Справочники и Данные · 11 мин
Как в 1С посмотреть данные о сотруднике
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии найти данные сотрудника: личная карточка, кадровые документы, начисления, отчеты. Практическая инструкция с проверкой результата.
Информация о сотруднике в программах 1С распределена по нескольким объектам: справочник «Сотрудники» хранит личные и паспортные данные, кадровые документы фиксируют приемы, переводы и увольнения, а регистры накапливают сведения о начислениях, отпусках и стаже. Поэтому ответ на вопрос «где посмотреть» зависит от того, какие именно данные нужны: ФИО и ИНН, историю переводов, размер оклада или остаток отпуска.
Инструкция ниже написана на примере 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — основной конфигурации для кадрового учета. В 1С:Бухгалтерии логика похожая, но часть разделов называется иначе и функциональность уже. Конкретные названия пунктов меню могут незначительно отличаться между версиями, однако общий принцип одинаков: ищите раздел «Кадры» и справочник «Сотрудники».
Учтите, что доступ к персональным данным регулируется правами пользователя. Если нужного раздела нет в интерфейсе или карточка открывается пустой, скорее всего, администратор ограничил ваш профиль. Это нормальная практика: персональные данные защищаются законодательно, и видеть их должны только сотрудники, которым это требуется по работе.
Открываем справочник «Сотрудники»
Главная точка входа — список всех сотрудников организации. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии путь такой: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Откроется список с колонками: ФИО, подразделение, должность, дата приема.
Если список большой, используйте строку поиска вверху — начните вводить фамилию, и список отфильтруется автоматически. Также удобно настроить отбор по подразделению или отсортировать по дате приема. Обратите внимание: по умолчанию в списке могут отображаться только действующие сотрудники; уволенные показываются при снятии соответствующего фильтра или установке пометки «Показывать уволенных» (в зависимости от версии — через кнопку «Ещё»).
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»).
- 2Найдите нужного человека через строку поиска по фамилии.
- 3Дважды щелкните по строке — откроется карточка сотрудника.
- 4Проверьте, что открыт нужный человек: сверьте ФИО, дату рождения и подразделение.
Что содержит карточка сотрудника
Карточка сотрудника — это сводная форма, где собраны основные сведения. В верхней части отображаются ФИО, табельный номер, дата рождения, подразделение и должность. Дальше расположены гиперссылки на группы данных: личные данные, документы удостоверяющие личность, адреса и телефоны, образование, семья, стаж, инвалидность, налоговые вычеты.
Переход по гиперссылке открывает форму редактирования соответствующего блока. Например, ссылка «Документы, удостоверяющие личность» покажет серию и номер паспорта, кем и когда выдан. Ссылка «Налог на доходы» ведет к данным о статусе налогоплательщика и прав на вычеты. Если какой-то блок пуст, это значит, что данные просто не вводились — программа ничего не скрывает.
Полезная возможность — кнопка «Печать» в карточке: оттуда выводится личная карточка формы Т-2 (в ЗУП) и дополнительные печатные формы. Это удобный способ одним действием получить все данные о человеке в привычном документооборотном виде.
История приемов, переводов и увольнений
Чтобы посмотреть кадровую историю сотрудника, откройте в его карточке ссылку «Трудовая деятельность» (в некоторых версиях — «Кадровые документы»). Появится список всех приказов: прием на работу, переводы между подразделениями, изменения оклада, увольнение. Каждый документ открывается двойным щелчком — внутри указаны дата, подразделение, должность, размер начислений.
Альтернативный путь — общий журнал: раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». Здесь видны кадровые события всех сотрудников, что удобно для массового контроля. Установите отбор по сотруднику через кнопку «Найти» или настройку списка, чтобы увидеть только его документы.
Если сотрудник уволен и принят повторно, в ЗУП это оформляется отдельными документами приема, и история сохраняется целиком. В карточке при этом может отображаться только текущее рабочее место — полную картину смотрите именно в списке кадровых документов.
Начисления, оклад и остатки отпусков
Текущий размер оплаты труда виден в последнем кадровом документе (прием или перевод) на вкладке «Оплата труда». Там указаны плановые начисления: оклад, надбавки, премии — с размерами и датой начала действия. Фактически начисленные суммы за месяц смотрите в документах «Начисление зарплаты и взносов» или через расчетный листок.
Расчетный листок — самый информативный документ по оплате: раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Расчетные листки». В нем видны начисления, удержания, НДФЛ, выплаченные суммы и задолженность за выбранный период по конкретному сотруднику.
Остаток отпуска выводится из карточки сотрудника: ссылка «Отсутствия» или печатная форма «Справка об остатках отпусков». Также есть отчет «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Отчеты, справки». Если остаток кажется неверным, проверьте, все ли документы отпусков проведены и не было ли ручной корректировки начального остатка при вводе начальных данных.
Где искать нужные данные
Личные данные, паспорт, адреса, образование, семья, вычеты. Не содержит истории изменения оклада.
Приемы, переводы, увольнения, плановые начисления на дату документа. Не показывают фактические выплаты.
Фактические начисления, удержания и выплаты за период. Требует прав на данные расчета зарплаты.
Сводные данные по списку сотрудников: списки, штатное расписание, остатки отпусков. Подходят для массового анализа.
Просмотр данных через отчеты
Когда нужна информация не по одному человеку, а по списку, удобнее отчеты. В разделе «Кадры» → «Отчеты, справки» доступны: «Сотрудники» (списочный состав с контактами), «Личные данные» (паспортные и личные сведения), «Штатное расписание» (должности и оклады), «Стажи», «Остатки отпусков».
Практически в каждом отчете есть настройки (кнопка «Настройки» или «Ещё» → «Изменить вариант»): можно добавить отбор по конкретному сотруднику, подразделению или дате, вывести дополнительные поля. После настройки вариант отчета сохраняется — в следующий раз он откроется с теми же параметрами.
В 1С:Бухгалтерии набор кадровых отчетов скромнее, но базовые присутствуют: «Сотрудники», «Расчетные листки», «Справка о доходах». Если отчет не находится, воспользуйтесь глобальным поиском по меню (иконка лупы в верхней панели): введите название, и программа покажет, в каком разделе он находится — при условии, что у вас есть на него права.
Если раздел недоступен или данных нет
Ситуация «не вижу сотрудников» почти всегда связана с правами. В ЗУП доступ разграничен по ролям: кадровик видит личные данные и кадровые документы, расчетчик — начисления и выплаты, руководитель подразделения — только своих сотрудников. Если нужный раздел отсутствует в меню, обратитесь к администратору 1С или руководителю для расширения профиля доступа.
Вторая причина пустых данных — сотрудник заведен в другой организации. Если в базе ведется учет по нескольким юрлицам, проверьте отбор по организации в списке сотрудников: возможно, вы смотрите не ту организацию.
Третья причина — данные введены в справочник «Физические лица», но документ приема на работу не создан. Без проведенного приема человек не считается сотрудником: он не попадет в кадровые отчеты и в расчет зарплаты. Проверьте наличие документа «Прием на работу» в журнале кадровых документов.
Проверка результата и полезные приемы
Чтобы убедиться, что вы нашли актуальные данные, сверьте несколько источников. Дата приема в карточке должна совпадать с датой документа «Прием на работу». Текущий оклад в последнем кадровом документе — с плановыми начислениями в расчетном листке. Остаток отпуска в справке — с отчетом «Остатки отпусков» на ту же дату.
Как проверить, что данные корректны
Совпадает с проведенным документом «Прием на работу»
В карточке дата есть, а документа приема в журнале нет
Отображается в последнем кадровом документе и совпадает с расчетным листком
В документе оклад один, в расчетном листке начисляется другой
Справка из карточки и отчет «Остатки отпусков» дают одинаковое число
Значения расходятся или остаток отрицательный без объяснений
Сотрудник числится в нужном юрлице
Человек найден в другой организации базы
Полезный прием для быстрого доступа: добавьте часто используемые отчеты и справочник «Сотрудники» в избранное (звездочка рядом с названием пункта меню). Тогда они будут доступны с начальной страницы в один клик. Еще один прием — в списке сотрудников настроить нужные колонки через «Ещё» → «Изменить форму» или вывести дополнительные поля отбором.
Если требуется передать данные коллеге, не копируйте скриншотами — используйте печатные формы и кнопку «Сохранить» в отчетах, чтобы выгрузить файл в Excel или PDF. Так информация останется структурированной, а риск ошибки при ручном переносе исчезнет. Помните, что выгрузки с персональными данными нужно хранить и передавать с учетом требований о защите персональных данных.
Что важно запомнить
Личные данные — в карточке справочника «Сотрудники», история работы — в кадровых документах, фактические выплаты — в расчетном листке, сводная информация — в отчетах раздела «Кадры». Если раздел или сотрудник не отображаются, проверьте права доступа, отбор по организации и показ уволенных.
Частые вопросы
Как посмотреть данные уволенного сотрудника?
Откройте справочник «Сотрудники» и включите отображение уволенных: в ЗУП для этого есть соответствующая настройка списка (через «Ещё» или панель отборов, в зависимости от версии). После этого найдите человека по фамилии и откройте карточку — все данные и кадровые документы сохраняются после увольнения.
Чем справочник «Физические лица» отличается от «Сотрудники»?
«Физические лица» — базовый справочник с личными данными человека. «Сотрудник» — это запись о трудовых отношениях физлица с организацией. Одно физлицо может иметь несколько записей сотрудника: например, при повторном приеме после увольнения или при работе по совместительству.
Где посмотреть ИНН и СНИЛС сотрудника?
Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Личные данные» (в ЗУП ИНН и СНИЛС часто видны прямо в шапке карточки). Также эти сведения выводятся в отчете «Личные данные» и в личной карточке формы Т-2 через кнопку «Печать».
Почему я не вижу начисления и зарплату сотрудника?
Данные расчета зарплаты в 1С защищены отдельной группой прав. Кадровик без роли расчетчика видит кадровые документы и личные данные, но не расчетные листки и ведомости. Обратитесь к администратору для назначения соответствующей роли, если доступ нужен по должности.
Как выгрузить данные сотрудника в Excel?
Сформируйте нужный отчет (например, «Сотрудники» или расчетный листок), затем используйте кнопку «Сохранить» или «Ещё» → «Сохранить как» и выберите формат Excel. Из карточки сотрудника удобно вывести печатную форму Т-2 и также сохранить ее в файл.
Можно ли посмотреть, кто и когда менял данные сотрудника?
Да, если в базе включен версионирование объектов или журнал регистрации. Журнал регистрации доступен администратору (раздел «Администрирование» → «Журнал регистрации») и показывает, какой пользователь создавал и изменял документы и элементы справочников. Самостоятельно включать эти механизмы без администратора не стоит.