Справочники и Данные · 9 мин
Как создать вторую организацию в 1С
Пошаговая инструкция, как добавить вторую организацию в 1С:Бухгалтерии 8.3: заполнение карточки, учетная политика, подписанты, проверка настроек и типичные ошибки.
Вторая организация в одной информационной базе 1С нужна, когда у предпринимателя или холдинга несколько юридических лиц: например, ООО на общей системе и ИП на упрощенке. Вести их в одной базе удобнее — общие справочники контрагентов, номенклатуры и сотрудников не придется дублировать, а документы можно оформлять от имени любой компании.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) механизм добавления организации одинаковый: создается новый элемент справочника «Организации», заполняются реквизиты, настраивается учетная политика. Дальше в каждом документе появляется возможность выбрать, от чьего имени он оформляется.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение справочников (обычно это роль «Полные права» или «Бухгалтер»), а база обновлена до актуального релиза — в старых версиях часть настроек, например заполнение по ИНН из сервиса, может работать некорректно.
Где находится справочник организаций в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 ред. 3.0 справочник открывается через раздел «Главное» → «Организации» или «Главное» → «Реквизиты организации», если компания одна. Если организаций уже несколько, пункт меню называется «Организации» и ведет к списку.
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP путь другой: «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Организации». В 1С:Зарплате и управлении персоналом — «Настройка» → «Реквизиты организации» или «Предприятие» → «Организации», в зависимости от релиза.
Если база файловая и в ней раньше велась одна фирма, после добавления второй интерфейс немного изменится: в шапке программы появится поле выбора организации, а в отчетах — обязательный отбор по ней. Это нормальное поведение, а не сбой.
Пошаговое создание второй организации
Откройте список организаций и нажмите кнопку «Создать». Если программа предложит выбрать тип — укажите «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель». От этого зависят набор полей и формы отчетности.
Самый быстрый способ заполнить карточку — ввести ИНН и нажать кнопку «Заполнить» (в Бухгалтерии — «Заполнить по ИНН»). Программа через интернет-сервис 1С подтянет наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес из официальных реестров. Для работы сервиса нужна активная подписка ИТС и подключение к интернету. Если сервис недоступен, заполните поля вручную по свидетельству о регистрации или выписке из ЕГРЮЛ.
- 1Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
- 2Укажите тип: юридическое лицо или ИП
- 3Введите ИНН и нажмите «Заполнить» либо впишите реквизиты вручную
- 4Проверьте наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес
- 5Заполните систему налогообложения и учетную политику
- 6Укажите подписантов: руководителя и главного бухгалтера
- 7Запишите карточку и проверьте появление организации в документах
После записи карточки организация сразу становится доступной в документах. Однако до полноценной работы нужно настроить учетную политику — без нее проводки и расчет налогов будут формироваться с ошибками или по настройкам по умолчанию.
Настройка учетной политики и налогов
Учетная политика создается отдельно для каждой организации и действует с указанной даты. В Бухгалтерии 8.3 она открывается по ссылке «Учетная политика» прямо из карточки организации или через «Главное» → «Настройки» → «Учетная политика».
Обязательно проверьте: систему налогообложения (ОСНО, УСН доходы, УСН доходы минус расходы, патент для ИП), метод оценки МПЗ, порядок признания расходов, применение ПБУ 18/02. Если вторая организация на УСН, а первая на ОСНО — это не проблема: программа корректно ведет разные режимы в одной базе.
Для УСН дополнительно задайте ставку налога и дату перехода на упрощенку в настройках налогов и отчетов. Для плательщиков НДС проверьте, что в учетной политике включен общий порядок налогообложения, иначе счета-фактуры не будут формировать записи книги продаж.
Подписанты, банковские счета и префиксы
В карточке организации на вкладке «Подписи» (или через ссылку «Ответственные лица») укажите руководителя и главного бухгалтера с датами назначения. Эти данные попадают в счета-фактуры, акты, налоговые декларации. Если подписант не указан, печатные формы выйдут с пустыми полями подписи.
Банковский счет добавляется по ссылке «Банковские счета» из карточки организации. Введите БИК банка — программа подставит название и корсчет, вам останется вписать номер расчетного счета. Счет, отмеченный как основной, будет подставляться в документы автоматически.
Префикс организации настраивается в «Настройках синхронизации и нумерации» или в параметрах учета. Он добавляется к номерам документов, чтобы счета-фактуры разных фирм не конфликтовали. Например, документы первой организации будут «АА00-000001», второй — «ББ00-000001». Это особенно важно при обмене с банком-клиентом и ЭДО.
Как проверить, что всё настроено правильно
Создайте тестовый документ, например «Счет покупателю» или «Реализация товаров и услуг», и выберите новую организацию в шапке. В печатной форме должны подставиться ее реквизиты: наименование, ИНН, КПП, адрес, банковский счет и подписант.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с отбором по новой организации — она должна быть пустой, но сам отбор по организации должен работать. Проверьте, что в «Настройках налогов и отчетов» для новой фирмы указана правильная система налогообложения и заполнены реквизиты налоговой инспекции.
Как проверить результат
Подставлены реквизиты новой организации и ее подписант
Пустые поля ИНН, адреса или подписи
В шапке документа доступны обе организации
Новая организация не отображается в списке выбора
Создана строка с датой начала действия и верной системой налогообложения
Список учетной политики для новой организации пуст
Номера содержат префикс организации
Номера без префикса дублируются между фирмами
Типичные ошибки при добавлении второй организации
Самая частая ошибка — редактирование существующей карточки вместо создания новой. Пользователь меняет ИНН и название старой организации на реквизиты новой, и все документы прошлых лет «переезжают» на другую фирму. Восстановить корректную отчетность после этого бывает сложно.
Вторая распространенная проблема — забытая учетная политика. Без нее программа при проведении документов использует значения по умолчанию, и налог на прибыль или УСН считается неверно. Третья ошибка — незаполненные подписанты, из-за чего декларации и счета-фактуры уходят в налоговую с пустыми полями.
Одна база или две отдельные: как выбрать
Ведение нескольких организаций в одной базе оправдано, когда у фирм общие контрагенты, номенклатура или сотрудники, и когда между ними есть внутрихолдинговые операции. Отчетность по каждой фирме формируется раздельно, а справочники остаются общими.
Отдельные базы лучше, если организации полностью независимы, у них разные бухгалтеры и не должно быть перекрестного доступа к данным, или если одна из фирм обслуживается аутсорсинговой компанией. Учтите, что в файловом режиме при большом объеме документов одна общая база может работать медленнее.
Сравнение вариантов
Подходит при общих контрагентах и номенклатуре; отчетность раздельная, справочники общие. Ограничение — все пользователи видят данные всех фирм без настройки прав.
Подходит для полностью независимых фирм и разграничения доступа. Ограничение — справочники придется вести дважды, обмен между базами настраивать отдельно.
Что важно запомнить
Вторая организация создается как новый элемент справочника «Организации» с заполнением по ИНН. После создания обязательно настройте учетную политику, подписантов, банковский счет и префикс нумерации, затем проверьте результат на тестовом документе.
Частые вопросы
Можно ли вести в одной базе ООО на ОСНО и ИП на УСН?
Да, типовые конфигурации поддерживают разные системы налогообложения для разных организаций в одной базе. Учетная политика и настройки налогов задаются индивидуально для каждой фирмы, отчетность формируется раздельно.
Нужна ли отдельная лицензия 1С на вторую организацию?
Нет, лицензия 1С привязана к компьютеру или серверу, а не к количеству организаций в базе. Количество юридических лиц в одной информационной базе не ограничено.
Почему новая организация не появляется в документах?
Чаще всего карточка создана, но не записана, либо у пользователя ограничены права на уровне записей (RLS). Проверьте, что элемент справочника сохранен, а в настройках прав пользователю доступна эта организация.
Как перенести начальные остатки для второй организации?
Остатки вводятся документом «Ввод начальных остатков» (в Бухгалтерии — «Помощник ввода остатков») с указанием новой организации. Если фирма новая и операций еще не было, ввод остатков не требуется — достаточно учетной политики.
Можно ли удалить вторую организацию, если она создана ошибочно?
Да, если по ней нет ни одного документа — пометьте элемент на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, программа не даст удалить организацию, пока они не будут удалены или перепривязаны.
Будут ли общими контрагенты и номенклатура для обеих фирм?
Да, справочники контрагентов, номенклатуры и договоров в типовых конфигурациях общие для всех организаций базы. Раздельными остаются только документы, остатки, проводки и отчетность.