Как в 1С внести данные о заработке с предыдущего места работы

Когда новый сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или выписка из СФР), эти данные нужно внести в 1С, иначе больничные, пособия по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком будут рассчитаны только из заработка в вашей организации — то есть занижены. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого предусмотрен отдельный документ, и вся операция занимает несколько минут, если знать, где искать.

Ошибка на этом этапе дорого обходится: при проверке СФР доначислит пособия, а пересчёт уже выплаченных сумм потребует корректировок в учёте и отчётности. Поэтому важно не только правильно ввести суммы, но и проверить, что они подтянулись в расчёт среднего заработка.

Ниже — подробный порядок действий для 1С:ЗУП 3.1, варианты для ситуаций, когда справки нет, способы проверки результата и разбор типичных ошибок.

Когда и зачем вносить данные о заработке с прошлого места работы

Средний заработок для больничных, пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком считается за два календарных года, предшествующих году страхового случая. Если сотрудник в этот период работал у других работодателей, его доход там учитывается при расчёте — но только если вы располагаете подтверждающим документом.

Раньше таким документом была справка по форме 182н, которую выдавал прежний работодатель. Сейчас сведения о заработке передаются через СФР, но на практике сотрудники по-прежнему приносят справки 182н, выданные ранее, либо данные поступают по электронному обмену с фондом. В обоих случаях в 1С суммы должны быть отражены, чтобы программа включила их в базу расчёта.

Если справку не внести, пособие будет рассчитано только из заработка в вашей компании. Для сотрудника, принятого недавно, это часто означает расчёт исходя из МРОТ, то есть минимально возможную сумму. Вернуть разницу потом можно, но это лишние перерасчёты, корректировки отчётности и объяснения с сотрудником.

Где в 1С:ЗУП находится документ для ввода справки

В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 входящая справка о заработке регистрируется документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Найти его можно несколькими путями, все они ведут к одному и тому же объекту.

Первый путь: раздел «Зарплата» → группа «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Если этой ссылки нет в панели навигации, откройте настройку навигации раздела и добавьте её из списка доступных команд.

Второй путь: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте карточку нужного сотрудника → ссылка «Оформить документ» или «Доходы с предыдущего места работы» (название зависит от релиза). Третий путь — прямо из документа «Больничный лист»: на вкладке «Оплата» есть ссылка для добавления справки, если расчётный период не заполнен.

Пошаговое заполнение справки о заработке

Создайте новый документ и заполните шапку: организация, сотрудник, дата регистрации. Затем укажите предыдущего страхователя — наименование организации или ИП, где человек работал раньше. Если такого контрагента нет в справочнике, программа предложит создать его прямо из документа.

Основная часть документа — таблица заработка по годам. Для каждого года расчётного периода введите сумму из справки. Важно вводить именно те суммы, которые указаны в документе, а не «обрезанные» вами: программа сама сравнит их с предельной базой по страховым взносам за соответствующий год и при расчёте возьмёт меньшую из величин.

Если в справке указаны исключаемые периоды (дни болезни, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком), внесите их в соответствующую таблицу — они влияют на расчёт пособий по беременности и уходу за ребёнком, где из 730 дней вычитаются такие периоды. Для обычного больничного исключаемые дни не применяются, но внести их всё равно стоит, чтобы база была полной.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите сотрудника и предыдущего страхователя (наименование из справки)
3. 3
   Введите суммы заработка по каждому году расчётного периода точно как в справке
4. 4
   Заполните исключаемые периоды, если они указаны в справке
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном листе

Как проверить, что данные учлись в расчёте

Самый надёжный способ — создать черновик больничного листа на этого сотрудника и посмотреть расчёт среднего заработка. В документе «Больничный лист» откройте расшифровку среднего заработка (кнопка с суммой среднего или вкладка «Оплата» → «Средний заработок»): там должны отображаться введённые суммы с пометкой о предыдущем страхователе.

Дополнительно проверьте отчёт «Справка о заработке и расчёт пособий» или печатную форму расчёта среднего заработка из больничного — в ней видно, из каких источников собрана база: заработок в текущей организации плюс данные входящих справок.

Если суммы из справки не видны в расчёте, чаще всего причина в том, что годы в документе указаны не те, что попадают в расчётный период конкретного страхового случая, либо документ не проведён. Реже — справка введена на другого сотрудника или другую организацию в базе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расшифровка среднего заработка в больничном

Норма

Видны суммы по годам с указанием прежнего страхователя

Тревожный признак

Отображается только заработок текущей организации

Документ справки в журнале

Норма

Документ проведён, годы совпадают с расчётным периодом

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или годы не те

Сумма пособия до и после ввода

Норма

Пособие выросло после ввода справки

Тревожный признак

Сумма не изменилась — данные не подтянулись

Что делать, если справки нет или она утеряна

Если сотрудник не предоставил справку, пособие рассчитывается из имеющихся данных — заработка в вашей организации. Это законный вариант, и штрафа за него нет. Однако сотрудник вправе позже принести справку или подать заявление о запросе сведений, и тогда пособие нужно пересчитать за весь прошедший период, но не более чем за три года.

Если справка утеряна, сотрудник может написать заявление, и вы как работодатель направите запрос в СФР о предоставлении сведений о заработке. В 1С:ЗУП при подключённом обмене с СФР такие сведения могут поступать автоматически в рамках проактивного взаимодействия — тогда ручной ввод справки вообще не требуется, данные подгружаются в больничный напрямую.

После получения недостающих сведений пересчёт делается через документ «Перерасчёт страховых пособий» или исправление исходного больничного, в зависимости от того, закрыт ли период. Не редактируйте проведённый больничный в закрытом месяце напрямую — используйте механизм исправлений, чтобы не нарушить последовательность учёта.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс справку 182н при приёме на работуСразу введите документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», не дожидаясь первого больничного

Справки нет, больничный нужно оплатить сейчасРассчитайте пособие из имеющихся данных, позже при получении сведений сделайте перерасчёт

Настроен электронный обмен с СФРПроверьте, не поступили ли сведения автоматически — ручной ввод может быть не нужен

Справка получена после выплаты пособияИспользуйте перерасчёт пособия и доплатите разницу с ближайшей выплатой

Особые ситуации и ограничения

Если сотрудник в расчётном периоде находился в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, он вправе подать заявление о замене лет расчётного периода на более ранние. Тогда справку нужно вносить именно за те годы, которые выбраны взамен, — иначе данные не попадут в расчёт.

Для внешних совместителей действует особый порядок: пособие может назначаться по каждому месту работы или по одному из них с учётом справок о том, что по другим местам пособие не назначалось. В 1С это отражается видом занятости сотрудника и настройками в больничном листе, а справка вводится тем же документом.

Помните о предельной базе: даже если в справке указана сумма выше лимита по страховым взносам за соответствующий год, в расчёт пойдёт только предельная величина. Программа выполнит это ограничение автоматически, поэтому вручную «обрезать» цифры из справки не нужно и неправильно — вносите как есть.

Отличия в других конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) с расчётом зарплаты механизм похожий: справка вводится из карточки сотрудника по ссылке «Доходы с предыдущего места работы» или из больничного листа. Состав полей тот же — страхователь, годы, суммы, исключаемые дни.

В конфигурациях линейки 2.5 (ЗУП 2.5) использовался документ «Справка другого страхователя о заработке», логика ввода аналогична, но интерфейс отличается. Если вы работаете в старой версии, ищите документ в журнале расчёта зарплаты или через полное меню «Операции» → «Документы».

В простых конфигурациях без полноценного расчёта пособий (например, при ведении зарплаты во внешней программе) справка может вводиться только как хранение реквизитов, а расчёт среднего выполняется вручную. В этом случае сверяйте итоговую базу расчёта с суммами по справке самостоятельно.

Частые вопросы

Можно ли внести справку задним числом, если больничный уже рассчитан?

Да. Введите справку, затем пересчитайте пособие через исправление больничного листа или документ перерасчёта. Разницу доплатите сотруднику с ближайшей выплатой. Если период закрыт, используйте механизм исправлений, а не прямое редактирование старого документа.

Что делать, если сотрудник принёс две справки от разных работодателей?

Создайте два отдельных документа «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» — по одному на каждого страхователя. Программа автоматически суммирует заработок из всех справок при расчёте среднего.

Нужно ли вносить справку, если сотрудник работает у нас больше двух лет?

Если весь расчётный период (два предшествующих года) сотрудник отработал в вашей организации, справка не нужна — вся база для расчёта уже есть в программе. Справка требуется только для периодов работы у других работодателей.

Почему программа взяла в расчёт меньше, чем указано в справке?

Скорее всего, сработало ограничение предельной базой по страховым взносам за соответствующий год. Это норма: в расчёт пособий принимается заработок не выше установленного лимита. Проверить можно в расшифровке среднего заработка в больничном листе.

Учитывается ли справка при расчёте отпускных?

Нет. Средний заработок для отпускных и командировочных считается только по данным вашей организации за 12 месяцев, предшествующих событию. Справка с прежнего места работы влияет исключительно на пособия: больничные, по беременности и родам, по уходу за ребёнком.

Что делать, если данные из СФР отличаются от справки сотрудника?

Приоритет имеют сведения, поступившие из СФР, — именно их фонд использует при проверке. Разберитесь в причине расхождения: возможно, справка устарела или прежний работодатель подал уточнённые данные. При сомнениях запросите у сотрудника актуальный документ или сверьтесь с выпиской из СФР.