Как в 1С посмотреть паспортные данные сотрудников

Паспортные данные сотрудника в программах 1С хранятся не в документах, а в карточке физического лица — это единый справочник, из которого информация подтягивается в приказы, отчёты и печатные формы. Поэтому искать серию и номер паспорта нужно не в приказе о приёме на работу, а в справочнике «Физические лица» или через карточку сотрудника.

Точный путь зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП кадровые данные вынесены в отдельный раздел, в 1С:Бухгалтерии они доступны через справочник сотрудников, а в отраслевых решениях структура меню может отличаться. Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций.

Учитывайте, что паспортные данные относятся к персональным данным, и доступ к ним в программе обычно ограничен правами. Если вы не видите нужные поля, причина чаще всего в настройках ролей, а не в отсутствии данных.

Где в 1С хранятся паспортные данные: карточка физического лица

В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия предприятия, ERP) персональные сведения привязаны к элементу справочника «Физические лица», а не к сотруднику как таковому. Один человек может числиться в нескольких подразделениях или организациях, но паспорт у него один — поэтому данные хранятся централизованно.

Чтобы открыть карточку физического лица в 1С:ЗУП, перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного сотрудника двойным щелчком и в шапке карточки нажмите на ссылку с ФИО или пункт «Личные данные». Откроется форма физического лица, где собраны личные сведения.

В карточке физлица найдите гиперссылку «Документы, удостоверяющие личность» (в некоторых версиях — «Паспортные данные»). По ней открывается история документов: вид документа, серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения. Актуальный документ отображается первым, предыдущие сохраняются в истории.

Как найти паспортные данные в 1С:ЗУП пошагово

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и выберите «Сотрудники» (или «Физические лица» напрямую)
2. 2
   Найдите сотрудника через поиск по ФИО и откройте его карточку
3. 3
   Перейдите по ссылке «Личные данные» или откройте карточку физического лица
4. 4
   Нажмите гиперссылку «Документы, удостоверяющие личность»
5. 5
   Проверьте серию, номер, дату выдачи и кем выдан документ
6. 6
   При необходимости распечатайте через кнопку «Ещё» или сформируйте отчёт

Если сотрудников много, удобнее открыть список физических лиц: раздел «Кадры» → «Физические лица» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Физические лица» или через «Все функции»). В списке можно включить отображение колонки с документом через настройку списка: «Ещё» → «Изменить форму» и добавить поле документа удостоверяющего личность.

Обратите внимание на дату, с которой действует запись о документе. При замене паспорта кадровик добавляет новую строку, и актуальность определяется по периоду. Если видите устаревшие данные, проверьте, не заведена ли более поздняя запись.

Как посмотреть паспортные данные в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия путь короче: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Откройте карточку сотрудника — в ней есть поле «Документ, удостоверяющий личность» с серией и номером. Для просмотра полных сведений (кем выдан, код подразделения) нажмите на ссылку поля или перейдите в карточку физического лица.

Карточка физического лица в БП доступна через ссылку в карточке сотрудника либо через справочник «Физические лица» (раздел «Справочники» или «Все функции» → «Справочники»). Там же хранится история смены документов.

В отличие от ЗУП, в Бухгалтерии кадровый функционал упрощён: нет отдельного механизма «личных данных» с расширенной историей, но базовые сведения о документе доступны и редактируются прямо из карточки.

Сравнение вариантов доступа

Карточка сотрудника

Быстрый просмотр одного человека; подходит для точечной проверки, но неудобен при массовой сверке

Справочник «Физические лица»

Полная история документов и все личные сведения; требует больше кликов, зато показывает прежние паспорта

Отчёт по личным данным

Список сразу по всем сотрудникам с фильтрами; подходит для сверки и выгрузки, но зависит от настроек прав

Как вывести список паспортных данных сразу по всем сотрудникам

Когда нужно сверить данные по всему штату — например, перед подачей сведений в банк или проверкой — открывать каждую карточку нерационально. В 1С:ЗУП используйте типовой отчёт: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Личные данные сотрудников» (в ряде релизов — «Штатное расписание» / «Остатки отпусков» рядом в том же списке отчётов). В настройках отчёта добавьте поля документа удостоверяющего личности.

Альтернатива — «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»): выберите объект «Справочник» → «Физические лица», добавьте нужные поля и отбор по организации. Такой отчёт можно сохранить как вариант и выгрузить в Excel через «Ещё» → «Вывести список» / «Сохранить».

При выгрузке помните о требованиях к защите персональных данных: файл с паспортными данными всего коллектива не должен попадать в открытые папки, общие чаты или отправляться по незащищённой почте. Храните выгрузку в ограниченном доступе и удаляйте после использования.

Почему паспортные данные не видны: права и типичные причины

Самая частая причина, по которой пользователь не видит паспортные данные, — ограничение прав. В 1С:ЗУП доступ к персональным данным регулируется ролями: например, у расчётчика может быть доступ к начислениям, но не к документам удостоверяющим личность. Проверить и выдать права может администратор через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Группы доступа».

Вторая причина — дубли физических лиц. Если при приёме сотрудника завели новое физлицо вместо выбора существующего, паспорт окажется «привязан» к другому элементу справочника. Признак: в карточке сотрудника поля пустые, хотя кадровик уверен, что данные вводили. Решение — найти дубль поиском по ФИО и дате рождения и объединить записи (в ЗУП есть штатные механизмы поиска дублей).

Третья ситуация — данные просто не введены. Тогда в карточке физлица ссылка документа пустая, и кадровику нужно заполнить сведения по оригиналу паспорта.

Как проверить корректность и актуальность данных

После просмотра или ввода данных полезно убедиться, что программа использует их правильно. Сформируйте любую печатную форму, где выводится паспорт, — например, личную карточку Т-2 или справку сотруднику — и сверьте серию, номер и кем выдан с оригиналом документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отображение документа в карточке сотрудника

Норма

Серия, номер и дата выдачи совпадают с актуальным паспортом

Тревожный признак

Поля пустые или показан старый документ — проверьте историю и дубли физлиц

Печатная форма (Т-2, справка)

Норма

Паспортные данные подтягиваются автоматически и совпадают с карточкой

Тревожный признак

В форме старые данные — вероятно, у новой записи неверная дата начала действия

Отчёт по списку сотрудников

Норма

У всех действующих сотрудников заполнен документ

Тревожный признак

Пустые строки — данные не введены или у пользователя нет прав на просмотр

Если расхождение найдено, исправляйте данные в карточке физического лица, а не в конкретном документе или отчёте. После правки пересформируйте печатную форму — данные обновятся автоматически.

Частые вопросы

Можно ли посмотреть паспортные данные уволенного сотрудника?

Да. В списке сотрудников снимите отбор «показывать только действующих» или откройте справочник «Физические лица» напрямую — карточки физлиц не удаляются при увольнении, и история документов сохраняется.

Где хранится история смены паспортов?

В карточке физического лица по ссылке «Документы, удостоверяющие личность». Каждая запись имеет период действия, поэтому можно увидеть, какой паспорт был актуален на конкретную дату.

Почему в отчёте у части сотрудников пустые поля паспорта?

Либо данные не введены в карточку физлица, либо у вашей учётной записи нет прав на просмотр персональных данных — тогда поля могут скрываться. Проверьте одну карточку вручную: если данные там есть, проблема в правах.

Можно ли найти сотрудника по номеру паспорта?

В типовых формах списка поиск по серии и номеру обычно недоступен напрямую. Используйте универсальный отчёт по справочнику «Физические лица» с отбором по полям документа или поиск через «Все функции» при наличии соответствующих прав.

Кто должен вносить и менять паспортные данные в 1С?

Обычно это зона ответственности кадровика — пользователя с ролью, дающей право редактирования личных данных физических лиц. Самостоятельно менять данные без полномочий не следует: изменения фиксируются в истории, а некорректные сведения попадут в отчётность.