Как создать иностранного контрагента в 1С

Иностранный контрагент в 1С создаётся в том же справочнике «Контрагенты», что и российский, но карточка заполняется иначе: вместо ИНН и КПП указываются страна регистрации, налоговый номер иностранной компании и адрес за рубежом. От корректности этих данных зависят расчёт НДС при импорте и экспорте, валютный учёт, курсовые разницы и отчётность по ВЭД.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0), но логика аналогична в 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP — отличаются только названия отдельных полей и расположение команд в меню.

Перед началом работы подготовьте данные контрагента: точное юридическое наименование (как в контракте), страну регистрации, регистрационный или налоговый номер, юридический адрес и банковские реквизиты. Ошибки в этих полях потом всплывут в декларации по НДС и при валютном контроле.

Где находится справочник контрагентов и как открыть карточку

В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник доступен по пути: раздел «Справочники» → «Покупки и продажи» → «Контрагенты». В 1С:УНФ путь другой: «Компания» → «Контрагенты», в 1С:ERP — «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Контрагенты».

Нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать вид контрагента: «Юридическое лицо» или «Физическое лицо». Для иностранной компании выбирайте «Юридическое лицо», для частного предпринимателя или физлица-нерезидента — «Физическое лицо».

Важный момент: в типовой конфигурации поле «Страна регистрации» появляется автоматически, как только вы очищаете или не заполняете ИНН российского формата. Если поле страны не видно, проверьте, что в карточке не стоит признак российского контрагента, и что классификатор стран мира подключён в программе.

Заполнение основных полей карточки иностранного контрагента

Заполните поля в следующем порядке. В поле «Наименование» укажите краткое название, как оно будет отображаться в документах. В поле «Полное наименование» — официальное название точно по контракту, включая организационно-правовую форму (Ltd, GmbH, LLC и т. п.), в оригинальном написании латиницей.

В поле «Страна регистрации» выберите страну из классификатора стран мира (ОКСМ). Если нужной страны нет в списке, добавьте её через кнопку «Создать» в классификаторе или загрузите классификатор целиком: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Классификаторы». Код страны из ОКСМ используется в декларации по НДС при импорте и в статотчётности.

Поле «Налоговый номер» (в некоторых конфигурациях — «ИНН» с указанием страны) заполните регистрационным или налоговым номером компании в её стране: VAT number, EIN, регистрационный номер из торгового реестра. Поля «КПП» у иностранного лица нет — оставьте его пустым, программа не будет ругаться, если страна регистрации указана не Россия.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид «Юридическое лицо»
3. 3
   Введите наименование и полное наименование по контракту
4. 4
   Укажите страну регистрации из классификатора ОКСМ
5. 5
   Заполните налоговый номер нерезидента, ИНН и КПП оставьте пустыми
6. 6
   Заполните юридический адрес за рубежом
7. 7
   Запишите карточку и создайте договор и банковский счёт

Адрес, контакты и банковский счёт

Юридический адрес заполняйте через гиперссылку «Юридический адрес» в карточке. Для иностранного адреса российский классификатор ФИАС/КЛАДР не подходит — введите адрес в свободной форме в поле «В свободной форме» или заполните поля города, улицы и индекса вручную. Именно этот адрес попадёт в печатные формы контрактов и актов.

Банковский счёт иностранного контрагента создаётся по гиперссылке «Банковские счета» → «Создать». Укажите номер счёта (для европейских партнёров — IBAN), SWIFT-код банка, наименование банка и валюту счёта. Валюта счёта должна совпадать с валютой договора, иначе при оплате возникнут расхождения в проводках.

Если расчёты проходят через банк-корреспондент, реквизиты корсчёта обычно указывают в назначении платежа при исходящем платеже, а не в карточке контрагента. Сохраните SWIFT и адрес банка получателя — банк запросит их при валютном переводе.

Создание договора в валюте

Договор с иностранным контрагентом обязателен: без него нельзя провести ни поступление, ни реализацию. В карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры» → «Создать». Выберите вид договора: «С поставщиком», «С покупателем» или «Прочее».

Ключевое поле — «Расчёты в валюте» (или «Валюта расчётов»). Выберите валюту контракта: USD, EUR, CNY и другую. После этого документы по договору будут учитываться на валютных счетах (60.21, 62.21, 52 и др.), а программа начнёт автоматически считать курсовые разницы при переоценке.

Если договор номинирован в валюте, но оплата идёт в рублях, выберите соответствующий вариант в поле «Оплата в» — «В рублях». Тогда сумма в проводках пересчитается по курсу на дату оплаты и отгрузки. Это типичная схема для контрактов с китайскими и турецкими поставщиками.

Особенности учёта: НДС, курсовые разницы, валютный контроль

При импорте товаров НДС уплачивается на таможне и отражается документом «Таможенная декларация на импорт» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Покупки»), а не счётом-фактурой поставщика. Поэтому в карточке иностранного поставщика ничего дополнительного для НДС настраивать не нужно — важно, чтобы была правильно указана страна.

Если иностранная компания оказывает вам услуги (электронные сервисы, консалтинг, лицензии), вы можете признаваться налоговым агентом по НДС. В этом случае в договоре установите признак «Налоговый агент» (если он есть в вашей конфигурации) или отражайте начисление НДС вручную в соответствии с методикой вашей учётной политики.

Курсовые разницы по валютным договорам рассчитываются автоматически при проведении оплат, отгрузок и при закрытии месяца. Убедитесь, что курсы валют загружаются регулярно: «Администрирование» → «Валюты» → загрузка курсов с сайта ЦБ. Для валют, которых нет в перечне ЦБ (например, некоторые азиатские валюты), курс придётся вводить вручную через кросс-курс.

Контрольные точки

Как проверить результат

Страна регистрации в карточке

Норма

Указана страна из классификатора ОКСМ, ИНН и КПП пустые

Тревожный признак

Стоит Россия или заполнен российский ИНН у нерезидента

Договор

Норма

Валюта расчётов совпадает с валютой контракта

Тревожный признак

Договор в рублях при валютном контракте — курсовые разницы не посчитаются

Проводки по документу

Норма

Используются валютные субсчета 60.21/62.21 и валютная сумма заполнена

Тревожный признак

Проводки только в рублях по рублёвым субсчетам

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — попытка вписать российский ИНН или выдуманный номер в поле ИНН, потому что «программа требует». Для нерезидента эти поля должны быть пустыми; проверка заполнения в типовой 1С отключается автоматически при указании иностранной страны регистрации.

Вторая ошибка — создание договора в рублях при валютном контракте. Внешне всё работает, но курсовые разницы не рассчитываются, а валютная переоценка при закрытии месяца проходит мимо. Исправление: создайте новый договор в правильной валюте и перенесите на него документы, либо исправьте договор до проведения документов.

Третья ошибка — дубли контрагентов, заведённые с разным написанием латиницы (Siemens AG, «Сименс АГ», SIEMENS AG). Это ломает сверку взаиморасчётов. Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» («Администрирование» → «Обслуживание») с заменой ссылок во всех документах.

FAQ: частые вопросы об иностранных контрагентах в 1С

Что делать, если программа требует заполнить ИНН?

Проверьте, что в поле «Страна регистрации» выбрана иностранная страна, а не Россия. После этого контроль ИНН и КПП в типовых конфигурациях отключается. Если поле страны не отображается, обновите конфигурацию или проверьте, не доработана ли форма карточки программистом.

Как указать контрагента из страны, которой нет в классификаторе?

Откройте классификатор стран мира (ОКСМ) и добавьте страну вручную с кодом по ОКСМ, либо загрузите классификатор целиком через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Классификаторы». Без кода страны корректно не заполнится декларация по НДС при импорте.

Можно ли вести расчёты в юанях или другой редкой валюте?

Да. Добавьте валюту в справочник «Валюты» по классификатору, затем настройте загрузку курса. Если ЦБ не публикует прямой курс, курс вводится вручную через кросс-курс к рублю. После этого валюта доступна в договорах и документах.

Нужно ли заводить отдельный договор на каждый контракт с одним поставщиком?

Зависит от вашей учётной политики. Если контракты различаются валютой или условиями (поставка/услуги, предоплата/постоплата), удобнее заводить отдельные договоры — это упрощает анализ задолженности и расчёт авансов. Одинаковые по условиям сделки можно вести по одному договору.

Как отразить услуги иностранной компании, по которым мы налоговый агент по НДС?

В договоре проверьте наличие признака налогового агента (в ряде конфигураций он есть в настройках договора). Если признака нет, НДС налогового агента начисляется отдельной операцией в соответствии с методикой вашей учётной политики — уточните порядок у главного бухгалтера или методиста.

Что делать, если контрагент заведён дважды с разным написанием?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она найдёт похожие карточки и заменит ссылки во всех документах на одну выбранную карточку. Перед объединением сделайте резервную копию базы.