Справочники и Данные · 11 мин
Как в 1С сделать отбор по контрагенту
Как в 1С сделать отбор по контрагенту в списках документов, отчётах и динамических списках. Настройка отборов, поиск по ИНН, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Отбор по контрагенту — одна из самых частых операций в 1С: он нужен, чтобы быстро найти документы конкретного клиента или поставщика, построить отчёт по взаиморасчётам или проверить задолженность. Способ зависит от того, где вы работаете: в списке документов, в отчёте, в справочнике или в динамическом списке.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) механизм отборов построен на единой системе компоновки данных, поэтому логика действий везде похожа. Различия касаются в основном расположения кнопок и названий полей.
Ниже разобраны основные сценарии: быстрый отбор в списке, отбор в отчётах, поиск контрагента по ИНН или наименованию, а также работа с отборами для программистов. Отдельно рассмотрены типичные ошибки, из-за которых отбор «не срабатывает».
Быстрый отбор по контрагенту в списке документов
Самый простой способ — отбор прямо в форме списка. Откройте нужный журнал, например «Продажи → Реализация (акты, накладные)» или «Покупки → Поступление (акты, накладные)». В большинстве типовых форм над таблицей уже есть поле быстрого отбора «Контрагент» — начните вводить название, и система предложит варианты из справочника.
Если поля быстрого отбора нет, используйте стандартную настройку списка: нажмите кнопку «Ещё» в правом верхнем углу формы и выберите пункт «Настроить список». В открывшемся окне на закладке «Отбор» нажмите «Добавить новый элемент», в поле слева выберите «Контрагент», вид сравнения оставьте «Равно», а в поле значения укажите контрагента. Нажмите «Завершить редактирование» — список сократится до документов выбранной организации-партнёра.
Признак того, что отбор применён: над списком появляется строка с условием (например, «Контрагент = ООО Ромашка»), а рядом — крестик для сброса. Если строки нет, а документов стало меньше, проверьте, не включён ли отбор в самой форме списка.
- 1Откройте журнал документов (например, реализации или поступления)
- 2Нажмите «Ещё → Настроить список»
- 3На закладке «Отбор» нажмите «Добавить новый элемент»
- 4Выберите поле «Контрагент», вид сравнения «Равно», укажите контрагента
- 5Нажмите «Завершить редактирование» и проверьте результат
Отбор по контрагенту в отчётах
В отчётах (карточка счёта, оборотно-сальдовая ведомость, акт сверки, ведомость расчётов с контрагентами) отбор настраивается через кнопку «Настройки» или «Показать настройки». Откроется окно с закладками, среди которых есть «Отбор».
На закладке «Отбор» добавьте элемент: поле «Контрагент» (в некоторых отчётах — «Субконто1» или «Контрагенты»), вид сравнения «Равно» или «В списке», если контрагентов несколько. После закрытия настроек нажмите «Сформировать», чтобы отчёт пересчитался с новым условием.
Обратите внимание: в бухгалтерских отчётах 1С:Бухгалтерии быстрый отбор по контрагенту часто вынесен прямо в шапку отчёта как поле «Контрагент». Оно работает только если в настройках показателей включён учёт по контрагентам (субконто). Если поле заполнено, но отчёт пустой — проверьте, есть ли вообще обороты по этому контрагенту за выбранный период.
Найти контрагента в справочнике по ИНН или названию
Прежде чем ставить отбор, контрагента нужно выбрать из справочника «Контрагенты» (раздел «Справочники» или «Покупки/Продажи → Контрагенты» в зависимости от конфигурации). Если контрагентов много, быстрее искать не по названию, а по ИНН: он уникален и исключает путаницу между одноимёнными организациями.
В форме списка справочника используйте строку поиска вверху: введите ИНН, часть наименования или КПП. По умолчанию поиск идёт по нескольким полям. Если поиск по ИНН не находит элемент, проверьте, нет ли пробелов или лишних символов в введённом значении, и не заведён ли контрагент как физическое лицо в отдельном справочнике.
Для отбора в самом справочнике (например, показать только поставщиков или только клиентов из одной группы) также работает «Ещё → Настроить список»: можно отобрать по группе, по признаку «Покупатель/Поставщик», по региону и другим реквизитам.
Виды сравнения в отборе: когда какой использовать
Вид сравнения определяет, как именно система будет сопоставлять значение. Выбор неправильного вида — частая причина пустого или, наоборот, избыточного результата.
| Вид сравнения | Когда использовать | Пример |
|---|---|---|
| Равно | Один конкретный контрагент | Контрагент = ООО «Ромашка» |
| Не равно | Исключить одного контрагента из списка | Все документы, кроме ООО «Ромашка» |
| В списке | Несколько контрагентов одновременно | Документы по трём ключевым клиентам |
| В группе из списка / В группе | Все контрагенты из папки справочника | Все поставщики из группы «Оптовые» |
| Содержит | Поиск по части наименования (для строковых полей) | Наименование содержит «Ромашка» |
| Заполнено / Не заполнено | Найти документы, где контрагент указан или пуст | Проверка документов без контрагента |
Условия можно комбинировать. Несколько строк отбора по умолчанию объединяются по «И»: будут показаны только записи, удовлетворяющие всем условиям сразу. Если нужно «ИЛИ» (например, один из двух контрагентов), используйте группировку условий кнопкой «Сгруппировать условия» и выберите тип группы «ИЛИ», либо проще — вид сравнения «В списке».
Сравнение способов отбора
Самый быстрый вариант для одного контрагента, но доступен не во всех формах и не поддерживает сложные условия
Универсальный способ: любые поля, виды сравнения и комбинации условий; настройку можно сохранить
Подходит для анализа оборотов и задолженности, но требует повторного формирования отчёта
Используется, чтобы найти самого контрагента по ИНН или названию перед установкой отбора
Сохранение и сброс настроек отбора
Если отбор по контрагенту нужен регулярно, сохраните настройку, чтобы не настраивать заново. В окне «Настроить список» нажмите «Сохранить настройки» и задайте понятное имя, например «Реализации по Ромашке». После этого вариант будет доступен в списке сохранённых настроек формы.
Чтобы сбросить отбор, нажмите крестик рядом со строкой условия над списком или в окне настройки выберите «Установить стандартные настройки». Полный сброс полезен, когда список «потерял» документы: часто оказывается, что остался старый отбор по периоду, организации или контрагенту, о котором пользователь забыл.
Отбор по контрагенту программно (для разработчиков)
В коде на встроенном языке 1С отбор на динамический список устанавливается через элементы отбора компоновки данных. Типовой приём — добавить элемент отбора в настройки списка на форме:
ЭлементОтбора = Список.КомпоновщикНастроек.Настройки.Отбор.Элементы.Добавить(Тип("ЭлементОтбораКомпоновкиДанных"));
ЭлементОтбора.ЛевоеЗначение = Новый ПолеКомпоновкиДанных("Контрагент");
ЭлементОтбора.ВидСравнения = ВидСравненияКомпоновкиДанных.Равно;
ЭлементОтбора.ПравоеЗначение = КонтрагентСсылка;
ЭлементОтбора.Использование = Истина;
При программной установке отбора учитывайте: если пользователь позже откроет «Настроить список», он увидит ваше условие и сможет его изменить. Если отбор должен быть «жёстким» (недоступным пользователю), добавляйте его в фиксированные настройки компоновщика или используйте параметры запроса динамического списка.
Перед настройкой отборов полезно почистить дубли контрагентов. В типовых конфигурациях для этого есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование»). Отбор по «не тому» дублю — одна из самых частых причин «пропавших» документов.
Проверка результата и ограничения
После установки отбора убедитесь, что результат корректен. Быстрый способ — сверить количество документов в отобранном списке с данными отчёта по взаиморасчётам за тот же период. Если цифры расходятся, ищите скрытое условие: отбор по организации, по договору, по состоянию документа.
Учитывайте ограничения прав: если у пользователя настроено ограничение доступа на уровне записей (RLS) по контрагентам или организациям, часть документов не будет видна независимо от отбора. Это нормальное поведение, а не ошибка настройки.
Ещё одно ограничение: отбор «В группе» работает только если контрагенты действительно разложены по папкам справочника. Если все элементы лежат в корне, такой отбор ничего не даст — используйте «В списке» с явным перечислением.
Как проверить результат
Отображается «Контрагент = <название>»
Строки нет — отбор не применён или сброшен
Все документы относятся к выбранному контрагенту
Есть чужие документы — проверьте вид сравнения и группировку условий
Совпадает с данными отчёта по взаиморасчётам
Меньше ожидаемого — ищите скрытые отборы или дубли контрагента
Часто задаваемые вопросы
Почему отбор по контрагенту не находит документы, хотя они точно есть?
Чаще всего причина в дублях: контрагент заведён дважды, а документы оформлены на другой элемент справочника. Найдите контрагента по ИНН и проверьте, сколько элементов с таким ИНН существует. Также проверьте отбор по периоду и организации — они могут отсекать нужные документы.
Как отобрать документы сразу по нескольким контрагентам?
В настройке списка или отчёта выберите вид сравнения «В списке» и добавьте в список нужных контрагентов. Это проще и надёжнее, чем создавать несколько строк условий с группировкой «ИЛИ».
Можно ли отобрать контрагентов, по которым есть задолженность?
Напрямую в списке справочника — нет, так как задолженность не является реквизитом контрагента. Используйте отчёт «Задолженность покупателей» или «Ведомость расчётов с контрагентами», а в нём при необходимости добавьте отбор по конкретному контрагенту или группе.
Как сохранить отбор, чтобы не настраивать его каждый раз?
В окне «Настроить список» после установки условий нажмите «Сохранить настройки» и задайте имя. Сохранённый вариант будет доступен через список настроек формы. В отчётах аналогично работает «Сохранить вариант отчёта».
Отбор по контрагенту есть, но колонки «Контрагент» в списке не видно. Как её добавить?
Нажмите «Ещё → Изменить форму» (или «Настройка формы»), найдите в дереве элементов поле «Контрагент» и включите его видимость. После этого колонка появится в таблице, и по ней также можно будет сортировать.
Чем отбор отличается от поиска в списке?
Поиск (строка поиска или Ctrl+F) лишь подсвечивает и позиционирует записи, не скрывая остальные. Отбор физически ограничивает состав списка: неподходящие записи не загружаются. Для работы с документами одного контрагента отбор предпочтительнее.
Что важно запомнить
Отбор по контрагенту в 1С делается через «Ещё → Настроить список» в журналах документов и через закладку «Отбор» в настройках отчётов. Используйте «Равно» для одного контрагента и «В списке» для нескольких, проверяйте дубли по ИНН, не забывайте нажимать «Сформировать» в отчётах и сбрасывать старые условия, если список ведёт себя неожиданно.