Справочники и Данные · 11 мин
Как в 1С скрыть неиспользуемую номенклатуру
Как скрыть неиспользуемую номенклатуру в 1С: пометка на удаление, архивация, настройка отбора в списках. Пошаговые инструкции для разных конфигураций.
Со временем справочник номенклатуры в 1С разрастается: в нём остаются позиции, снятые с производства, выведенные из ассортимента товары и дубли, появившиеся при загрузках из внешних источников. Работать с таким списком неудобно — менеджеры тратят время на поиск нужных позиций и нередко выбирают неактуальную карточку в документах.
Удалить такие позиции физически обычно нельзя: на них ссылаются документы прошлых периодов, и удаление нарушило бы целостность учёта. Поэтому в 1С применяют другие механизмы — пометку на удаление, скрытие через настройку списка, архивацию и специальные статусы в отраслевых конфигурациях.
Выбор способа зависит от конфигурации (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия) и от того, нужно ли скрыть позицию только из списков или полностью запретить её использование в новых документах. Ниже разобраны все основные варианты с пошаговыми действиями.
Какой способ скрытия выбрать
В 1С существует несколько механизмов, и они решают разные задачи. Пометка на удаление — универсальный способ, работающий во всех конфигурациях: объект остаётся в базе, но визуально выделяется и может быть скрыт отбором. Архивация и статусы «недействителен» — механизмы управленческих конфигураций, которые не только скрывают позицию, но и запрещают её подбор в новые документы.
Если цель — просто почистить список от «мусора», достаточно пометки на удаление с настройкой отбора. Если нужно гарантировать, что менеджеры не смогут продать снятый с ассортимента товар, используйте архивацию или статусные механизмы, а при необходимости — доработку с проверкой при записи документа.
Сравнение вариантов
Подходит для любой конфигурации; объект скрывается отбором, но при снятом фильтре остаётся доступен для подбора
Позиция исключается из подбора и обработок; подходит для выведенного из ассортимента товара
Только если на объект нет ссылок или ссылки очищены; рискованно без резервной копии
Когда нужен жёсткий контроль; требует участия разработчика
Пометка на удаление: универсальный способ
Пометка на удаление — штатный механизм платформы, доступный в любой конфигурации 1С. Помеченный элемент не исчезает из базы, на него по-прежнему корректно ссылаются старые документы, но в списке он отображается с перечёркнутым значком, что сигнализирует пользователям о его неактуальности.
Чтобы пометить одну позицию, откройте список номенклатуры, выделите элемент и нажмите кнопку «Пометить на удаление» (или клавишу Delete) либо выберите соответствующую команду в меню «Ещё». Для групповой обработки выделите несколько строк с зажатой клавишей Ctrl или Shift и примените команду ко всем выделенным.
Для массовой пометки по условию удобнее использовать групповое изменение реквизитов или обработку поиска и пометки. В типовых конфигурациях есть команда «Изменить выделенные» в меню «Ещё» списка — с её помощью можно установить пометку удаления для всех отобранных позиций одним действием.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и настройте отбор неактуальных позиций (по группе, виду, дате последнего движения)
- 2Выделите нужные позиции — по одной или списком через Ctrl/Shift
- 3Нажмите «Пометить на удаление» или выберите команду в меню «Ещё»
- 4Проверьте, что позиции отображаются перечёркнутыми
- 5Настройте отбор списка, чтобы помеченные элементы не показывались
Как скрыть помеченные элементы из списка
Сама по себе пометка не скрывает элемент — он по-прежнему виден в списке и доступен при подборе. Чтобы убрать его из поля зрения, нужно настроить отбор. В форме списка номенклатуры откройте настройку списка: «Ещё» → «Настроить список» (в некоторых конфигурациях — «Настройка списка» через панель навигации).
Добавьте условие отбора по полю «Пометка удаления» с видом сравнения «Равно» и значением «Нет». После применения помеченные элементы перестанут отображаться. Эта настройка сохраняется для конкретного пользователя и действует до её изменения.
Учтите, что настройка отбора влияет только на форму списка. В полях ввода документов при быстром подборе помеченные позиции могут по-прежнему находиться — поведение зависит от конфигурации. В управляемых формах типовых решений помеченные на удаление объекты, как правило, исключаются из результатов быстрого поиска автоматически, но полный список выбора их покажет.
Архивация и статусы в УТ 11, ERP и КА
В управленческих конфигурациях (Управление торговлей 11, 1С:ERP, Комплексная автоматизация) предусмотрены более строгие механизмы. Для номенклатуры доступна пометка на удаление, а дополнительно используются механизмы исключения позиций из подбора: например, настройки видов номенклатуры, соглашений с клиентами и ассортиментной политики.
Если товар выведен из ассортимента, но продажи по нему были, корректный путь — пометить позицию на удаление и убедиться, что она не участвует в действующих соглашениях, прайс-листах и сегментах. Проверьте регистры цен и остатки на складах: по позиции с ненулевым остатком перед архивацией нужно оформить списание или перемещение.
В некоторых отраслевых решениях есть отдельный реквизит «Архив» или статус «Недействителен» в карточке номенклатуры. Если такой реквизит присутствует в вашей конфигурации, используйте именно его: типовые обработки подбора и заполнения документов учитывают этот признак и не предлагают архивные позиции.
Как выбрать действие
Полное удаление: когда это возможно и безопасно
Физическое удаление номенклатуры выполняется через штатную обработку «Удаление помеченных объектов» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Обработка проверяет ссылочную целостность: если на позицию ссылается хотя бы один документ, запись регистра или другой объект, удаление будет заблокировано с указанием мест использования.
Перед удалением обязательно сделайте резервную копию информационной базы. Даже если контроль ссылок пройден, восстановить удалённые данные без копии невозможно. В клиент-серверном варианте согласуйте операцию с администратором — массовое удаление создаёт нагрузку и увеличивает журнал транзакций.
Практическая рекомендация: не стремитесь физически удалять старую номенклатуру. Пометка на удаление с настроенным отбором решает задачу «не мешает в работе» без риска потери истории. Удаление оправдано только для явных дублей и ошибочно созданных позиций, по которым ещё нет движений.
Массовая обработка и поиск неиспользуемых позиций
Чтобы найти кандидатов на скрытие, используйте отчёты по оборотам и остаткам: позиции без движений за длительный период и без остатков — типичные «мёртвые» карточки. В УТ 11 и ERP для этого подходят отчёты по продажам и складским остаткам с группировкой по номенклатуре; в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счетам запасов с субконто «Номенклатура».
Отобранные позиции удобно обработать через «Групповое изменение реквизитов» (в типовых конфигурациях — «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» либо команда «Изменить выделенные» в списке). Установите отбор по списку номенклатуры и выполните пометку на удаление пакетно.
Для регулярной чистки имеет смысл завести отдельную папку «Архив» в иерархии справочника и перемещать туда неактуальные позиции до пометки. Это даёт дополнительный визуальный контроль: даже при сброшенных отборах архивные позиции собраны в одном месте и не смешиваются с рабочим ассортиментом.
Проверка результата и типичные ошибки
После скрытия проверьте результат с точки зрения рядового пользователя. Откройте список номенклатуры под учётной записью менеджера, выполните поиск скрытой позиции в поле ввода документа продажи и в подборе. Позиция не должна предлагаться к выбору; если она находится — проверьте настройки отбора и механизмы подбора в вашей конфигурации.
Дополнительно сформируйте отчёт по остаткам или оборотам за прошлый период и убедитесь, что исторические данные по скрытым позициям сохранились и корректно отображаются. Это подтверждает, что пометка на удаление не повлияла на отчётность.
Как проверить результат
Скрытые позиции не отображаются при стандартном открытии списка
Позиции видны без включения отбора — настройка не применена или сброшена
Скрытая позиция не находится быстрым поиском и не предлагается в подборе
Позиция доступна для выбора — нужен запрет на уровне соглашений или доработка
Исторические данные по позиции отображаются корректно
В отчётах пустые наименования или «Объект не найден» — выполнено некорректное физическое удаление
По скрытым позициям остатки нулевые
Есть остаток по архивной позиции — требуется списание или перемещение
Что важно запомнить
Неиспользуемую номенклатуру в 1С скрывают, а не удаляют: пометка на удаление плюс отбор «Пометка удаления = Нет» решают задачу в любой конфигурации. Перед архивацией проверьте остатки, соглашения и прайсы, а физическое удаление выполняйте только через штатную обработку и после создания резервной копии.
Частые вопросы
Можно ли удалить номенклатуру, по которой были документы?
Физически — нет, пока существуют ссылки: обработка удаления помеченных объектов заблокирует операцию и покажет места использования. Правильное решение — пометить позицию на удаление и скрыть её отбором. История продаж и отчётность при этом сохраняются в полном объёме.
Почему помеченная на удаление позиция всё равно выбирается в документе?
Отбор «не показывать помеченные» действует только в форме списка. В полях ввода документов поведение зависит от конфигурации: где-то помеченные объекты исключаются из быстрого поиска, где-то — нет. Для надёжного запрета исключите позицию из соглашений и прайсов или реализуйте проверку при записи документа.
Как скрыть номенклатуру сразу для всех пользователей?
Настройку отбора списка можно сохранить как стандартную и распространить на других пользователей через механизм копирования настроек (в типовых конфигурациях — «Администрирование» → «Пользователи и права» → настройки пользователей). Альтернатива — доработка формы списка с предустановленным отбором.
Что делать с дублями номенклатуры?
Дубли лучше не просто помечать, а объединять: в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» («Администрирование» → «Обслуживание»). Она заменяет ссылки на дубль ссылкой на основной элемент во всех документах, после чего дубль можно удалить штатно.
Мешает ли пометка на удаление обменам данными и синхронизации?
В типовых планах обмена пометка на удаление передаётся вместе с объектом, поэтому в связанных базах позиция тоже станет помеченной. Проверяйте правила конвертации, если обмен настроен нестандартно: в некоторых случаях помеченные объекты фильтруются и не выгружаются.
Как найти все позиции без движений за последний год?
Используйте отчёт по продажам или складским оборотам с группировкой по номенклатуре за нужный период и сравните с полным списком справочника. Позиции, отсутствующие в отчёте и не имеющие остатков, — кандидаты на архивацию. Такую выборку также можно сделать произвольным отчётом или консолью запросов.