Справочники и Данные · 11 мин
Как загрузить номенклатуру в 1С УТ 11: инструкция по загрузке из Excel
Как загрузить номенклатуру в 1С УТ 11 из Excel или CSV: подготовка файла, настройка сопоставления колонок, проверка дублей, типичные ошибки и способы проверки результата.
Массовое заполнение справочника номенклатуры вручную — долгая и рискованная работа: легко ошибиться в артикуле, единице измерения или ставке НДС. В 1С:Управление торговлей 11 есть штатный инструмент «Загрузка данных из файла», который позволяет перенести позиции из Excel, CSV или таблицы, скопированной через буфер обмена, без программирования и внешних обработок.
Процедура сводится к четырём этапам: подготовка файла с корректной структурой колонок, запуск обработки загрузки, сопоставление колонок файла с реквизитами справочника и контроль результата. Ниже разобран каждый этап с типичными ошибками и способами проверки, а также альтернативные варианты для случаев, когда штатного инструмента недостаточно.
Подготовка файла с номенклатурой
Качество загрузки на 80% определяется подготовкой файла. Обработка 1С читает файлы форматов XLSX, XLS, CSV, ODS, MXL и табличные документы. Практически удобнее всего XLSX: в нём не возникает проблем с разделителями, как в CSV. Первая строка должна содержать заголовки колонок — по ним выполняется автоматическое сопоставление.
Минимальный набор колонок: наименование, артикул, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС. Если в учёте используются характеристики, серии, дополнительные реквизиты или цены — их добавляют отдельными колонками. Каждая строка файла — одна позиция номенклатуры; объединённые ячейки, многострочные шапки и промежуточные итоги недопустимы, обработка их не поймёт.
Обратите внимание на форматы данных. Артикулы с ведущими нулями («001234») должны быть в текстовом формате, иначе Excel обрежет нули. Штрихкоды из 13 цифр Excel может отобразить в экспоненциальной записи — тоже переведите колонку в текст. Ставку НДС указывайте в том виде, в каком она заведена в программе: «20%», «Без НДС» и т.д.
Запуск обработки загрузки данных из файла
Штатная обработка находится по пути: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → раздел «Номенклатура» → «Загрузка данных из файла». В некоторых настройках интерфейса она доступна также из списка справочника «Номенклатура» через кнопку «Ещё» → «Загрузить данные из файла». Если пункта нет, проверьте права пользователя — нужна роль с правом добавления номенклатуры.
В открывшемся окне выберите файл или вставьте данные из буфера обмена. Вариант с буфером удобен для небольших порций: выделяете диапазон в Excel, копируете, вставляете в форму — и сразу видите таблицу предпросмотра. Для больших файлов (десятки тысяч строк) лучше загружать именно файлом, так работает быстрее и стабильнее.
После чтения файла программа показывает таблицу предварительного просмотра. На этом этапе можно указать номер строки, с которой начинаются данные (если в файле есть служебная шапка), и отключить лишние колонки. Не спешите нажимать «Загрузить» — сначала настройте сопоставление.
Сопоставление колонок с реквизитами справочника
Программа пытается автоматически сопоставить заголовки колонок с реквизитами номенклатуры: «Наименование» → «Наименование», «Артикул» → «Артикул» и т.д. Автоматика срабатывает не всегда: если колонка названа «Товар» или «SKU», сопоставление придётся указать вручную через выпадающий список в шапке колонки.
Ключевой реквизит — «Вид номенклатуры». От него зависят тип позиции (товар, услуга, работа), шаблон наименования, настройки учёта. Если колонки с видом в файле нет, укажите значение по умолчанию в настройках загрузки — все позиции получат один вид. Загружать разнородные позиции лучше отдельными порциями: сначала товары, потом услуги.
Для единиц измерения и ставок НДС программа ищет соответствия в классификаторах по наименованию. Если в базе единица называется «шт», а в файле «штука», сопоставление не найдётся — либо поправьте файл, либо вручную укажите соответствие в таблице загрузки. Нераспознанные значения подсвечиваются, и их видно до начала записи.
- 1Подготовьте файл: одна строка — одна позиция, без объединённых ячеек, артикулы в текстовом формате
- 2Откройте «НСИ и администрирование → Номенклатура → Загрузка данных из файла»
- 3Выберите файл или вставьте данные из буфера обмена
- 4Проверьте и при необходимости скорректируйте сопоставление колонок с реквизитами
- 5Укажите вид номенклатуры и правило поиска дублей
- 6Нажмите «Загрузить» и дождитесь окончания записи
- 7Проверьте результат отбором в списке номенклатуры
Контроль дублей при загрузке
Главная опасность повторной загрузки — дубли номенклатуры. В настройках обработки выберите колонку, по которой программа будет искать существующие элементы: обычно это артикул или сочетание «Артикул + Наименование». Поиск только по наименованию ненадёжен: одно и то же название поставщики пишут по-разному («Кабель ВВГ 3х2,5» и «Кабель ВВГ 3*2.5» — разные строки для программы).
Если позиция найдена в базе, обработка может либо обновить её реквизиты, либо пропустить — поведение задаётся настройкой. Режим обновления полезен при загрузке прайсов поставщика, когда нужно актуализировать существующие карточки. Режим «пропустить» безопаснее при первичном заполнении.
После загрузки обязательно проверьте количество: сколько строк было в файле, сколько элементов создано, сколько обновлено, сколько пропущено с ошибками. Обработка выводит протокол — не закрывайте его, не разобравшись с каждой строкой ошибок.
Проверка результата после загрузки
Сразу после загрузки откройте список номенклатуры и отсортируйте по дате создания либо установите отбор по виду номенклатуры. Выборочно откройте 5–10 карточек из разных частей файла и сверьте ключевые реквизиты: артикул, единицу измерения, ставку НДС, вид номенклатуры, группу.
Для системной проверки используйте отчёт или консольную выборку: найдите позиции с пустой единицей измерения, пустой ставкой НДС или пустым видом номенклатуры — это типичные последствия несопоставленных колонок. Также проверьте дубли по артикулам через группировку списка.
Если загружались цены, проверьте, что они записались в нужный вид цен и с корректной датой. Цены в УТ 11 хранятся в регистре «Цены номенклатуры» и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» — убедитесь, что документ создан и проведён, иначе цены в продажах не подтянутся.
Как проверить результат
Совпадает с числом строк данных в файле
Меньше — есть отклонённые строки, смотрите протокол
Заполнена и соответствует файлу
Пустая или «шт» везде подряд
Совпадает со значением в файле
Пустая или единая ставка у всех позиций
Один артикул — одна карточка
Несколько карточек с одинаковым артикулом
Альтернативные способы загрузки
Штатная обработка закрывает большинство задач, но не все. Если нужно загрузить картинки, сложные структуры характеристик, данные из нестандартных источников или настроить регулярный обмен с поставщиком, применяют другие подходы.
Популярный вариант — обработка «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС: она гибче в настройке поиска и позволяет записывать дополнительные реквизиты и сведения, но требует аккуратности, так как работает напрямую с объектами базы. Для регулярных обменов с сайтом или поставщиками используют типовые механизмы обмена (CommerceML, обмен с поставщиками по EDI) или пишут регламентные загрузки.
Ещё один сценарий — загрузка из прайса поставщика непосредственно в документ «Регистрация цен поставщика» или в соглашение с поставщиком, когда номенклатура создаётся в момент сопоставления с позициями поставщика. Это удобно, когда сначала важны цены и условия, а карточки товаров создаются по ходу.
Сравнение способов загрузки
Подходит для разового переноса и простых структур. Ограничение: нет загрузки картинок и сложных связанных данных.
Гибкое сопоставление, дополнительные реквизиты и сведения. Требует подписки ИТС и осторожности при записи.
Для регулярных загрузок прайсов и каталогов. Требует настройки и поддержки формата со стороны поставщика.
Любые источники и логика. Нужен разработчик и тестирование на копии базы.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — обрезанные ведущие нули в артикулах и штрихкодах из-за числового формата ячеек Excel. Вторая по частоте — дубли, возникшие из-за загрузки без включённого поиска существующих элементов. Третья — неверный вид номенклатуры, из-за которого услуги попадают в товары и начинают участвовать в складском учёте.
Отдельная группа ошибок связана с CSV: разделитель «точка с запятой» против «запятой», кодировка файла (Windows-1251 вместо UTF-8), кавычки в наименованиях. Если CSV отображается «одной колонкой» или с иероглифами — сохраните файл как XLSX и загружайте его.
Также не загружайте весь справочник одним файлом, если позиции разнородные. Разбейте файл по видам номенклатуры или группам — так проще контролировать каждую порцию и откатывать ошибки локально.
Частые вопросы
Можно ли загрузить номенклатуру вместе с характеристиками?
Да, если в виде номенклатуры включено использование характеристик. В файле для каждой комбинации «товар + характеристика» делают отдельную строку, а колонку с характеристикой сопоставляют соответствующему полю. Убедитесь, что в настройках вида номенклатуры характеристики разрешены, иначе колонка будет проигнорирована.
Как загрузить штрихкоды вместе с номенклатурой?
Добавьте в файл колонку со штрихкодом в текстовом формате и сопоставьте её реквизиту «Штрихкод» при загрузке. Если у одной позиции несколько штрихкодов, штатная обработка обычно записывает один — остальные добавляют повторной загрузкой с режимом обновления или вручную в карточке.
Что делать, если обработка не видит часть колонок?
Проверьте, что в файле нет скрытых столбцов, объединённых ячеек и пустых строк внутри шапки. Убедитесь, что данные начинаются с первого листа книги — обработка читает активный или первый лист. При загрузке из буфера обмена копируйте только диапазон с данными, без лишних пустых колонок справа.
Можно ли загрузить цены вместе с номенклатурой?
В типовой обработке загрузки номенклатуры колонки с ценами можно сопоставить, после чего программа создаст документ «Установка цен номенклатуры». Проверьте, что указан правильный вид цен и документ проведён. Альтернатива — отдельная загрузка цен через «Загрузку цен из файла» в разделе ценообразования.
Как удалить ошибочно загруженные позиции?
Если документов по этим позициям ещё нет, выделите их в списке номенклатуры (например, отбором по дате создания) и пометьте на удаление, затем выполните «Удаление помеченных объектов». Если ссылки уже используются, удалить не получится — позиции можно объединить с правильными через обработку «Поиск и удаление дублей».
Почему после загрузки в документах не подставляется ставка НДС?
Чаще всего ставка в карточке пустая: колонка НДС в файле не сопоставилась со значениями перечисления из-за различий в написании («20 %» вместо «20%»). Откройте несколько карточек, проверьте поле «Ставка НДС», при массовой ошибке исправьте групповой обработкой изменения реквизитов или перезагрузите файл с исправленными значениями.
Что важно запомнить
Загрузка номенклатуры в УТ 11 выполняется штатной обработкой «Загрузка данных из файла»: готовите чистый Excel-файл, сопоставляете колонки с реквизитами, включаете поиск дублей по артикулу и обязательно проверяете результат по протоколу и карточкам. Перед загрузкой в рабочую базу делайте копию — массовую запись элементов отменить нельзя.