Как внести данные о зарплате с предыдущего места работы в 1С ЗУП

Когда сотрудник устраивается в компанию, данные о его заработке у предыдущего работодателя нужны для корректного расчета пособий — больничных, декретных и отпуска по уходу за ребенком. В 1С:ЗУП эти сведения не подтягиваются автоматически: их необходимо ввести вручную на основании справки о заработке (ранее — форма 182н) либо запросить через электронный обмен с СФР.

Если данные не внести, программа рассчитает пособие исходя из МРОТ или только из заработка в текущей организации, и сотрудник получит меньше, чем положено. При этом избыточный ввод данных тоже опасен: двойной учет одного и того же дохода приведет к завышению пособия и проблемам при проверке фонда.

Ниже разобраны все способы ввода: документ «Справка для расчета пособий (входящая)», загрузка из СЭДО, а также проверка того, как введенные данные повлияли на расчет.

Когда нужно вносить сведения о заработке с прошлого места работы

Вводить данные требуется не всегда. Они нужны только для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком, потому что эти пособия считаются из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году страхового случая. Отпускные и командировочные рассчитываются только по данным текущего работодателя, поэтому для них справки с прошлой работы не требуются.

Типичные ситуации, когда ввод обязателен: сотрудник принят в текущем или прошлом году и до этого работал в другой организации; сотрудник заболел вскоре после приема; работница уходит в отпуск по беременности и родам, а расчетный период пришелся на время работы у другого работодателя.

Если сотрудник работает у вас давно и оба года расчетного периода полностью отработаны в вашей компании, вносить ничего не нужно — программа возьмет начисления из учетной базы.

Маршрут решения

Нужно ли вводить данные

Сотрудник принят недавно и в расчетные годы работал в другой организацииВведите справку для расчета пособий (входящую) по форме 182н

Сотрудник принес больничный, а справки о заработке нетРассчитайте пособие из имеющихся данных и запросите сведения через СЭДО

Оба расчетных года сотрудник работал только у васНичего вводить не нужно — заработок уже есть в базе

Сотрудник — совместитель и принес справку от второго работодателяВведите справку, но проверьте, не превышает ли сумма предельную базу по взносам

Какие документы понадобятся перед вводом

Основной источник данных — справка о сумме заработной платы, которую сотрудник получает при увольнении (до 2023 года это была унифицированная форма 182н, сейчас форма утверждается СФР, но в программах 1С документ по-прежнему часто называется «по форме 182н»). В справке указаны суммы заработка по годам и периоды, исключаемые из расчета: больничные, декрет, отпуск по уходу за ребенком.

Если справки у сотрудника нет, есть два пути. Первый — сотрудник сам запрашивает справку у бывшего работодателя, который обязан ее выдать. Второй — работодатель получает сведения о заработке в электронном виде через СФР: в 1С:ЗУП для этого используется обмен через СЭДО, а ответ фонда загружается в программу автоматически.

Ввод справки через раздел «Отчетность, справки»

Основной способ — документ «Справка для расчета пособий (входящая)». Откройте раздел «Отчетность, справки» и найдите одноименный пункт в списке документов. В некоторых настройках интерфейса документ доступен также из раздела «Зарплата» или «Кадры» через ссылку «См. также».

Создайте новый документ и заполните поля: организация, сотрудник, наименование предыдущего страхователя (работодателя, выдавшего справку), период работы. Затем в табличной части укажите по каждому календарному году сумму заработка. Если в справке отражены исключаемые периоды, заполните и их — дни болезни, декрета и ухода за ребенком влияют на количество дней в расчете, а значит, на среднедневной заработок.

После заполнения проведите документ. Он не формирует проводок по бухгалтерскому учету — только записывает данные в регистры, которые используются при расчете пособий.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Справки для расчета пособий (входящие)» и создайте документ
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите предыдущего страхователя с периодом работы
3. 3
   Внесите суммы заработка по годам строго по справке 182н
4. 4
   Заполните исключаемые периоды (больничные, декрет), если они указаны
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что он отображается в списке без пометки удаления

Ввод данных из карточки сотрудника и из больничного

Альтернативный путь — прямо из карточки сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного человека и перейдите по ссылке «Страхование» или воспользуйтесь командой создания документов по сотруднику. В ряде конфигураций входящую справку можно создать из формы сотрудника через «Оформить документ» — тогда поля сотрудника и организации заполнятся автоматически.

Третий вариант удобен, когда больничный уже оформлен: откройте документ «Больничный лист», перейдите на закладку «Оплата» и нажмите ссылку рядом с полем среднего заработка — откроется форма расшифровки, откуда можно добавить справку о заработке с прошлых мест работы. Созданная таким образом справка сохраняется в общем журнале и будет учитываться при всех последующих расчетах пособий этому сотруднику.

Независимо от способа создания это один и тот же документ. Дублировать ввод не нужно: если справка уже есть в базе, повторное создание с теми же годами приведет к двойному учету или к путанице при расчете.

Загрузка сведений о заработке через СЭДО

Если в организации настроен обмен с СФР (СЭДО), сведения о заработке можно получить в электронном виде без бумажной справки. В разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или через журнал СЭДО создается запрос сведений о заработке застрахованного лица. Ответ фонда приходит в виде электронного документа, который загружается в программу.

При загрузке 1С:ЗУП создает документ со сведениями о заработке автоматически — ручной ввод сумм не требуется. Останется только проверить корректность данных и провести документ. Этот способ исключает ошибки ручного переноса цифр и особенно удобен, когда сотрудник не может получить справку у бывшего работодателя.

Учтите, что обмен работает только при действующем сертификате и настроенном подключении к СЭДО. Если обмен не настроен, остается ручной ввод по бумажной справке.

Проверка: как убедиться, что данные учтены в расчете

Самый надежный способ проверки — создать (или открыть существующий) больничный лист сотрудника и посмотреть расчет среднего заработка. На закладке «Оплата» нажмите ссылку с суммой среднего заработка: в открывшейся форме должны отображаться введенные суммы по годам с пометкой о источнике — справке предыдущего страхователя.

Дополнительно сформируйте печатную форму «Расчет среднего заработка» из больничного. В ней видно, какие суммы и за какие годы взяты в расчет, сколько дней учтено и какие периоды исключены. Если введенная справка в расчете не видна, проверьте: проведен ли документ, не помечен ли он на удаление, совпадают ли годы в справке с расчетным периодом пособия.

Помните про ограничения: итоговый среднедневной заработок сравнивается с максимальным (из предельных баз по взносам) и минимальным (из МРОТ). Поэтому даже при корректном вводе итоговая сумма пособия может не измениться, если сотрудник и без справки выходил на максимум, либо, наоборот, расчет ведется от МРОТ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Форма расчета среднего заработка в больничном

Норма

Суммы по годам из справки отображаются отдельной строкой с указанием страхователя

Тревожный признак

Виден только заработок текущего периода — справка не проведена или годы не совпадают

Количество учитываемых дней

Норма

Из 730/731 дня вычтены исключаемые периоды из справки

Тревожный признак

Дни исключений не учтены — поле исключаемых периодов не заполнено

Среднедневной заработок

Норма

Не превышает максимум из предельных баз и не ниже расчета из МРОТ

Тревожный признак

Сумма выше максимума — возможен двойной ввод справки

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — ввод сумм «всего за период» одной строкой вместо разбивки по календарным годам. Расчет пособий ведется строго по годам, и некорректная разбивка искажает результат. Вторая типичная ошибка — игнорирование исключаемых периодов: если их не внести, среднедневной заработок занизится, потому что делиться он будет на большее число дней.

Отдельная ситуация — сотрудник-совместитель. Если он принес справки от нескольких работодателей, вводятся все справки, но программа ограничит суммарный заработок предельной базой по каждому году. Также помните: данные входящей справки используются только для пособий и не попадают в расчет отпускных, среднего заработка для командировок и в отчетность по взносам вашей организации.

Часто задаваемые вопросы

Где найти документ «Справка для расчета пособий», если его нет в меню?

Откройте раздел «Отчетность, справки» и проверьте пункт «Справки для расчета пособий (входящие)». Если пункта нет, посмотрите в настройках навигации раздела — документ может быть скрыт. Также справку можно создать из карточки сотрудника или из формы расчета среднего заработка в больничном листе.

Что делать, если сотрудник не может предоставить справку 182н?

Рассчитайте пособие из имеющихся данных (заработок у вас или МРОТ), а затем получите сведения о заработке через СЭДО — запрос отправляется из 1С:ЗУП при настроенном обмене с СФР. После получения сведений пособие пересчитывается документом «Исправление» или перерасчетом.

Повлияет ли введенная справка на расчет отпускных?

Нет. Входящая справка для расчета пособий используется только при расчете больничных, пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком. Отпускные и командировочные считаются из начислений, зарегистрированных в вашей базе за расчетный период.

Сотрудник заболел до того, как принес справку. Как пересчитать пособие?

Введите справку, затем откройте больничный лист и пересчитайте его — программа подхватит новые данные. Если пособие уже выплачено, оформите доначисление через исправление документа или текущий расчет зарплаты в зависимости от настроек учета.

Можно ли внести в справку сумму больше предельной базы по взносам?

Технически ввести можно, но при расчете пособия программа все равно ограничит заработок предельной величиной базы соответствующего года. Поэтому вводить суммы сверх лимита не имеет смысла — на итоговый размер пособия это не повлияет.

Как внести данные, если сотрудник работал у нескольких работодателей?

Создайте отдельную входящую справку по каждому страхователю, указав период работы и суммы по годам. Все справки будут учтены в расчете суммарно, а программа сама применит ограничение по предельной базе за каждый год.