Справочники и Данные · 9 мин
Как в 1С поменять паспортные данные сотрудника в связи с замужеством
Пошаговая инструкция, как в 1С:ЗУП изменить паспортные данные и фамилию сотрудника после замужества: кадровый приказ, история изменений, проверка отчетов.
Замужество сотрудницы почти всегда означает смену фамилии и паспорта, а значит — обновление персональных данных в учетной системе. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) эти сведения хранятся с историей: программа фиксирует, какая фамилия и какой документ действовали на конкретную дату. Поэтому данные нельзя просто перезаписать — их нужно изменить корректно, чтобы не «сломать» прошлые отчеты и будущую отчетность в ФНС и СФР.
Основание для изменения — заявление сотрудницы и копия нового паспорта (обычно вместе со свидетельством о заключении брака). Без документов вносить правки нельзя: персональные данные попадают в regulated-отчетность (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения), и расхождение с данными ФНС приведет к ошибкам при сдаче.
Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространенной конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 и старых версиях ЗУП логика похожа, отличается только расположение команд.
Какие данные меняются при замужестве и что подготовить
При смене фамилии в связи с браком обычно обновляются три блока сведений: ФИО сотрудника, данные документа, удостоверяющего личность (серия, номер, кем и когда выдан), а иногда и адрес регистрации, если он изменился одновременно. СНИЛС и ИНН при смене фамилии не меняются — эти номера присваиваются человеку один раз и сохраняются за ним на всю жизнь.
Прежде чем вносить изменения, запросите у сотрудницы: новый паспорт (копию), свидетельство о заключении брака (копию) и заявление о внесении изменений в личные данные. На основании этих документов кадровая служба обычно оформляет запись в личной карточке. В самой 1С приказ о смене фамилии как отдельный документ не обязателен, но дата изменения должна соответствовать реальной дате выдачи нового паспорта или дате, указанной в заявлении.
Как изменить фамилию сотрудника в 1С:ЗУП
Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и найдите нужного человека. В карточке сотрудника рядом с полем ФИО расположена ссылка, по которой открывается история изменения фамилии, имени и отчества. Именно через нее вносится новое значение, а не прямым редактированием поля.
В форме истории добавьте новую строку: укажите дату, с которой действует новая фамилия (как правило, дата выдачи нового паспорта или дата из заявления), и введите новые фамилию, имя и отчество. Старая запись останется в истории со своим периодом действия — это и есть ключевое отличие корректного изменения от «затирания» данных.
После записи проверьте, как фамилия отображается в текущих документах: в новых приказах, расчетных листках и расчете зарплаты должна подставляться уже новая фамилия, а документы прошлых периодов остаются со старой.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите сотрудницу
- 2В карточке сотрудника откройте историю изменения ФИО по ссылке рядом с полем
- 3Добавьте новую запись с датой начала действия новой фамилии
- 4Введите новые фамилию, имя, отчество и запишите форму
- 5Проверьте отображение фамилии в новом кадровом приказе или расчетном листке
Как обновить паспортные данные
Паспортные данные хранятся отдельно от ФИО — в блоке документов, удостоверяющих личность. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Личные данные» (или откройте группу «Документы» в зависимости от версии) и найдите сведения о документе. Для паспорта также ведется история: добавьте новый документ с датой выдачи, серией, номером, кодом подразделения и наименованием органа, выдавшего паспорт.
Все реквизиты переносите с нового паспорта посимвольно. Особое внимание уделите формату серии и номера: в 1С они вводятся без лишних пробелов и символов «№». Код подразделения указывается в формате XXX-XXX. Ошибка в этих полях всплывет при выгрузке персонифицированных сведений или при проверке физлица в ФНС.
Старый паспорт удалять не нужно — история документов позволяет программе корректно формировать справки за прошлые периоды, например справку о доходах за время, когда действовал прежний документ.
Что делать с физическим лицом и дублями в справочнике
В 1С:ЗУП данные хранятся на двух уровнях: справочник «Физические лица» и справочник «Сотрудники». ФИО и документ меняются в карточке физического лица (из карточки сотрудника доступен переход к нему), и эти изменения автоматически отражаются у всех связанных сотрудников. Это важно, если человек работает по основному месту и по совместительству: править дважды не придется.
Иногда после смены фамилии кадровик по ошибке заводит новое физическое лицо вместо изменения существующего. Это худший сценарий: у человека появляются две карточки, стаж и доходы «разваливаются» на две записи, а отчетность сдается с дублями. Если дубль уже создан, используйте штатную обработку поиска и объединения дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») или обратитесь к специалисту по 1С — самостоятельное объединение требует проверки всех связанных документов.
Как изменения отразятся в отчетности и что проверить
После внесения изменений отчеты за текущий период (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения о физлицах, ЕФС-1 при кадровых событиях) будут формироваться уже с новой фамилией. Это нормально: ФНС и СФР сопоставляют человека по СНИЛС и ИНН, а фамилия обновляется в их базах после первой сданной формы. Отдельно уведомлять фонды о смене фамилии работодатель не обязан — сведения передаются в составе регулярной отчетности.
Проверьте результат до сдачи отчетности: сформируйте расчетный листок сотрудницы за текущий месяц — в шапке должна стоять новая фамилия. Затем сформируйте справку о доходах за прошлый год: там фамилия должна соответствовать периоду. Если в старых формах подтянулась новая фамилия — значит, данные были перезаписаны без истории, и изменение нужно переделать.
Как проверить результат
В шапке новая фамилия
Старая фамилия или пустое поле
Фамилия соответствует тому периоду
Везде новая фамилия — история перезаписана
Одна запись, история ФИО и документов ведется
Два физлица с похожими ФИО
Нет ошибок по сотруднице
Ошибки формата серии/номера паспорта
Особые сценарии: совместительство, ЭДО и зарплатный проект
Сотрудница работает по совместительству
Если у человека несколько сотрудников (основное место и внутреннее совместительство), достаточно один раз изменить данные в карточке физического лица — все связанные сотрудники унаследуют новые ФИО и документ. Проверьте обе карточки после записи, чтобы убедиться, что изменения подтянулись везде.
Кадровый ЭДО и зарплатный проект
Если в компании используется кадровый электронный документооборот (КЭДО) или сотрудница подписывает документы УКЭП, сертификат подписи, выданный на старую фамилию, рано или поздно потребует перевыпуска — уточните порядок у удостоверяющего центра. Также сообщите новую фамилию в банк по зарплатному проекту: расхождение фамилии в реестре и в данных банка может привести к задержке зачисления.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли создавать нового сотрудника при смене фамилии?
Нет. Сотрудник и физическое лицо остаются прежними — меняются только значения в истории ФИО и документов. Создание новой карточки приведет к дублям в отчетности и разрыву данных о стаже и доходах.
Какую дату указывать для новой фамилии?
Обычно дату выдачи нового паспорта или дату из заявления сотрудницы. Главное — не ставить дату «задним числом» на прошлые закрытые периоды без необходимости: это изменит печатные формы тех периодов.
Меняется ли СНИЛС или ИНН при замужестве?
Нет, оба номера присваиваются один раз и не зависят от фамилии. Меняется только фамилия, связанная с этими номерами в базах ФНС и СФР, — обновление происходит через регулярную отчетность работодателя.
Что делать, если отчетность уже сдана со старой фамилией?
Если на момент сдачи старая фамилия была актуальной, ничего исправлять не нужно. Если же в отчете допущена ошибка (например, опечатка или неверный период действия), подайте корректирующую форму с правильными данными.
Нужно ли пересчитывать зарплату или налоги после смены фамилии?
Нет. Смена фамилии и паспорта не влияет на расчеты: начисления, удержания и НДФЛ зависят от доходов и вычетов, а не от персональных данных. Пересчет потребуется только если одновременно изменились условия, влияющие на налоги, например статус налогового резидента.
Как изменить данные, если сотрудница уже уволена?
Порядок тот же: изменения вносятся в карточку физического лица с историей. Это может понадобиться, если бывшая сотрудница запросила справку о доходах, а ее фамилия с момента увольнения изменилась.
Что важно запомнить
Фамилию и паспортные данные в 1С:ЗУП меняют через историю в карточке физического лица, добавляя новую запись с датой действия. Старые значения сохраняются, отчетность за прошлые периоды не искажается, а СНИЛС и ИНН остаются прежними.