Как в 1С сформировать список контрагентов

Список контрагентов — одна из самых востребованных выборок в 1С: он нужен для рассылок, сверки взаиморасчётов, проверки реквизитов, передачи данных бухгалтеру или руководителю. Сформировать его можно несколькими способами: напрямую из справочника «Контрагенты», через универсальный отчёт, через обработку групповой печати или запросом в консоли. Выбор зависит от того, какой состав полей нужен и что вы планируете делать со списком дальше.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации 1С:Предприятие 8.3 — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP». Названия пунктов меню в разных конфигурациях немного отличаются, но логика действий одинаковая: открыть справочник, настроить отбор и вывести результат на экран или в файл.

Где находится справочник контрагентов

В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник открывается через раздел «Справочники» → «Контрагенты». В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» путь обычно такой: «НСИ и администрирование» → «Контрагенты» либо раздел «CRM и маркетинг» → «Контрагенты». Если нужного пункта не видно, воспользуйтесь поиском по команде «Найти» в правом верхнем углу окна или строкой быстрого поиска по функциям.

Отсутствие пункта меню чаще всего означает не отсутствие справочника, а ограничение прав. Если у пользователя нет права «Чтение» на справочник «Контрагенты», он не появится в интерфейсе. В этом случае обратитесь к администратору 1С, чтобы вам назначили соответствующую роль, например «Чтение данных о контрагентах» или полные права на справочник.

Перед формированием списка проверьте, как хранятся данные: в ряде конфигураций часть информации (адреса, телефоны, банковские счета) вынесена в табличные части или связанные регистры сведений. Это влияет на то, какие поля удастся вывести простым списком, а для каких понадобится отчёт или запрос.

Простой список через справочник

Самый быстрый способ — вывести список прямо из формы справочника. Откройте «Справочники» → «Контрагенты». Если нужны не все записи, а выборка, нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» и задайте условия отбора: по группе (папке), по наименованию, по признаку «Юридическое/физическое лицо», по заполненности ИНН и другим доступным реквизитам.

Затем выведите результат: «Ещё» → «Вывести список». В появившемся окне отметьте колонки, которые должны попасть в табличный документ: наименование, ИНН, КПП, полное наименование, комментарий. Состав колонок зависит от того, что выведено в форме списка — при необходимости сначала добавьте колонки через «Ещё» → «Изменить форму» или настройку списка.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Контрагенты»
2. 2
   Настройте отбор через «Ещё» → «Настроить список», если нужна не вся база
3. 3
   Добавьте нужные колонки в форму списка
4. 4
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список» и отметьте колонки
5. 5
   Сохраните табличный документ в Excel, PDF или отправьте на печать

Полученный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в форматы MXL, XLSX, PDF, HTML. Это удобно, когда список нужен «на один раз» — например, передать менеджеру перечень покупателей из конкретной папки.

Список с произвольными полями через универсальный отчёт

Когда нужны поля, которых нет в форме списка (например, адрес, телефон, основной договор, дата создания элемента), используйте универсальный отчёт. В «Бухгалтерии» он находится в разделе «Отчёты» → «Универсальный отчёт». В настройках выберите тип объекта «Справочник», объект «Контрагенты», вид отчёта «Список».

На вкладке настройки добавьте нужные поля: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, контактную информацию. Здесь же задайте отборы — например, только действующие элементы без пометки удаления, только юридические лица, только контрагенты из определённой группы. Нажмите «Сформировать» — получите табличный документ с произвольным набором колонок.

Универсальный отчёт удобно сохранить как вариант: «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». Тогда в следующий раз список формируется одним нажатием, а настройки отборов и полей не придётся собирать заново. Это особенно полезно для регулярных задач — ежемесячной выгрузки клиентской базы или списка поставщиков для закупок.

Отборы и группировки: как получить нужную выборку

Чаще всего требуется не полный список, а выборка по условиям. Типовые сценарии: контрагенты-покупатели, поставщики, контрагенты с незаполненным ИНН, дубли по наименованию, записи, созданные за период. Все эти условия задаются в настройке списка или универсального отчёта через отбор.

Для отбора по группе используйте условие «В группе» (в иерархических справочниках) — тогда в выборку попадут и вложенные подгруппы. Для поиска незаполненных реквизитов применяйте условие «Не заполнено» по полю ИНН. Для исключения помеченных на удаление добавьте отбор «Пометка удаления = Нет» — по умолчанию помеченные элементы в списках обычно скрыты, но в отчётах это стоит проверить явно.

Если в базе ведётся разделение по видам контрагентов и прямого признака «покупатель/поставщик» в карточке нет, выборку строят косвенно: по группам справочника, по видам договоров или по наличию документов (реализаций или поступлений) за период. Последнее решается только отчётом по оборотам или запросом, а не списком справочника.

Выгрузка списка в Excel и печать

Любой табличный документ в 1С сохраняется в Excel без потери структуры: «Файл» → «Сохранить копию» → формат «Лист Excel (*.xlsx)». Так выгружается и «Выведенный список» из справочника, и результат универсального отчёта. Альтернатива — кнопка «Сохранить» на панели табличного документа.

Для массовых регулярных выгрузок в некоторых конфигурациях есть типовые обработки: например, «Печать списка контрагентов» или выгрузка через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Перед использованием внешних обработок из интернета проверяйте их на безопасность — обработка имеет доступ ко всей базе.

При печати списка обратите внимание на настройки страницы: широкие таблицы с ИНН, адресами и комментариями часто не помещаются на лист. Установите альбомную ориентацию и масштаб «По ширине страницы» в диалоге печати, иначе часть колонок окажется на отдельных листах.

Когда нужен запрос: консоль запросов и СКД

Простые списки и универсальный отчёт покрывают большинство задач, но есть сценарии, где без запроса не обойтись: список контрагентов с задолженностью, контрагенты без документов за период, выборка с данными из нескольких связанных таблиц (договоры + банковские счета + контактные лица одной строкой).

Для разработчиков и продвинутых пользователей подходит консоль запросов: она выполняет запрос к базе и выводит результат в таблицу, которую можно сохранить. Пример простейшего запроса по справочнику:

ВЫБРАТЬ
	Контрагенты.Ссылка КАК Контрагент,
	Контрагенты.ИНН КАК ИНН,
	Контрагенты.КПП КАК КПП
ИЗ
	Справочник.Контрагенты КАК Контрагенты
ГДЕ
	НЕ Контрагенты.ПометкаУдаления
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
	Контрагенты.Наименование

Если запросы и СКД вам незнакомы, не пытайтесь править конфигурацию самостоятельно — обратитесь к специалисту по 1С. Ошибка в запросе безопасна (просто неверный результат), но изменения в конфигураторе могут нарушить работу базы и обновлений.

Проверка результата и качества данных

После формирования списка проверьте его полноту: сравните количество строк с количеством элементов в справочнике (оно отображается при выборе всех записей или в строке состояния списка). Если список короче ожидаемого — ищите лишний отбор, чаще всего по группе или пометке удаления.

Для управленческих задач полезно сразу выявить проблемные записи: контрагенты без ИНН, дубли по ИНН, пустые наименования. Отбор «ИНН не заполнено» в универсальном отчёте покажет первую категорию. Дубли по ИНН проще искать уже в Excel через условное форматирование или сводную таблицу, либо типовой обработкой поиска дублей, если она есть в конфигурации.

Если список формируется для официальных целей — например, для банка или аудита — сверьте реквизиты выборочно по карточкам контрагентов. Автоматическая выгрузка переносит то, что есть в базе, включая устаревшие адреса и ошибки ввода.

Часто задаваемые вопросы