Как в 1С создать нового контрагента

Контрагент в 1С — это карточка организации или физического лица, с которым компания ведёт расчёты: покупателя, поставщика, арендодателя, банка. Без корректно созданного контрагента невозможно выставить счёт, оформить реализацию или поступление, сформировать акт сверки и отчётность. Поэтому карточку стоит заполнять аккуратно сразу, а не «потом поправить».

Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций на управляемых формах: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP». Названия кнопок и пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от конфигурации и её версии, но общая логика одинакова.

Где находится справочник контрагентов

В «1С:Бухгалтерии 8» справочник открывается через раздел «Справочники» → «Контрагенты». Также карточку можно создать прямо из документа: например, в счёте покупателю в поле «Контрагент» нажать стрелку выбора и кнопку «Создать» — это удобно, когда партнёр появился в момент оформления сделки.

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» используется справочник «Партнёры», а реквизиты юридического лица (ИНН, КПП, наименование) хранятся в связанном справочнике «Контрагенты». Там карточка создаётся через раздел «CRM и маркетинг» или «НСИ и администрирование» → «Партнёры». Учтите эту двухуровневую модель: один партнёр может объединять несколько контрагентов, например обособленные подразделения одной сети.

Создание контрагента по ИНН — основной способ

Самый быстрый и надёжный вариант — автоматическое заполнение по ИНН. Программа обращается к сервису 1С:Контрагент и подтягивает данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП: полное и сокращённое наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес, дату регистрации, сведения о руководителе.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите вид контрагента: юридическое лицо, ИП или физическое лицо.
3. 3
   Введите ИНН в соответствующее поле и нажмите «Заполнить» (или «Заполнить по ИНН»).
4. 4
   Проверьте подставившиеся наименование, КПП и адрес, при необходимости скорректируйте.
5. 5
   Нажмите «Записать», затем добавьте договор и банковский счёт.

Автозаполнение работает при подключённом сервисе 1С:Контрагент, который входит в подписку 1С:ИТС. Если сервис не подключён или нет доступа к интернету, кнопка заполнения будет неактивна — тогда реквизиты вводятся вручную по выписке из ЕГРЮЛ или документам партнёра.

После заполнения обязательно сверьте данные с первичным документом — счётом, договором или письмом партнёра. Реестр отражает юридический адрес, а фактический и почтовый адреса могут отличаться; их придётся указать вручную, если они нужны для доставки и корреспонденции.

Ручное заполнение карточки

Ручной ввод нужен, когда сервис недоступен, партнёр — иностранная организация без российского ИНН, или физическое лицо. В этом случае заполните поля последовательно: вид контрагента, наименование (полное и сокращённое), ИНН и КПП при наличии, ОГРН, адреса, контактные данные.

Для иностранных контрагентов установите страну регистрации — тогда программа отключит российские проверки ИНН и КПП и позволит ввести регистрационный номер по правилам другой страны. Для физических лиц достаточно ФИО, при наличии — ИНН и данных документа.

Договор с контрагентом

Карточка контрагента сама по себе не задаёт условия расчётов — для этого служит договор. Откройте вкладку «Договоры» в карточке контрагента и нажмите «Создать». Укажите вид договора (с покупателем, с поставщиком, прочий), номер и дату, валюту расчётов.

Вид договора критичен: он определяет, в каких документах договор доступен для выбора. Договор «С поставщиком» нельзя выбрать в документе реализации, и наоборот. Если с партнёром есть и закупки, и продажи, создайте два договора разных видов или используйте договор с универсальным типом, если конфигурация это поддерживает.

В бухгалтерской конфигурации в договоре также настраиваются условия оплаты и порядок регистрации счетов-фактур. В торговых конфигурациях в соглашении с клиентом дополнительно задаются цены, скидки, график оплаты и склад — от этих настроек зависит автоматическое заполнение документов продажи.

Банковский счёт и контактные данные

Банковский счёт добавляется на вкладке «Банковские счета» карточки контрагента. Укажите номер счёта, банк (его можно выбрать из классификатора по БИК — наименование, корсчёт и город подставятся автоматически) и при необходимости назначение платежа по умолчанию.

Правильный банковский счёт важен для двух задач. Во-первых, реквизиты попадают в печатные формы счетов на оплату. Во-вторых, при выгрузке платёжных поручений в банк-клиент программа подставляет счёт получателя из карточки — ошибка в номере счёта приведёт к возврату платежа.

Проверка контрагента и дублей

Перед записью новой карточки убедитесь, что такой контрагент ещё не заведён. Введите ИНН в строку поиска справочника — дубли по ИНН недопустимы, потому что раздваивают взаиморасчёты: часть документов попадёт на одну карточку, часть на другую, и акт сверки будет некорректным.

Встроенная проверка контрагента по данным ФНС помогает отсеять недобросовестных партнёров: сервис показывает, действующая ли организация, не находится ли она в стадии ликвидации или реорганизации. Если конфигурация поддерживает досье контрагента (1С:Контрагент), откройте его прямо из карточки и оцените финансовые показатели и арбитражные дела.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск по ИНН в справочнике

Норма

Находится ровно одна карточка с этим ИНН

Тревожный признак

Две и более карточки с одинаковым ИНН — нужно объединить дубли

Статус по данным ФНС

Норма

«Действующее» юрлицо или ИП

Тревожный признак

Ликвидация, реорганизация, недостоверность адреса

Создание документа

Норма

Контрагент и договор выбираются в счёте или реализации

Тревожный признак

Договор не виден в списке выбора — неверный вид договора

Типичные ошибки при заведении контрагента

Большинство проблем с контрагентами возникает не при создании, а из-за спешки и пропущенных проверок. Ниже — ошибки, которые чаще всего приходится исправлять постфактум.

Если дубль всё же создан и по нему уже есть документы, не удаляйте карточку вручную. Используйте штатную обработку поиска и удаления дублей (в бухгалтерии — «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей»): она перенесёт документы на основную карточку и пометит лишнюю на удаление.

Частые вопросы

Что делать, если кнопка «Заполнить по ИНН» не работает?

Проверьте подключение к интернету и настройки сервиса 1С:Контрагент в разделе «Администрирование» → «Интернет-поддержка и сервисы». Если подписка 1С:ИТС отсутствует или истекла, автозаполнение недоступно — введите реквизиты вручную по выписке из ЕГРЮЛ.

Можно ли создать контрагента без ИНН?

Да, для физических лиц и иностранных организаций поле ИНН не обязательно. Для российских юридических лиц ИНН настоятельно рекомендуется: без него невозможны автозаполнение, проверка по базе ФНС и корректное формирование счетов-фактур.

Почему договор не отображается при выборе в документе?

Чаще всего у договора указан вид, не соответствующий документу: например, «С поставщиком» вместо «С покупателем» в документе продажи. Откройте карточку договора и проверьте поле «Вид договора», а также что договор не помечен как закрытый или недействительный.

Как завести несколько магазинов одной торговой сети?

В конфигурациях с разделением «Партнёры/Контрагенты» создайте одного партнёра (сеть) и привяжите к нему несколько контрагентов с разными КПП. В «1С:Бухгалтерии» заводите отдельного контрагента на каждое юрлицо или обособленное подразделение с собственным КПП.

Чем отличается контрагент от партнёра в 1С?

Партнёр — это бизнес-отношение (клиент, поставщик, конкурент), а контрагент — конкретное юридическое лицо с реквизитами. Разделение используется в «Управлении торговлей», «Комплексной автоматизации» и ERP; в «Бухгалтерии» работает только справочник контрагентов.

Можно ли изменить ИНН у существующего контрагента?

Технически поле редактируется, но делать это стоит только при исправлении опечатки. Если организация реорганизована и получила новый ИНН, корректнее создать нового контрагента и, при необходимости, перенести на него актуальный договор, чтобы история расчётов со старой организацией сохранилась.