Как в 1С распечатать контрагентов с адресами

Задача распечатать список контрагентов с адресами возникает регулярно: для сверки базы, подготовки рассылки, передачи данных руководству или аудитору. В 1С нет единой кнопки «Напечатать контрагентов с адресами», но есть несколько рабочих способов — от простого вывода списка справочника до универсального отчёта с настройкой колонок.

Выбор способа зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, УНФ, ERP) и от того, что именно нужно получить: простой перечень с юридическими адресами, список с адресами доставки или выборку по отбору. Ниже разобраны все основные варианты с точным порядком действий.

Важный нюанс: адрес контрагента в 1С хранится в табличной части «Контактная информация», а не в реквизитах карточки. Поэтому простой вывод списка справочника адрес не покажет — понадобится либо специальная настройка, либо отчёт. Это главная причина, почему у пользователей возникают трудности.

Способ 1. Печать списка справочника через «Вывести список»

Самый простой вариант, доступный во всех конфигурациях на управляемых формах. Откройте раздел «Справочники» (или «Покупатели» / «Продажи» в зависимости от конфигурации) и перейдите в справочник «Контрагенты». Убедитесь, что список отображается в режиме списка, а не иерархического просмотра, если нужен плоский перечень.

Нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите пункт «Вывести список». Откроется окно вывода, где можно отметить галочками колонки, которые попадут в табличный документ. Если колонка «Адрес» или «Юридический адрес» присутствует в списке — отметьте её, выберите формат «Табличный документ» и нажмите «ОК». Полученный документ можно сразу отправить на принтер.

Ограничение способа: в стандартных настройках списка справочника колонки с адресом часто нет, потому что адрес хранится в контактной информации. В 1С:Бухгалтерии колонка «Адрес» обычно доступна для вывода, в других конфигурациях её может не быть — тогда используйте способы ниже.

1. 1
   Откройте Справочники → Контрагенты
2. 2
   При необходимости задайте отбор (по группе, по признаку поставщик/покупатель)
3. 3
   Нажмите Ещё → Вывести список
4. 4
   Отметьте колонки: Наименование, ИНН, Адрес (если доступна)
5. 5
   Выберите формат «Табличный документ» и нажмите ОК
6. 6
   Проверьте результат и отправьте на печать через Файл → Печать

Способ 2. Универсальный отчёт в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 самый гибкий инструмент — «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Отчёты» → «Универсальный отчёт». В поле «Период» значение не важно, так как справочные данные не зависят от даты. В поле типа данных выберите «Справочник», в следующем поле — «Контрагенты».

Нажмите «Показать настройки» и перейдите на вкладку «Поля» (или «Показатели»). Добавьте поля «Наименование», «ИНН», «КПП». Чтобы вывести адрес, найдите в дереве полей ветку «Контактная информация» и перетащите поле «Адрес» или «Юридический адрес» в список выбранных. Сформируйте отчёт кнопкой «Сформировать».

Дополнительно на вкладке «Отбор» можно ограничить выборку: например, вывести только поставщиков, только контрагентов из конкретной папки или только тех, у кого заполнен ИНН. Отбор по виду контактной информации («Юридический адрес» против «Фактический адрес») задаётся там же — это позволяет получить именно тот тип адреса, который нужен.

Способ 3. Отчёты по контрагентам в Управлении торговлей и УНФ

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:УНФ список партнёров/контрагентов выводится через варианты отчётов на базе СКД. В УТ 11 откройте раздел «Продажи» (или «CRM и маркетинг») → «Отчёты» и найдите отчёт по партнёрам либо используйте «Универсальный отчёт» из раздела администрирования. В УНФ аналогичный отчёт доступен в разделе «Компания» или «Продажи».

В этих конфигурациях адреса хранятся аналогично — в контактной информации. В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант») добавьте группировку или поле «Контактная информация. Адрес». Если в структуре полей адрес не виден, раскройте узел отчёта в расширенном режиме настройки: поля контактной информации находятся внутри набора данных справочника.

После формирования отчёт выводится в табличный документ, который печатается стандартно: «Файл → Печать» или сочетание Ctrl+P. Перед печатью проверьте ориентацию листа — для широких таблиц с адресами удобнее альбомная ориентация и масштаб «По ширине страницы».

Способ 4. Групповая печать карточек контрагентов

Если нужно распечатать не единый список, а карточки с полными данными (включая адреса, телефоны, банковские реквизиты), используйте групповую обработку. В ряде конфигураций в карточке контрагента есть команда «Печать» с макетом «Карточка контрагента». Для массового вывода выделите в списке несколько контрагентов (Ctrl или Shift), нажмите «Ещё» и проверьте наличие команды печати.

Если команды нет, внешние печатные формы и обработки групповой печати подключаются через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки». Подключение внешних файлов требует прав администратора и должно выполняться только из доверенных источников.

Настройка отбора и проверка результата

Независимо от способа перед печатью стоит настроить отбор, чтобы не выгружать всю базу. Типичные отборы: по группе справочника (папке), по признаку «Поставщик»/«Покупатель», по заполненности адреса. В универсальном отчёте отбор по заполненности задаётся условием «Контактная информация. Адрес Заполнено» — так из списка исчезнут контрагенты без адресов, которые всё равно бесполезны для рассылки.

После формирования сверьте результат: количество строк должно соответствовать ожидаемому числу контрагентов, адреса должны быть читаемыми (не «<объект не найден>» и не пустые ячейки там, где адрес точно введён). Если адрес отображается пустым, проверьте карточку контрагента: возможно, адрес внесён как «Фактический», а вы запрашивали «Юридический».

Контрольные точки

Как проверить результат

Число строк в отчёте

Норма

Совпадает с количеством контрагентов по отбору

Тревожный признак

Строк больше — дубли из-за нескольких видов адресов без отбора по виду

Колонка адреса

Норма

Адреса читаемые, в едином формате

Тревожный признак

Пустые ячейки или текст ошибки — не тот вид адреса или адрес не заполнен

Разворот на печати

Норма

Все колонки помещаются на лист

Тревожный признак

Колонки обрезаны — смените ориентацию или масштаб

Выгрузка в Excel как альтернатива печати

Если список нужен не на бумаге, а для дальнейшей обработки, удобнее сохранить результат в Excel. Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл → Сохранить как» с выбором формата XLSX. Это работает и для списка справочника, и для универсального отчёта.

В Excel проще почистить данные: удалить дубли, отфильтровать пустые адреса, разбить адрес на части. После обработки файл можно распечатать уже из Excel с полным контролем внешнего вида. Этот путь особенно удобен при подготовке адресной рассылки — данные сразу готовы для слияния в Word.

Частые вопросы

Почему в списке контрагентов нет колонки с адресом?

Адрес хранится не в реквизитах справочника, а в табличной части «Контактная информация». В ряде конфигураций колонку можно добавить через «Ещё → Изменить форму», но проще сформировать универсальный отчёт, где поля контактной информации доступны напрямую.

Как распечатать только юридические адреса, без фактических?

В настройках универсального отчёта добавьте отбор: «Контактная информация → Вид» равно «Юридический адрес контрагента». Тогда в выборку попадёт только один адрес на контрагента, и дублей не будет.

Можно ли распечатать контрагентов вместе с телефонами и email?

Да. В том же универсальном отчёте добавьте поля контактной информации «Телефон» и «Адрес электронной почты». Чтобы не получить дубли строк, либо задайте отбор по конкретным видам, либо выведите данные в Excel и сведите их там.

Что делать, если нет прав на универсальный отчёт?

Проверьте права в разделе администрирования или обратитесь к администратору 1С. Как временный вариант используйте вывод списка справочника через «Ещё → Вывести список» — эта команда доступна большинству пользователей.

Как убрать дубли контрагентов в печатном списке?

Дубли появляются, когда у контрагента несколько адресов и нет отбора по виду. Задайте отбор по одному виду адреса. Если дубли есть в самом справочнике (дважды заведённые карточки), используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования — перед этим сделайте резервную копию.