Как в 1С создать новую фирму

Новая фирма в 1С создаётся через справочник «Организации» — это отдельный элемент, а не новая информационная база. Добавление юридического лица или ИП занимает несколько минут, но от корректности заполнения карточки зависят отчётность, налоги, печатные формы документов и обмен с банком. Ошибки на этом этапе проявляются позже — в декларациях, счетах-фактурах и платёжных поручениях.

Порядок действий практически одинаков в популярных конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Отличается только расположение раздела и набор реквизитов. Ниже описан универсальный сценарий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространённой конфигурации.

Перед созданием фирмы подготовьте данные из свидетельства о регистрации или листа записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП: ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, коды статистики. Если у вас есть доступ к сервисам 1С — часть реквизитов подставится автоматически по ИНН.

Где находится справочник организаций

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Главное» и выберите пункт «Организации». В некоторых настройках интерфейса путь выглядит как «Справочники — Организации». В 1С:УНФ карточка фирмы находится в разделе «Компания — Организации», а в 1С:ERP — в разделе «НСИ и администрирование».

Если база новая и пустая, при первом запуске программа предложит мастер начальной настройки, где организация создаётся сразу. Если база уже рабочая и в ней ведётся учёт по другой фирме, новую добавляют в тот же справочник — смешения данных не произойдёт, документы каждой организации учитываются раздельно.

Убедитесь, что у вашего пользователя есть права на добавление организаций. Обычно это права «Полные» или роль «Бухгалтер». Под пользователем с ограниченными правами кнопка «Создать» может быть недоступна.

Создание карточки организации по шагам

В списке организаций нажмите «Создать». Программа предложит выбрать тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От выбора зависит набор реквизитов: у ИП нет КПП и кода по ОКПО в части отчётности, зато есть свои особенности по страховым взносам.

1. 1
   Откройте «Главное — Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите тип: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Введите ИНН и нажмите «Заполнить по ИНН», если доступен сервис
4. 4
   Проверьте и дополните наименование, ОГРН, адрес, руководителя
5. 5
   Задайте систему налогообложения и параметры учётной политики
6. 6
   Сохраните карточку и проверьте реквизиты на печатной форме

Поле «Сокращенное наименование» используется в отчётах и заголовках документов, «Полное наименование» — в печатных формах счетов, актов и договоров. Заполняйте оба в точности по учредительным документам: расхождение в одну букву может стать причиной отказа контрагента принять документ.

Если подключён интернет и сервис «1С:Контрагент» или стандартное автозаполнение, введите ИНН и нажмите кнопку «Заполнить» — программа подтянет наименование, КПП, ОГРН и адрес из ФНС. Это снижает риск опечаток, но данные всё равно стоит сверить с документами.

Заполнение реквизитов: адреса, коды, подписанты

Юридический адрес вводится через классификатор ФИАС/КЛАДР: начните вводить город, программа предложит варианты. Адрес в свободной форме без классификатора может вызвать ошибки при выгрузке отчётности. Если фактический адрес отличается от юридического, заполните оба поля.

На вкладке с кодами укажите ОКПО, ОКВЭД и код налогового органа. Код ИФНС обычно подставляется автоматически по адресу, но сверьте его с уведомлением о постановке на учёт. От кода инспекции зависит, куда программа сформирует отчётность.

Ответственные лица — директор, главный бухгалтер, кассир — заполняются по ссылке «Ответственные лица» или «Подписи». Укажите сотрудника, должность и период действия полномочий. Именно эти ФИО попадут в печатные формы счетов, актов и приказов. Если подписант меняется, добавляйте новую запись с датой, а не редактируйте старую — иначе «переподпишутся» старые документы.

Настройка налогов и учётной политики

Сразу после создания карточки перейдите по ссылке «Учётная политика» или «Налоги и отчёты» внутри формы организации. Укажите систему налогообложения: общая, упрощённая (с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»), патент или их комбинацию. От этого выбора зависят доступные документы, регистры и состав отчётности.

Для УСН задайте дату перехода на спецрежим и ставку. Для ОСНО проверьте настройки НДС: программа должна знать, является ли организация плательщиком налога. Если фирма применяет освобождение от НДС, это тоже отражается в настройках.

Учётная политика задаётся на конкретный год. Если фирма создана в середине года, создайте запись учётной политики с датой регистрации организации, а не с 1 января — иначе программа может некорректно рассчитать налоги за первый период.

Банковский счёт и касса организации

Без банковского счёта невозможно выставить счёт покупателю с корректными реквизитами и выгрузить платёжки. В карточке организации откройте таблицу «Банковские счета» и добавьте расчётный счёт: номер, банк (выбирается по БИК из классификатора), валюта. БИК определяет корсчёт и наименование банка, поэтому вводите его первым.

Если счетов несколько, назначьте один основным — он будет подставляться в документы по умолчанию. Касса организации в большинстве конфигураций создаётся автоматически при записи карточки, отдельных действий обычно не требуется.

Для обмена с банком через «1С:ДиректБанк» настройка выполняется отдельно в разделе обмена с банками и требует подключения сервиса на стороне банка. Это необязательный шаг: платёжные поручения можно выгружать файлом.

Несколько организаций в одной базе: что учесть

Если в базе несколько фирм, включите в настройках учёта признак ведения учёта по нескольким организациям — в некоторых конфигурациях он активируется автоматически при добавлении второй карточки. После этого в документах появится обязательное поле «Организация».

Обратите внимание на подразделения, склады и договоры: они могут быть общими или привязанными к конкретной организации, в зависимости от настроек плана счетов и учётных параметров. Для раздельной нумерации документов по фирмам проверьте настройки нумераторов.

Проверка результата

После сохранения карточки выполните контрольные проверки. Создайте тестовый счёт на оплату от новой организации и откройте печатную форму: в ней должны быть полное наименование, ИНН/КПП, адрес, банковские реквизиты и правильный подписант. Затем сформируйте карточку организации для печати через кнопку «Печать — Реквизиты».

Дополнительно проверьте, что организация доступна для выбора в документах и что в разделе отчётности формируется список деклараций именно для её системы налогообложения. Если какой-то реквизит пуст на печатной форме — вернитесь в карточку и заполните соответствующее поле.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счёта

Норма

Все реквизиты заполнены, ИНН и КПП совпадают с документами

Тревожный признак

Пустые поля, старый подписант, неверный банк

Выбор организации в документах

Норма

Новая фирма видна в списке выбора

Тревожный признак

Организация не отображается — проверьте права и пометку удаления

Состав отчётности

Норма

Декларации соответствуют выбранной системе налогообложения

Тревожный признак

Предлагаются формы другого режима — ошибка в настройках налогов

Перед вводом первой реальной организации полезно потренироваться на копии базы или в демонстрационной конфигурации: создайте фирму, проведите пару документов и сформируйте отчёт. Это безопасный способ увидеть, как настройки карточки влияют на учёт, и не трогать рабочие данные.

Частые вопросы

Нужно ли создавать новую базу 1С для новой фирмы?

В большинстве случаев нет. Одна информационная база рассчитана на несколько организаций с раздельным учётом. Отдельная база оправдана, только если у фирм разные владельцы данных, разные администраторы или требуется полное разграничение доступа на уровне файловой системы.

Как добавить филиал или обособленное подразделение?

Обособленное подразделение, не являющееся отдельным юрлицом, заводится внутри карточки основной организации или в справочнике подразделений — в зависимости от конфигурации. Если подразделение выделено на отдельный баланс и сдаёт отчётность самостоятельно, для него может потребоваться отдельная настройка с указанием своего КПП.

Что делать, если при заполнении по ИНН данные не подтянулись?

Автозаполнение требует доступа к интернету и действующей подписки на сервис. Если сервис недоступен, введите реквизиты вручную по листу записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП — на учёт это никак не повлияет, просто потребует внимательности при вводе.

Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?

Если по ней нет ни одного документа, карточку можно пометить на удаление и затем удалить через «Администрирование — Удаление помеченных объектов». Если документы уже проведены, организацию удалить нельзя — только пометить как неиспользуемую, чтобы она не мешала в списках выбора.

Почему новая организация не видна в документах?

Чаще всего причина в правах пользователя: проверьте роли и настройки ограничения доступа по организациям в разделе администрирования. Реже карточка случайно помечена на удаление или документ открыт до создания организации — тогда достаточно переоткрыть форму.

Как перенести данные, если фирму ошибочно завели в отдельной базе?

Потребуется перенос справочников и документов через типовую обработку выгрузки-загрузки XML или конвертацию данных. Это трудоёмкая операция с риском рассинхронизации ссылок, поэтому перед объединением баз сделайте резервные копии обеих и при большом объёме данных привлеките специалиста по 1С.