Справочники и Данные · 13 мин
Как в 1С УНФ загрузить номенклатуру из таблицы Excel
Пошаговая инструкция по загрузке номенклатуры в 1С УНФ из таблицы Excel: подготовка файла, обработка загрузки данных, сопоставление колонок, типичные ошибки и проверка результата.
Загрузка номенклатуры из Excel в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — стандартная задача при старте учёта, переезде из другой программы или массовом добавлении товаров от поставщика. Ручной ввод сотен позиций занимает дни и гарантированно приводит к опечаткам, поэтому штатный механизм загрузки данных из табличных документов — основной рабочий инструмент.
В УНФ есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла», которая умеет читать файлы Excel (xls, xlsx), CSV и MXL без доработок конфигурации. Она позволяет сопоставить колонки таблицы с реквизитами справочника «Номенклатура», загрузить цены и остатки, а также контролирует дубли. Для большинства сценариев этого достаточно, внешние обработки нужны только в нестандартных случаях.
Ниже разобран полный цикл: подготовка файла, настройка сопоставления колонок, загрузка цен и характеристик, проверка результата и разбор типичных ошибок. Инструкция применима к актуальным редакциям УНФ (1.6 и 3.0), где механика загрузки практически одинакова.
Подготовка файла Excel к загрузке
Качество загрузки на 80% определяется состоянием исходного файла. Обработка УНФ читает данные построчно, поэтому таблица должна быть «плоской»: первая строка — заголовки колонок, далее — только данные, без объединённых ячеек, промежуточных итогов, шапок с реквизитами компании и пустых строк внутри диапазона.
Минимальный набор колонок — наименование товара. Практически полезный набор: наименование, артикул, единица измерения, группа (категория), цена закупки, цена продажи, штрихкод. Если в номенклатуре используются характеристики (размер, цвет), их выносят в отдельные колонки. Перед загрузкой удалите формулы — оставьте только значения, иначе в базу могут попасть ссылки вида «#ССЫЛКА!» или нули.
Обратите внимание на форматы: числовые колонки (цены, остатки) должны быть числами, а не текстом — иначе при сопоставлении возникнут ошибки преобразования. Даты приводите к виду ДД.ММ.ГГГГ. Сохраните файл в формате XLSX — это самый стабильный вариант; старый XLS тоже поддерживается, но чаще вызывает проблемы с кодировкой.
Где находится обработка загрузки данных
В УНФ 3.0 обработка доступна по пути: «Компания» → «Администрирование» → раздел «Обмен электронными документами и обмен с банками» / «Загрузка данных из файла». Также её можно открыть прямо из списка: «Номенклатура» → кнопка «Ещё» → «Загрузить данные из файла». В УНФ 1.6 путь аналогичный: «Администрирование» → «Загрузка данных из файла».
После запуска выберите, куда загружаются данные — «Справочник Номенклатура». Обработка предложит выбрать файл с диска и покажет предварительный просмотр таблицы. Убедитесь, что первая строка распознана как заголовок, а колонки не «съехали» — если видите одну колонку со склеенным текстом, проблема в разделителях или формате файла.
Если файлов много и структура повторяется (например, регулярные прайсы поставщика), настройку сопоставления можно сохранить как шаблон и использовать повторно — это сокращает загрузку до пары минут.
Сопоставление колонок с реквизитами справочника
Ключевой шаг — указать программе, какая колонка Excel соответствует какому реквизиту номенклатуры. Обработка показывает таблицу: слева колонки файла, справа — поле для выбора реквизита. «Наименование» сопоставляется обязательно, остальное — по необходимости: артикул, код, единица измерения, вид номенклатуры, ставка НДС, описание, вес, объём.
Для колонки с группой (категорией) есть два варианта: сопоставить с реквизитом «Родитель» (группа справочника) или с «Категорией номенклатуры». Если группы в файле названы так же, как в базе, обработка найдёт их по наименованию; если группы нет — создаст новую, если включён соответствующий режим. Проверьте это заранее, иначе получите дубли групп с похожими названиями вроде «Товары» и «товары».
Единицы измерения сопоставляются по коду или наименованию из классификатора (шт, кг, м). Если в файле встречаются нестандартные единицы, которых нет в классификаторе, загрузка таких строк завершится ошибкой — проще заранее привести их к стандартным обозначениям.
- 1Сохраните резервную копию базы
- 2Подготовьте файл: заголовки в первой строке, без формул и объединённых ячеек
- 3Откройте «Загрузка данных из файла» и выберите справочник «Номенклатура»
- 4Укажите файл и проверьте предварительный просмотр
- 5Сопоставьте колонки с реквизитами справочника
- 6Настройте поиск дублей (по наименованию или артикулу)
- 7Выполните загрузку и изучите протокол ошибок
- 8Проверьте результат в списке номенклатуры
Настройка поиска дублей и режим загрузки
При повторной загрузке или слиянии прайсов критично правильно настроить поиск существующих элементов. Обработка умеет искать дубли по наименованию, артикулу, штрихкоду или их комбинации. Самый надёжный ключ — артикул, если он уникален у поставщика; наименование капризнее, так как отличается пробелами и регистром.
Для найденных дублей выбирается действие: не загружать строку, обновить реквизиты существующего элемента или создать новый элемент. Для первичной загрузки в пустую базу режим не важен, а вот при обновлении прайса обычно выбирают «обновлять существующие», чтобы не плодить дубли справочника.
Отдельно проверьте настройку создания новых элементов: если флажок создания снят, строки, для которых не найдено совпадение, будут пропущены. Это частая причина ситуации «загрузилось 80 строк из 100» без видимых ошибок.
Какой режим выбрать
Загрузка цен, штрихкодов и характеристик
Цены номенклатуры в УНФ хранятся не в карточке товара, а в регистре и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Поэтому колонки с ценами при загрузке в справочник либо игнорируются, либо обработка предложит сформировать документ установки цен — зависит от версии. Надёжная схема: сначала загрузить номенклатуру, затем отдельно загрузить цены через документ «Установка цен» (в нём тоже есть кнопка загрузки из файла).
Штрихкоды загружаются в отдельный регистр «Штрихкоды номенклатуры». Если в файле несколько штрихкодов на один товар, их размещают в разных колонках или строках. Следите, чтобы штрихкод был текстом: Excel любит превращать длинные коды в числа вида 4,6E+12, и в базу попадёт испорченное значение. Перед сохранением файла установите для колонки текстовый формат.
Характеристики (размер, цвет) загружаются, если в настройках вида номенклатуры включён учёт по характеристикам. Каждая комбинация «товар + характеристика» должна быть отдельной строкой файла. Если учёт характеристик не включён, колонки с размерами загрузить некуда — сначала настройте вид номенклатуры.
Проверка результата после загрузки
После завершения обработка показывает протокол: сколько строк загружено, сколько пропущено и почему. Не закрывайте его, не прочитав — там перечислены конкретные строки файла с ошибками (не найдена единица измерения, не заполнено обязательное поле). Исправьте эти строки в Excel и загрузите повторно только их.
Затем откройте справочник номенклатуры и выборочно проверьте 5–10 позиций: наименование, артикул, единицу измерения, группу. Сформируйте прайс-лист или отчёт «Остатки и цены», чтобы убедиться, что цены встали корректным видом цен и актуальной датой. Проверьте отсутствие дублей поиском по артикулу — если на один артикул находится два элемента, ключ поиска при загрузке был выбран неверно.
Если загрузка прошла неудачно и проще начать заново, пометить на удаление массово созданные элементы можно через «Групповое изменение реквизитов» (раздел «Администрирование»), предварительно отобрав их, например, по дате создания или комментарию загрузки.
Как проверить результат
Совпадает с числом строк файла (плюс ранее существовавшие)
Позиций заметно меньше или больше — были пропуски или дубли
Заполнены наименование, артикул, единица измерения, группа
Пустые реквизиты или текст с ошибками преобразования
Цены видны по нужному виду цен с актуальной датой
Прайс пуст — цены загружены не туда или документ не проведён
Код совпадает со значением в файле посимвольно
Код вида 4,6E+12 или с обрезанными нулями
Альтернативные способы и ограничения
Штатная обработка закрывает большинство задач, но у неё есть пределы. Если нужно загружать сложные структуры (иерархию с несколькими уровнями, картинки товаров, дополнительные реквизиты с особыми правилами), используют типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС — она гибче, но требует аккуратной настройки и понимания структуры метаданных.
Для регулярного обмена с поставщиками удобнее настроить обмен по CommerceML или загрузку прайсов через встроенные механизмы работы с поставщиками, если они используются. А для разовых нестандартных задач (например, загрузка остатков сразу документом оприходования) иногда оправдана разработка небольшой внешней обработки — это работа для специалиста по 1С.
Ограничения, о которых стоит помнить: очень большие файлы (десятки тысяч строк) штатная обработка загружает медленно и может завершаться по таймауту — такие файлы разбивают на части. Также обработка не проверяет бизнес-логику: она не знает, что товар не должен попадать в две группы сразу или что цена не может быть нулевой — это контролируете вы на этапе подготовки и проверки.
Способы загрузки номенклатуры
Подходит для большинства случаев: товары, артикулы, штрихкоды, характеристики. Не требует навыков программирования. Ограничение — слабая гибкость для нестандартных структур
Гибкие настройки, вычисляемые выражения, загрузка в любые объекты. Требует понимания метаданных и осторожности — легко испортить данные
Любая логика: картинки, сложная иерархия, проверки. Нужен разработчик и тестирование
Оправдан только при количестве до 20–30 позиций либо для разовых исправлений после загрузки
Перед загрузкой большого файла сделайте пробную партию: скопируйте в отдельный файл 10–15 строк с самыми «сложными» товарами (с характеристиками, штрихкодами, разными единицами) и загрузите их. Настройка сопоставления займёт те же 10 минут, но все ошибки вы поймаете на маленьком объёме, где исправление занимает минуты, а не часы.
Частые вопросы
Обработка не видит мой файл Excel. Что делать?
Проверьте формат: сохраните файл как XLSX через «Сохранить как». Если файл в формате CSV, убедитесь, что разделитель — точка с запятой, а кодировка UTF-8. Также файл не должен быть открыт в Excel в момент загрузки — закройте его, иначе возможна ошибка доступа.
Загрузились не все строки, ошибок в протоколе нет. Почему?
Чаще всего снят флажок создания новых элементов, а совпадения по ключу поиска не нашлись — такие строки пропускаются молча. Вторая причина — пустые строки внутри диапазона файла: часть обработок останавливает чтение на первой пустой строке. Удалите пустые строки и проверьте настройку создания элементов.
Можно ли загрузить остатки товаров из Excel?
Да, но не через справочник номенклатуры. Остатки вводятся документом «Ввод начальных остатков» (раздел «Компания»), в котором также есть загрузка из файла. Сначала загрузите номенклатуру, затем остатки — иначе документу не к чему будет привязать количества.
Появились дубли товаров после повторной загрузки. Как исправить?
Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (входит в стандартные функции при наличии подсистемы БСП) или вручную найдите дубли по артикулу и пометьте лишние на удаление через «Групповое изменение реквизитов». В следующий раз настройте поиск по артикулу или штрихкоду с режимом «обновлять существующие».
Как загрузить картинки товаров из Excel?
Штатная обработка картинки не загружает. Варианты: массовое присоединение файлов через механизм присоединённых файлов с совпадающими именами (артикул.jpg), либо внешняя обработка от разработчика. В файле Excel для этого обычно хранят колонку с именем файла картинки.
Нужно ли что-то настраивать в УНФ перед первой загрузкой?
Минимум — создайте виды номенклатуры (товар, услуга) и виды цен (закупочная, розничная), включите учёт по характеристикам, если он нужен, и заполните классификатор единиц измерения. Без этого сопоставлять колонки будет не с чем, а часть строк завершится ошибками.
Что важно запомнить
Загрузка номенклатуры из Excel в УНФ выполняется штатной обработкой «Загрузка данных из файла»: подготовьте чистую таблицу без формул и объединений, сопоставьте колонки с реквизитами, настройте поиск дублей по артикулу и сделайте пробную загрузку на небольшом фрагменте. Цены и остатки загружаются отдельно — через «Установку цен» и «Ввод начальных остатков». Перед массовой загрузкой всегда сохраняйте резервную копию базы.