Справочники и Данные · 10 мин
Как в 1С сменить организацию
Пошаговая инструкция, как сменить организацию в 1С: Бухгалтерии, УТ и ЗУП — в документах, настройках по умолчанию, печатных формах и при ведении нескольких фирм.
Смена организации в 1С — одна из самых частых операций, когда в одной базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам или ИП. При этом под «сменой организации» пользователи обычно понимают разные задачи: выбрать другую фирму в конкретном документе, назначить организацию по умолчанию для всей программы, исправить ошибочно указанную организацию в проведённом документе или добавить новую компанию в справочник. Каждая из этих задач решается по-разному.
Важно понимать ключевой принцип: в типовых конфигурациях (1С: Бухгалтерия, Управление торговлей, ЗУП) организация — это обязательный реквизит практически каждого документа. Проводки, движения по складу, кассе и расчётам формируются строго в разрезе организации. Поэтому ошибка в выборе фирмы приводит к тому, что обороты «приземляются» не на ту компанию, и отчётность искажается.
Ниже разобраны все основные сценарии: от простого выбора организации в документе до массовой замены в группе документов, а также ограничения и типичные ошибки, которые встречаются при работе с несколькими фирмами в одной базе.
Как выбрать другую организацию в документе
Самый простой случай — документ создан, но в нём указана не та фирма. Откройте документ, найдите поле «Организация» (обычно оно расположено в шапке, в верхней части формы) и нажмите кнопку выбора. Из выпадающего списка выберите нужную организацию. Если список пуст, значит, в справочнике заведена только одна фирма или нужная ещё не создана.
После смены организации программа может переспросить о перезаполнении связанных данных: договора, банковского счёта, подразделения, склада. Это нормально — договоры и счета привязаны к конкретной фирме, поэтому старые значения становятся недействительными. Соглашайтесь на очистку и заполните поля заново, выбрав договор и счёт новой организации.
Обязательно перепроведите документ после изменения. Пока документ не перепроведён, в регистрах остаются старые движения по прежней организации. Признак успешной смены — документ проведён без ошибок, а в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость» по нужной фирме появилась соответствующая операция.
Как установить организацию по умолчанию
Если вы постоянно работаете с одной фирмой, а программа подставляет другую, удобно настроить основную организацию. В 1С: Бухгалтерии перейдите в раздел «Администрирование — Персональные настройки» (в некоторых версиях — «Главное — Персональные настройки») и укажите основную организацию. После этого она будет автоматически подставляться во все новые документы.
В Управлении торговлей и ERP аналогичная настройка находится в разделе «НСИ и администрирование — Персональные настройки» или в карточке пользователя. Там же часто настраивается основное подразделение, склад и касса, что ускоряет ввод документов.
Учтите, что настройка по умолчанию влияет только на новые документы. Уже созданные документы она не изменяет — их придётся править вручную или через групповую обработку.
- 1Откройте «Администрирование — Персональные настройки» (или «Главное — Персональные настройки»)
- 2В поле «Основная организация» выберите нужную фирму из списка
- 3Сохраните настройку и создайте тестовый документ
- 4Проверьте, что организация подставилась автоматически
Как добавить новую организацию в базу
Если нужной фирмы нет в списке выбора, её необходимо завести в справочнике «Организации». В 1С: Бухгалтерии это раздел «Главное — Организации», в УТ — «НСИ и администрирование — Организации». Нажмите «Создать» и заполните карточку: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес.
После ввода ИНН программа может предложить автоматически заполнить реквизиты по данным ЕГРЮЛ — это снижает риск опечаток. Затем заполните связанные данные: банковские счета, кассу, данные руководителя и главного бухгалтера (для печатных форм), а также параметры учётной политики и систему налогообложения.
Особое внимание уделите учётной политике: без неё документы новой организации могут проводиться с ошибками или формировать неверные проводки. В 1С: Бухгалтерии учётная политика задаётся по ссылке из карточки организации, причём на каждый год может действовать своя запись.
Как массово сменить организацию в нескольких документах
Когда документов с ошибочной организацией много, править каждый вручную долго. В типовых конфигурациях есть обработка «Групповое изменение реквизитов» (в 1С: Бухгалтерии — «Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных — Групповое изменение реквизитов»). Она позволяет заменить значение реквизита сразу в выборке объектов.
Порядок работы: выберите тип объектов (например, «Реализация товаров и услуг»), задайте отбор по текущей организации и периоду, затем укажите новое значение реквизита «Организация» и выполните обработку. Перед запуском обязательно сделайте резервную копию базы — массовые изменения откатить сложно.
После обработки проверьте результат: откройте несколько документов из выборки, убедитесь, что организация заменена, а связанные реквизиты (договор, счёт) корректны. Помните, что групповая обработка меняет только указанный реквизит — договоры и банковские счета придётся исправлять отдельно, если они привязаны к старой фирме.
Особенности в разных конфигурациях
В 1С: Бухгалтерии организация влияет на проводки, налоги и регламентированную отчётность. Смена фирмы в документе требует перепроведения и пересчёта связанных налоговых документов (счетов-фактур, УПД). Счёт-фактура при смене организации в основании обычно пересоздаётся.
В Управлении торговлей и ERP организация связана со соглашениями, складами и кассами. При смене фирмы в заказе или реализации проверьте, что соглашение с клиентом допускает работу с новой организацией, иначе документ не проведётся. Также в этих конфигурациях есть механизм «Интеркампани» для операций между собственными организациями.
В 1С: ЗУП организация определяет структуру подразделений, штатное расписание и расчёт зарплаты. Перевод сотрудника между организациями оформляется не сменой реквизита, а кадровым документом «Кадровый перевод» с видом «Перевод к другому работодателю» — это важно для корректного расчёта среднего заработка и отчётности по НДФЛ.
Способы смены организации
Подходит для одного-двух документов. Быстро и наглядно, но требует контроля связанных реквизитов
Подходит для массовой замены. Требует резервной копии и точного отбора, иначе затронет лишние объекты
Единственный безопасный вариант для закрытых периодов и сданной отчётности, но требует больше времени
Проверка результата и контроль данных
После любой смены организации проверьте данные отчётами. В 1С: Бухгалтерии сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по нужной фирме и убедитесь, что операция отражена. В УТ полезен отчёт по взаиморасчётам с контрагентом в разрезе организаций.
Дополнительная проверка — журнал документов с отбором по организации. Если в журнале старой фирмы остались документы, которые должны относиться к новой, отбор по дате и виду документа поможет их найти и исправить.
Как проверить результат
Указана нужная фирма, документ проведён
Старая фирма или документ не проведён после изменения
Принадлежат новой организации
Остались реквизиты старой фирмы
Операция видна по нужной организации
Обороты остались у прежней фирмы
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная смена организации безопасна в открытом периоде и при небольшом числе документов. Однако есть ситуации, где лучше привлечь специалиста по 1С: разделение базы при выделении фирмы в отдельную базу, перенос остатков между организациями, исправление данных после сданной отчётности, настройка обменов, где организация участвует в сопоставлении данных.
Также учтите ограничение по правам: если у пользователя нет прав на изменение документов или на работу с обработкой группового изменения реквизитов, часть описанных действий будет недоступна. В этом случае обратитесь к администратору базы.
Что важно запомнить
Организация меняется в шапке документа с последующим перепроведением; основная фирма задаётся в персональных настройках; массовая замена выполняется обработкой «Групповое изменение реквизитов» только после резервной копии; документы закрытого периода исправляют сторнированием, а не прямой правкой.
Частые вопросы
Почему в поле «Организация» доступна только одна фирма?
Значит, в справочнике «Организации» заведён только один элемент. Добавьте вторую фирму через «Главное — Организации — Создать» (в Бухгалтерии) или «НСИ и администрирование — Организации» (в УТ), заполните реквизиты и учётную политику — после этого она появится в списке выбора.
Что будет, если не перепровести документ после смены организации?
Движения в регистрах останутся по старой фирме: отчёты и оборотно-сальдовая ведомость покажут операцию у прежней организации. Всегда перепроводите документ после изменения организации и контролируйте результат отчётом.
Можно ли сменить организацию в документе закрытого периода?
Технически — только после снятия даты запрета редактирования, но делать этого не стоит, если по периоду сдана отчётность: данные разойдутся с декларациями. Корректный способ — сторнирующий документ и новый документ на нужную фирму текущей датой.
Как сделать, чтобы в новых документах всегда подставлялась нужная фирма?
Установите её основной в персональных настройках: «Администрирование — Персональные настройки — Основная организация». Настройка действует на текущего пользователя и только на вновь создаваемые документы.
Чем смена организации в ЗУП отличается от Бухгалтерии?
В ЗУП фирма определяет штатное расписание, начисления и отчётность по НДФЛ, поэтому перемещение сотрудника между организациями оформляется кадровым переводом к другому работодателю, а не правкой реквизита в документах.
Групповая обработка заменила организацию, но договоры остались старые. Что делать?
Обработка меняет только указанный реквизит. Запустите её повторно для реквизитов «Договор» и «Банковский счёт» или исправьте их вручную в документах, выбрав значения, принадлежащие новой фирме.