Как распечатать справочник в 1С

Печать справочника в 1С — частая задача: нужно вывести на бумагу список контрагентов, номенклатуры, сотрудников или складов. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Управление торговлей, ЗУП) для этого есть несколько встроенных способов: прямой вывод списка, печать через отчёт, «Ещё → Вывести список» и универсальные механизмы. Выбор зависит от версии платформы, конфигурации и того, какие колонки нужны в печатной форме.

Важно понимать: у большинства справочников нет готовой «печатной формы» в привычном смысле, как у документов. Вместо этого 1С предлагает вывести список в табличный документ и распечатать его как обычную таблицу. Это даёт гибкость: можно настроить состав колонок, отбор и сортировку до печати.

Способ 1. Вывод списка через «Ещё → Вывести список»

Это самый универсальный способ, который работает в большинстве типовых конфигураций на управляемых формах (интерфейс «Такси»). Откройте нужный справочник, например «Номенклатура» или «Контрагенты», через главное меню или раздел учёта.

В правом верхнем углу формы списка нажмите кнопку «Ещё» и выберите пункт «Вывести список…». Откроется окно настройки: отметьте галочками колонки, которые должны попасть в печатную форму (код, наименование, ИНН, цена и т. д.), и нажмите «ОК». Список будет выведен в табличный документ.

Далее действуйте как с обычной печатью: «Файл → Печать» (или Ctrl+P), выберите принтер, при необходимости настройте ориентацию листа и масштаб через «Предварительный просмотр». Широкие таблицы удобнее печатать в альбомной ориентации.

1. 1
   Откройте справочник в режиме списка
2. 2
   Настройте отбор и сортировку, если нужна не вся таблица
3. 3
   Нажмите «Ещё → Вывести список…»
4. 4
   Отметьте нужные колонки и нажмите «ОК»
5. 5
   Через «Файл → Печать» отправьте табличный документ на принтер
6. 6
   Проверьте результат в предварительном просмотре

Настройка отбора и колонок перед печатью

Печатать весь справочник целиком часто не нужно: в номенклатуре могут быть тысячи позиций. Чтобы вывести только актуальные данные, используйте отбор. В форме списка нажмите «Ещё → Настроить список» и задайте условия: например, «Пометка удаления = Нет», «Группа = Материалы» или «Цена больше 0».

Состав колонок меняется через «Ещё → Изменить форму» (в некоторых конфигурациях — «Настройка списка» или контекстное меню заголовка таблицы). Добавьте нужные реквизиты, скройте лишние — тогда и в выводимом списке, и в печати будет только необходимая информация. Порядок колонок меняется перетаскиванием заголовков.

Способ 2. Печать через отчёты

Если нужна более гибкая печатная форма — с группировками, итогами, произвольным набором полей — используйте отчёты. Во многих конфигурациях есть универсальный отчёт: в «1С:Бухгалтерии» это «Универсальный отчёт», в УТ — отчёты по справочникам в разделе аналитики. Выберите тип объекта «Справочник», конкретный справочник, период не требуется, затем настройте поля и отборы в «Настройках».

Преимущество отчёта — возможность сохранить вариант настроек для повторного использования и вывести поля, которых нет в стандартной форме списка (например, дополнительные реквизиты). Сформированный отчёт печатается так же: «Файл → Печать» или кнопка принтера на панели.

Сравнение способов печати справочника

«Ещё → Вывести список»

Быстро и просто; подходит для разовой печати видимого списка. Ограничение — только простая таблица без группировок и итогов.

Универсальный отчёт

Гибкие настройки полей, группировки, итоги, сохранение вариантов. Требует больше действий и прав доступа к отчётам.

Печать из карточки элемента

Подходит для печати данных одного элемента (карточки контрагента). Не подходит для списка в целом.

Внешняя печатная форма

Нужен разработчик; оправдана при строгих требованиях к макету (фирменный бланк, регламентированный вид).

Печать списка в обычных формах (старые конфигурации)

В конфигурациях на обычных формах (например, «1С:Бухгалтерия 7.7» или старые редакции УПП) механика другая. В форме списка справочника ищите кнопку «Печать» на панели инструментов или пункт меню «Действия → Печать». Часто доступен вывод списка в таблицу с выбором колонок.

В «1С:Бухгалтерии 7.7» список справочника печатается через меню «Файл → Печать» при активном окне справочника либо через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с субконто. Если штатной кнопки нет, список можно скопировать: выделить строки (Ctrl+A), скопировать (Ctrl+C) и вставить в Excel, откуда распечатать.

Выгрузка в Excel или Word как альтернатива

Если печатную форму нужно доработать вручную — добавить шапку, логотип, подписи — удобнее сначала выгрузить данные. Табличный документ, полученный через «Вывести список», сохраняется через «Файл → Сохранить как» в форматы Excel (xlsx), PDF, HTML и другие. После сохранения откройте файл, отформатируйте и распечатайте из офисного приложения.

Формат PDF удобен, когда документ нужно передать в неизменном виде. Excel — когда требуется дополнительная обработка: фильтрация, удаление строк, добавление формул. Учитывайте, что при выгрузке больших справочников (десятки тысяч строк) формирование файла может занять заметное время.

Типичные проблемы и их решение

Если пункт «Вывести список» отсутствует или неактивен, проверьте права: у пользователя должно быть право просмотра справочника и вывода данных. Также пункт может отсутствовать в нестандартных формах списка — тогда используйте отчёт или выгрузку.

Если таблица не помещается на лист по ширине, уменьшите число колонок, переключитесь на альбомную ориентацию или задайте масштаб в параметрах страницы («Файл → Параметры страницы»). Ещё одна частая жалоба — в печать попадают помеченные на удаление элементы: добавьте в отбор условие «Пометка удаления = Нет».

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав строк

Норма

В распечатке только нужные элементы по заданному отбору

Тревожный признак

Есть помеченные на удаление или лишние группы

Колонки

Норма

Все нужные реквизиты видны целиком, не обрезаны

Тревожный признак

Колонки уходят за край листа или слиплись

Актуальность

Норма

Данные соответствуют текущему состоянию справочника

Тревожный признак

Распечатка сделана из устаревшей выгрузки

Частые вопросы

Можно ли распечатать справочник с иерархией (группами и подгруппами)?

Да. В форме списка включите режим отображения «Дерево» или «Иерархический список» перед выводом, либо используйте отчёт с группировкой по родителю — тогда структура групп сохранится и в печатной форме.

Как распечатать справочник с дополнительными реквизитами?

Через «Вывести список» дополнительные реквизиты часто недоступны. Используйте универсальный отчёт: в настройках полей дополнительные реквизиты выводятся наравне с обычными.

Почему при печати обрезается часть таблицы?

Ширина таблицы превышает ширину листа. Уменьшите количество колонок, включите альбомную ориентацию или задайте масштаб «Поместить на страницу» в параметрах страницы перед печатью.

Можно ли сохранить настройки печати справочника, чтобы не настраивать заново?

Настройки отчёта сохраняются как вариант отчёта. Настройки формы списка (отбор, колонки) в типовых конфигурациях обычно сохраняются автоматически для пользователя, поэтому повторный вывод списка потребует минимум действий.

Как распечатать справочник, если нет прав на отчёты?

Используйте «Ещё → Вывести список» — для этого достаточно прав просмотра справочника. Либо скопируйте список в Excel через буфер обмена и распечатайте оттуда.