Справочники и Данные · 10 мин
Как в 1С распечатать список контрагентов
Как распечатать список контрагентов в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: через справочник, отчёты и универсальный подбор. Настройка колонок и вывод на печать.
Список контрагентов — один из самых часто запрашиваемых печатных документов: его просят аудиторы, банки при открытии счёта, менеджеры для обзвона клиентов, бухгалтеры для сверки. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) есть несколько способов получить такой список — от простой печати прямо из формы справочника до гибкого отчёта с отборами и произвольным набором колонок.
Выбор способа зависит от задачи. Если нужен быстрый перечень «как на экране», достаточно стандартной команды печати списка. Если требуется список с ИНН, адресами, телефонами, отобранный по группе или региону, — удобнее использовать отчёт «Список контрагентов» или универсальный отчёт по справочнику. Ниже разобраны все рабочие варианты с точными действиями для разных конфигураций.
Важно понимать: журнал справочника «Контрагенты» сам по себе не является печатной формой, поэтому кнопка «Печать» в разных конфигурациях ведёт себя по-разному. Где-то доступен вывод списка, где-то — только печать карточки конкретного контрагента. Это нормальное поведение, а не ошибка программы.
Способ 1. Печать списка прямо из справочника
Откройте раздел со справочником контрагентов: в 1С:Бухгалтерии 8.3 это «Справочники → Контрагенты», в Управлении торговлей 11 — «CRM и маркетинг → Контрагенты» или «НСИ и администрирование → Контрагенты» в зависимости от настроек интерфейса. Перед печатью настройте видимость колонок и отбор — на печать выводится то, что вы видите в списке.
Далее нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите пункт «Вывести список». В появившемся окне отметьте флажками колонки, которые должны попасть в табличный документ, и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ, который можно сразу отправить на принтер (Ctrl+P) или сохранить в Excel, PDF или mxl через «Файл → Сохранить как».
Этот способ выводит только те строки, которые проходят текущий отбор списка. Если в справочнике установлен поиск по подстроке или отбор по группе, в печать попадут именно отобранные контрагенты. Чтобы напечатать полный перечень, предварительно снимите все отборы и очистите строку поиска.
- 1Откройте справочник «Контрагенты» в нужном разделе
- 2Снимите лишние отборы или, наоборот, настройте нужный отбор
- 3Нажмите «Ещё → Вывести список»
- 4Отметьте нужные колонки и нажмите «ОК»
- 5Проверьте табличный документ и отправьте его на печать или сохраните в файл
Способ 2. Отчёт «Список контрагентов» в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть готовый отчёт для этой задачи. Откройте раздел «Отчёты» и найдите «Список контрагентов» — обычно он расположен в блоке отчётов по справочникам либо доступен через поиск по названию в меню «Все отчёты». Отчёт формирует перечень контрагентов с основными реквизитами: наименование, ИНН, КПП, адрес, телефон.
Перед формированием откройте «Настройки» (кнопка «Показать настройки» или «Ещё → Изменить вариант»). На закладке «Отбор» добавьте условия: например, только покупатели, только поставщики, контрагенты из конкретной группы, с непустым ИНН. На закладке «Поля» или «Дополнительные поля» включите нужные реквизиты — контактное лицо, банковский счёт, договор.
После нажатия «Сформировать» отчёт выводится в табличный документ. Дальше стандартно: Ctrl+P для печати или сохранение в файл. Если отчётом пользуетесь регулярно, сохраните настройки через «Ещё → Сохранить настройки», чтобы не выставлять отборы заново.
Способ 3. Универсальный отчёт по справочнику
Когда типовых колонок не хватает — нужны, например, ОГРН, полное юридическое наименование, основной договор или комментарий, — используйте «Универсальный отчёт». В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Отчёты → Универсальный отчёт», в других конфигурациях — в разделе отчётов или через «Все функции».
В шапке отчёта выберите тип объекта «Справочник», объект — «Контрагенты», укажите период (для справочника он обычно не важен) и нажмите «Сформировать». Затем через «Настройки» добавьте произвольные поля: в списке доступных полей будут все реквизиты справочника, включая контактную информацию и дополнительные реквизиты, если они заведены.
Преимущество универсального отчёта — полная свобода компоновки: можно вывести группировку по виду контрагента, отобрать записи с пустым ИНН для чистки справочника, отсортировать по дате создания. Ограничение — отчёт не выводит табличные части (например, все договоры каждого контрагента) без доработки схемы.
Сравнение способов печати списка
Самый быстрый вариант для простого перечня «как на экране». Ограничение: только видимые колонки, нет сложных отборов.
Готовые реквизиты (ИНН, адрес, телефон) и удобные отборы. Подходит для большинства задач в 1С:Бухгалтерии.
Максимальная гибкость: любые реквизиты, группировки, отборы. Требует аккуратной настройки и чуть больше времени.
Как вывести нужные колонки: ИНН, адреса, телефоны
Чаще всего в списке нужны не только названия, но и регистрационные данные. ИНН и КПП — это обычные реквизиты справочника, они доступны в любом отчёте по контрагентам. Адреса и телефоны хранятся в контактной информации, поэтому в настройках отчёта их нужно искать в ветке «Контактная информация» списка полей: «Адрес юридический», «Адрес фактический», «Телефон», «E-mail».
Если при формировании колонка с адресом или телефоном пустая у части контрагентов — значит, эти данные просто не заполнены в карточках. Проверьте пару карточек вручную, прежде чем искать ошибку в отчёте. Для массовой проверки полноты данных удобно сформировать тот же отчёт с отбором «ИНН не заполнено» или «Адрес не заполнено».
Отбор и группировка перед печатью
Печатать весь справочник целиком имеет смысл редко — обычно нужна выборка. Типовые сценарии отбора: по группе справочника (папке), по виду контрагента (покупатель/поставщик, если ведётся такая аналитика), по признаку «юридическое/физическое лицо», по региону из адреса, по ответственному менеджеру.
В отчётах на СКД (системе компоновки данных) отбор добавляется через «Настройки → Отбор → Добавить элемент отбора». Выбираете поле, вид сравнения («Равно», «В списке», «Содержит», «В группе») и значение. Для группировки строк — например, чтобы покупатели шли отдельным блоком от поставщиков — используйте закладку «Группировка» и добавьте нужное поле.
Полезный приём — отбор «В группе» по папке справочника: он включает и все вложенные подпапки. Если выбрать вид сравнения «Равно» для группы, в список попадут только контрагенты непосредственно в этой папке, без вложенных.
Частые ошибки и ограничения
Первая типичная ситуация: пользователь ищет кнопку «Печать» в списке справочника и не находит. В ряде конфигураций печать списка доступна только через «Ещё → Вывести список», а пункт «Печать» относится к карточке отдельного контрагента. Это особенность интерфейса, а не сбой.
Вторая ошибка — печать списка с активным отбором или поиском: в документ попадает только часть контрагентов, и это замечают уже после того, как список ушёл в банк или аудитору. Всегда проверяйте количество строк в сформированном документе и наличие отборов в заголовке отчёта.
Третья ошибка — попытка вывести данные, которых нет в справочнике: остатки взаиморасчётов, суммы продаж, последнюю отгрузку. Список контрагентов — это данные справочника. Дебиторку и обороты нужно брать из отчётов «Задолженность покупателей», «Анализ продаж» и подобных, а не пытаться добавить их в список контрагентов.
Проверка результата и сохранение в файл
Перед печатью откройте предварительный просмотр («Файл → Предварительный просмотр» или иконка в табличном документе) и оцените разметку: не обрезаны ли колонки, сколько страниц получилось, умещается ли таблица по ширине листа. При необходимости переключите ориентацию на альбомную и включите режим «Уместить по ширине» в параметрах страницы.
Сверьте количество строк: в заголовке отчёта или в строке состояния видно число записей. Сравните его с ожидаемым количеством контрагентов в отобранной группе. Расхождение — повод проверить отборы.
Если список нужно передать дальше, сохраните табличный документ: «Файл → Сохранить как» и выбор формата. PDF подходит для отправки «как есть», Excel (xlsx) — если получатель будет фильтровать и редактировать данные, mxl — для открытия в другой базе 1С.
Как проверить результат
Совпадает с числом контрагентов в выбранной группе или отборе
Строк заметно меньше — вероятно, остался активный отбор или поиск
Данные заполнены у большинства контрагентов
Массовые пустые ячейки — данные не внесены в карточки или выведен не тот вид адреса
Все колонки видны, таблица умещается по ширине листа
Колонки обрезаны, часть таблицы уходит на отдельные страницы по горизонтали
Часто задаваемые вопросы
В списке справочника нет кнопки «Печать». Что делать?
Используйте команду «Ещё → Вывести список» — она формирует табличный документ из текущего списка. Если нужен полноценный отчёт с реквизитами, откройте «Отчёты → Список контрагентов» или «Универсальный отчёт» по справочнику «Контрагенты».
Как распечатать список контрагентов с ИНН и КПП?
Сформируйте отчёт «Список контрагентов» или универсальный отчёт по справочнику и в настройках полей добавьте «ИНН» и «КПП». У физических лиц КПП отсутствует по определению — пустые ячейки в этой колонке для них нормальны.
Можно ли вывести список только покупателей или только поставщиков?
Да, если в вашей конфигурации ведётся такое разделение — по группам справочника или по дополнительному признаку. Добавьте в настройках отчёта отбор по группе («В группе») или по соответствующему реквизиту. Если аналитика не ведётся, контрагентов придётся предварительно распределить по папкам.
Почему в списке пустые адреса или телефоны?
Отчёт выводит то, что реально заполнено в карточках. Откройте несколько карточек и проверьте вкладку с контактной информацией. Также убедитесь, что в отчёт выведен нужный вид контактной информации — юридический и фактический адреса хранятся отдельно.
Как сохранить список контрагентов в Excel?
Сформируйте список любым способом, затем в окне табличного документа выберите «Файл → Сохранить как» и укажите формат «Лист Excel» (xlsx). Структура колонок и отборы сохранятся, файл можно фильтровать и редактировать.
Можно ли вывести в список задолженность контрагентов?
Список контрагентов содержит только данные справочника. Для выборки с долгами используйте отчёты «Задолженность покупателей», «Задолженность поставщикам» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по контрагентам — там суммы формируются из проводок.
Что важно запомнить
Для простого перечня достаточно команды «Ещё → Вывести список» в справочнике, для списка с ИНН и адресами — отчёта «Список контрагентов», для произвольных реквизитов — универсального отчёта. Перед печатью проверяйте отборы, количество строк и разметку страницы.