случая, а не году приёма на работу.
Ещё одна проблема — дублирование сведений: бухгалтер вносит справку документом и параллельно вбивает те же суммы в карточку сотрудника. В результате доход задваивается. Данные для пособий и данные для НДФЛ — разные учёты, но внутри каждого из них сумма должна быть внесена один раз.
Если справки нет: что делать
Сотрудник не всегда может предоставить справку — прежний работодатель ликвидирован или находится в другом регионе. В этом случае пособие рассчитывается из имеющихся данных (не ниже МРОТ), а организация вправе на основании заявления работника направить запрос в Социальный фонд России о сведениях о заработке. После получения ответа пособие пересчитывается.
В 1С:ЗУП запрос в СФР оформляется через сервис электронного документооборота (1С-Отчётность): раздел «Отчётность, справки» → «Запросы в фонды». Для НДФЛ-вычетов без справки о доходах безопасная тактика — предоставлять вычеты только с месяца приёма, не учитывая предполагаемый доход, либо дождаться документа.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
За какие годы вносить заработок, если сотрудник принят в середине года?
Для пособий берутся два календарных года, предшествующие году наступления страхового случая (больничного, декрета), а не году приёма. Год приёма на работу значения не имеет — важно, когда наступил страховой случай.
Нужно ли вносить справку, если сотрудник уже отработал у нас больше двух лет?
Нет. Если весь расчётный период сотрудник отработал в вашей организации, заработок известен программе, и справка с прежнего места работы не требуется. Она нужна только когда часть расчётного периода приходится на работу у другого работодателя.
Можно ли внести данные задним числом?
Да, документ можно оформить любой датой. После этого ранее рассчитанные пособия пересчитываются через механизм исправления документов. Перерасчёт допускается за период не более трёх лет, предшествующих дню представления справки.
Чем справка о заработке отличается от справки о доходах (2-НДФЛ) для 1С?
Справка о заработке нужна для расчёта пособий и вносится отдельным документом в разделе зарплаты. Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) используется для учёта НДФЛ и вычетов с начала года — её данные вводятся через «Операцию учёта НДФЛ» или карточку сотрудника. Это разные учёты, и одна справка не заменяет другую.
Данные внесены, но больничный всё равно считается от МРОТ. Что проверить?
Проверьте, что справка проведена, годы в ней совпадают с расчётными годами больничного, а суммы заполнены. Также убедитесь, что в больничном не установлен ручной режим расчёта, который блокирует автоматический подбор данных.
Что важно запомнить
Данные с прошлого места работы вносятся двумя независимыми путями: справка о заработке — для пособий, справка о доходах — для вычетов НДФЛ. Вносите суммы точно по документу, за правильные годы, и проверяйте результат тестовым расчётом. При позднем появлении справки используйте документ-исправление, а не ручную правку прошлых периодов.