Справочники и Данные · 10 мин
Как в 1С распечатать реестр контрагентов
Как распечатать реестр контрагентов в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей. Способы через справочник, отчёты и универсальные механизмы, настройка отборов и колонок.
Реестр контрагентов — это выборка из справочника «Контрагенты» с нужными реквизитами: наименованием, ИНН, КПП, адресом, телефоном. Такой список требуется для аудита, сверки с налоговой, передачи данных в банк или просто для внутреннего контроля базы. В 1С нет единой кнопки «Печать реестра контрагентов», но задача решается несколькими штатными способами.
Выбор способа зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, УНФ, ERP) и от того, какие данные нужны в итоговом документе. Самый быстрый вариант — печать списка прямо из формы справочника. Более гибкий — отчёт «Универсальный отчёт» или «Анализ контрагентов», где можно настроить колонки и отборы. Для регулярных задач удобнее сохранить настройки отчёта и вызывать их одним действием.
Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций, настройка отборов, тонкости печати и типичные ошибки, из-за которых реестр выходит пустым или неполным.
Способ 1: печать списка из формы справочника
Это самый простой способ, доступный практически во всех конфигурациях на управляемых формах. Откройте раздел «Справочники» (в УТ и ERP — «НСИ и администрирование» → «Контрагенты»), выберите справочник «Контрагенты». В открывшемся списке нажмите кнопку «Ещё» в правом верхнем углу и выберите команду «Вывести список».
В появившемся окне отметьте флажками колонки, которые должны попасть в печатную форму: наименование, ИНН, КПП, полное наименование, адрес. Нажмите «ОК» — программа сформирует табличный документ. Его можно сразу отправить на принтер через «Файл» → «Печать» или сохранить в формате Excel, PDF через «Файл» → «Сохранить как».
Важно понимать: в список попадут только те строки, которые видны в форме списка с учётом установленных отборов и групп. Если в справочнике включён отбор по группе «Покупатели», реестр будет содержать только покупателей. Перед выводом проверьте панель отборов и снимите лишние ограничения, либо, наоборот, заранее настройте нужный отбор.
- 1Откройте Справочники → Контрагенты
- 2Настройте или снимите отборы в списке
- 3Нажмите Ещё → Вывести список
- 4Отметьте нужные колонки и нажмите ОК
- 5Проверьте табличный документ
- 6Распечатайте или сохраните в Excel/PDF
Способ 2: отчёт «Анализ контрагентов» в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 есть штатный отчёт, предназначенный именно для вывода информации о контрагентах. Он находится в разделе «Руководителю» → «Анализ контрагентов» (в ряде версий — «Отчёты» → «Анализ контрагентов»). Отчёт выводит список контрагентов с реквизитами: ИНН, КПП, адрес, телефон, а также может показать данные о дебиторской задолженности.
Кнопка «Настройки» позволяет изменить состав полей: добавить или убрать колонки, задать отбор по группе контрагентов, региону, дате регистрации. Сформированный отчёт сохраняется в файл или выводится на печать стандартно через кнопку с изображением принтера.
Если в вашей версии отчёт «Анализ контрагентов» отсутствует, проверьте, не отключён ли он в настройках функциональности, либо используйте универсальный отчёт, описанный ниже.
Способ 3: Универсальный отчёт
Универсальный отчёт — наиболее гибкий инструмент для выгрузки справочных данных. В 1С:Бухгалтерии он доступен по пути «Отчёты» → «Универсальный отчёт» (может потребоваться включить его в настройках панели отчётов). В поле «Период» установите любой диапазон — для справочника он не играет роли, но поле обязательно.
В поле выбора объекта укажите вид «Справочник», объект — «Контрагенты». Нажмите «Настройки» и на закладке «Поля и сортировки» добавьте нужные реквизиты: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, контактная информация. На закладке «Отбор» задайте условия, например «Группа = Поставщики» или «Пометка удаления = Нет».
После нажатия «Сформировать» вы получите табличный документ с реестром. Настройки отчёта можно сохранить через «Ещё» → «Сохранить настройки», чтобы в следующий раз формировать реестр одним кликом. Это особенно удобно, если реестр нужен регулярно — например, ежеквартально для аудита.
Настройка отборов и состава колонок
Качество реестра определяется правильными отборами. Типичные условия: исключить помеченные на удаление элементы, выбрать только юридических лиц или только ИП, ограничить список определённой группой (покупатели, поставщики). В отчётах отбор настраивается через кнопку «Настройки» → закладка «Отбор» → «Добавить новый элемент».
По составу колонок ориентируйтесь на цель реестра. Для сверки с ФНС достаточно наименования, ИНН и КПП. Для банка может потребоваться полное наименование и юридический адрес. Для внутреннего аудита полезно добавить дату регистрации контрагента в базе и ответственного менеджера, если такие реквизиты ведутся.
Обратите внимание: контактная информация (адреса, телефоны) хранится в табличной части контрагента, и не все отчёты выводят её корректно. Если адрес не попадает в реестр, проверьте, что в настройках добавлено именно поле контактной информации нужного вида — «Юридический адрес», а не «Фактический адрес» или «Почтовый адрес».
Как выбрать действие
Печать и сохранение результата
Любой табличный документ в 1С печатается одинаково: «Файл» → «Печать» или сочетание Ctrl+P. Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте масштаб: широкий реестр с множеством колонок может не помещаться на лист А4 по ширине. В параметрах страницы установите альбомную ориентацию и масштаб «Поместить на странице» либо уменьшите масштаб вручную.
Если реестр нужно передать дальше или доработать, сохраните его в Excel: «Файл» → «Сохранить как» → формат «Лист Excel». Для передачи в печатном виде без возможности редактирования подойдёт PDF. Сохранённый файл можно дополнительно отфильтровать средствами Excel, если в 1С не получилось настроить сложный отбор.
При печати больших реестров (тысячи контрагентов) формирование может занять заметное время. Не прерывайте процесс — дождитесь завершения построения табличного документа. Если программа «зависает» регулярно, ограничьте выборку отбором по группам и формируйте реестр частями.
Как проверить результат
Количество строк в реестре совпадает с количеством элементов справочника при снятых отборах
В реестре заметно меньше строк — вероятно, действует скрытый отбор
Колонки заполнены у большинства контрагентов
Колонки пустые — в отчёт добавлен не тот вид контактной информации
Удалённые элементы исключены отбором
В реестре присутствуют зачёркнутые или неактуальные записи
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — пустой или неполный реестр. Причина почти всегда в отборах: либо в форме списка остался установленный фильтр, либо в настройках отчёта задано условие, которому не соответствуют записи. Проверьте панель отборов и сбросьте настройки отчёта к стандартным через «Ещё» → «Установить стандартные настройки».
Вторая ошибка — вывод реестра без пометки удалённых элементов. Контрагенты, помеченные на удаление, остаются в справочнике и попадают в списки. Добавьте отбор «Пометка удаления = Нет» или перед формированием реестра выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов».
Третья ошибка — нарушение конфиденциальности. Реестр контрагентов содержит персональные данные (ФИО и адреса физлиц, контакты). Передавая файл третьим лицам, убедитесь, что это допустимо по условиям договоров и внутренним регламентам. Храните выгрузки в защищённых папках с ограниченным доступом.
Особенности в разных конфигурациях
В 1С:Управление торговлей и ERP справочник контрагентов называется «Партнёры» и «Контрагенты» одновременно: партнёр — это юридическое лицо как субъект, контрагент — его роль в сделках. Реестр логичнее формировать по справочнику «Партнёры» через «Ещё» → «Вывести список», либо использовать отчёт «Список контрагентов», если он присутствует в вашей версии.
В 1С:УНФ и «Управление нашей фирмой» доступен отчёт по справочнику контрагентов через раздел «Компания» → «Контрагенты» с аналогичной командой вывода списка. В облачных версиях 1С (1С:Фреш) все описанные способы работают так же, ограничений по печати нет.
Если штатных средств недостаточно — например, нужен реестр с данными из договоров или задолженности в одной таблице — задачу решает консоль отчётов на СКД или небольшая доработка внешним отчётом. Это работа для программиста 1С, но она оправдана при регулярной потребности в сложном реестре.
Что важно запомнить
Реестр контрагентов в 1С печатается через «Ещё → Вывести список» из справочника либо через Универсальный отчёт и «Анализ контрагентов». Перед формированием проверьте отборы, исключите помеченные на удаление записи и добавьте нужные колонки. Результат сохраняйте в Excel или PDF и контролируйте доступ к файлу.
Частые вопросы
Почему команда «Вывести список» неактивна?
Команда доступна только в форме списка справочника, а не в форме элемента. Также проверьте права пользователя: при ограниченных правах часть команд меню «Ещё» может быть скрыта. Обратитесь к администратору для проверки ролей.
Как вывести в реестр телефоны и email контрагентов?
В Универсальном отчёте добавьте в настройках полей контактную информацию нужного вида. Если стандартный отчёт не выводит эти данные корректно, сформируйте реестр с основными реквизитами, а контакты выгрузите отдельно и объедините в Excel по ИНН.
Можно ли распечатать реестр только по контрагентам с задолженностью?
Да. В 1С:Бухгалтерии используйте отчёт «Анализ контрагентов» или «Задолженность покупателей по срокам долга» — они показывают контрагентов с долгами. Альтернатива — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по контрагентам.
Реестр формируется очень долго, что делать?
Разбейте выборку на части отбором по группам контрагентов или первым буквам наименования. Также помогает сокращение числа выводимых колонок: чем меньше полей, тем быстрее построение табличного документа.
Как сохранить настройки реестра, чтобы не настраивать заново?
В отчётах на СКД (Универсальный отчёт, Анализ контрагентов) нажмите «Ещё» → «Сохранить настройки» и задайте понятное имя. В дальнейшем выбирайте сохранённый вариант через «Выбрать настройки» — отчёт сформируется с теми же отборами и колонками.