Как в 1С внести данные о доходах с предыдущего места работы

Когда сотрудник устраивается в новую организацию, бухгалтеру часто нужно учесть его доходы с прежнего места работы. Это необходимо для правильного расчёта НДФЛ (применения стандартных вычетов и контроля предельной базы), а также для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, если средний заработок определяется по справкам от бывших работодателей.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены отдельные документы и механизмы. Ошибка при вводе таких данных приводит к неверному расчёту налога, недоплате или переплате вычетов и проблемам при сдаче отчётности 6-НДФЛ. Ниже разобраны все основные сценарии: от ввода справки о доходах для НДФЛ до учёта заработка для больничных.

Когда вообще нужно вносить доходы с прошлого места работы

Не каждому новому сотруднику требуется вносить данные о прошлых доходах. Законодательно это нужно в двух ситуациях. Первая — расчёт НДФЛ: если работник претендует на стандартные вычеты на детей, работодатель обязан учитывать его доход с начала года, включая заработок у прежнего работодателя, чтобы не превысить лимит, после которого вычет перестаёт применяться.

Вторая ситуация — расчёт пособий. Больничный, пособие по беременности и родам и по уходу за ребёнком считаются исходя из заработка за два предшествующих календарных года. Если в этот период сотрудник работал в другой организации, его заработок подтверждается справкой от прежнего работодателя (ранее — форма 182н) или сведениями, полученными через СФР.

Если сотрудник устроился в начале трудовой деятельности или не заявляет вычеты и в расчётном периоде пособий работал только у вас, вносить данные о прежних доходах не требуется.

Что подготовить перед вводом данных

Перед началом работы в программе убедитесь, что у вас есть основания для ввода. Для НДФЛ это справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ) от прежнего работодателя либо выписка из личного кабинета налогоплательщика. Для пособий — справка о заработке за расчётные годы или информация о том, что сведения уже есть в СФР.

Проверьте, что сотрудник корректно заведён в базе: создан физлицо, оформлен приём на работу с правильной датой. Документы о доходах вводятся строго на сотрудника, у которого есть действующие кадровые документы, иначе программа не даст их провести или данные не попадут в расчёт.

Также уточните релиз конфигурации. Названия документов и их расположение в меню могут немного отличаться между версиями 1С:ЗУП, и в старых релизах часть механизмов (например, обмен с СФР) может быть недоступна.

Ввод доходов для расчёта НДФЛ и стандартных вычетов

Основной сценарий — сотрудник принес справку о доходах и заявление на вычеты на детей. В 1С:ЗУП откройте раздел «Налоги и взносы» (в некоторых релизах — «Кадры» или карточка сотрудника) и найдите документ «Справка о доходах с другого места работы» либо «Уведомление о доходах с предыдущего места работы» — название зависит от версии.

Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите месяц, с которого он работает у вас. В табличную часть внесите помесячно суммы дохода и удержанного налога по данным справки. После проведения программа будет учитывать эти суммы при определении права на стандартные вычеты: как только совокупный доход с начала года превысит установленный лимит, вычет автоматически перестанет применяться.

Заявление на вычеты оформляется отдельным документом «Заявление на вычеты НДФЛ» — там указываются виды вычетов и месяц начала их применения. Оба документа работают в связке: заявление даёт право на вычет, а справка о доходах контролирует лимит.

1. 1
   Получите от сотрудника справку о доходах от прежнего работодателя и заявление на вычеты
2. 2
   Откройте раздел «Налоги и взносы» и создайте документ «Справка о доходах с другого места работы»
3. 3
   Выберите сотрудника и заполните помесячно доход и удержанный НДФЛ по справке
4. 4
   Проведите документ и оформите «Заявление на вычеты НДФЛ»
5. 5
   Рассчитайте зарплату за ближайший месяц и проверьте, что вычет применился с учётом лимита

Ввод заработка для расчёта больничных и пособий

Для пособий используется другой документ — «Справка для расчёта пособий» (в ряде релизов она называется «Справка о заработке для расчёта пособий» и находится в разделе «Зарплата» или «Отчетность, справки»). В нём указываются суммы заработка за каждый из двух расчётных календарных лет.

Создайте документ, выберите сотрудника, укажите страхователя (прежнего работодателя) и внесите суммы заработка по годам из справки. Программа автоматически сравнит введённые суммы с предельными базами по страховым взносам за соответствующие годы и при расчёте пособия возьмёт не больше допустимого.

Если у сотрудника нет справки, пособие рассчитывается только из заработка в вашей организации, а при отсутствии такового — из МРОТ. Позднее, когда сотрудник принесёт справку, пособие можно пересчитать: введите справку и выполните перерасчёт документа «Больничный лист» за соответствующий период.

Если сведения пришли из СФР

В актуальных релизах 1С:ЗУП поддерживается прямой обмен с Социальным фондом России: сведения о заработке застрахованного лица могут загружаться в программу автоматически при расчёте больничного. В этом случае ручной ввод справки не требуется — проверьте, что обмен настроен и в документе «Больничный лист» данные о заработке подтянулись корректно.

Два вида вводимых данных

Справка о доходах для НДФЛ

Нужна для стандартных вычетов и контроля лимита дохода с начала года. Влияет только на расчёт налога у текущего работодателя.

Справка для расчёта пособий

Нужна для больничных и детских пособий. Учитывает заработок за два предшествующих календарных года, ограничен предельной базой.

Проверка результата после ввода

После проведения документов обязательно убедитесь, что данные попали в расчёт. Для НДФЛ рассчитайте зарплату сотрудника за текущий месяц и откройте расчётный листок или регистр налогового учёта: вычет должен применяться с учётом дохода, указанного в справке. Если совокупный доход уже превысил лимит, вычета быть не должно — это тоже признак корректной работы.

Для пособий создайте тестовый больничный лист и откройте расчёт среднего заработка: в таблице должны отображаться суммы из справки по годам. Если заработок прежнего работодателя не виден, проверьте, проведена ли справка и не указан ли в ней другой сотрудник или неверные годы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вычет НДФЛ в расчётном листке

Норма

Вычет применён или корректно не применён из-за превышения лимита с учётом справки

Тревожный признак

Вычет посчитан без учёта дохода с прошлой работы — лимит считается только от ваших начислений

Средний заработок в больничном

Норма

В расчёте видны суммы заработка по годам из справки прежнего работодателя

Тревожный признак

Средний считается только из ваших начислений или из МРОТ

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

Вычеты и налоговая база сотрудника соответствуют расчётам

Тревожный признак

Расхождения по вычетам, ошибки контрольных соотношений

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего ошибка состоит в том, что справку вводят не тем документом: данные для пособий заносят в справку для НДФЛ или наоборот. Эти документы не взаимозаменяемы — у них разные регистры учёта и разное назначение.

Вторая распространённая проблема — ввод данных задним числом без перерасчёта. Если справка появилась после того, как зарплата или пособие уже рассчитаны и выплачены, программа сама ничего не пересчитает: нужно вручную выполнить перерасчёт НДФЛ или пересчитать больничный, а разницу отразить в ближайшей выплате.

Также учитывайте ограничение: данные для вычетов вводятся только в пределах текущего налогового периода (года). Доходы прошлых лет для НДФЛ у текущего работодателя значения не имеют.

Частые вопросы

Обязан ли сотрудник приносить справку о доходах с прошлой работы?

Нет, это его право, а не обязанность. Если справки нет, вычеты предоставляются без учёта прошлых доходов (что может привести к излишнему вычету, который сотрудник потом урегулирует через декларацию), а пособие считается из доступных данных или МРОТ.

Можно ли внести доходы прошлых лет для НДФЛ?

Нет. Для расчёта НДФЛ у текущего работодателя имеет значение только доход с начала текущего календарного года. Данные прошлых лет в программу вносить не нужно.

Сотрудник принёс справку после того, как больничный уже оплачен. Что делать?

Введите документ «Справка для расчёта пособий», затем откройте ранее проведённый больничный лист и выполните его перерасчёт. Образовавшуюся доплату выплатите с ближайшей зарплатой.

Где в 1С:Бухгалтерии внести такие данные, если ЗУП не используется?

В 1С:Бухгалтерии аналогичные сведения вводятся через карточку сотрудника: для вычетов — в разделе «Налог на доходы» (поле о доходах с предыдущего места работы), для пособий — через документы расчёта больничных с ручным указанием заработка за расчётные годы.

Что делать, если данные из СФР не совпадают со справкой сотрудника?

Приоритет при расчёте пособий обычно отдаётся официальным сведениям фонда. Зафиксируйте расхождение, запросите уточнение через обмен с СФР и не проводите выплату по спорным данным до выяснения.