Как в 1С поменять паспортные данные при смене паспорта

Замена паспорта — рутинная ситуация для кадровика: сотрудник достиг 20 или 45 лет, документ утерян или испорчен, изменилась фамилия. В 1С паспортные данные хранятся с историей изменений, поэтому правильное действие — не стереть старые сведения, а добавить новую запись с указанием даты, с которой она действует. Это критично: старый паспорт должен оставаться в базе, потому что он фигурирует в уже проведенных документах, договорах ГПХ, поданной отчетности и справках за прошлые периоды.

Механика ввода зависит от конфигурации. В «1С:Зарплате и управлении персоналом» (ЗУП) паспортные данные ведутся в карточке физического лица через документ-регистратор или форму истории. В «1С:Бухгалтерии» и «1С:Управление нашей фирмой» используется механизм периодических сведений с гиперссылкой «История». Ниже разобраны оба подхода, а также контрагенты, ошибки и проверка результата.

Где в 1С хранятся паспортные данные и почему нельзя просто перезаписать

В типовых конфигурациях 1С паспортные данные физического лица — это периодические сведения. Каждая запись привязана к дате: программа автоматически подставляет в документ те данные, которые действовали на дату документа. Благодаря этому акт за прошлый год распечатается со старым паспортом, а новый прием на работу — с актуальным.

Если вместо добавления записи исправить существующую, все документы прошлых периодов начнут выводить новый паспорт. Это расхождение с бумажными оригиналами и поданной отчетностью в ПФР/СФР, ФНС и Росстат. При проверке такое несоответствие вызовет вопросы, а восстановить старые данные без резервной копии будет сложно.

Как изменить паспортные данные сотрудника в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплате и управлении персоналом» паспортные данные ведутся в справочнике «Физические лица». Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного сотрудника и перейдите по ссылке на физическое лицо, либо сразу откройте «Настройка» → «Физические лица» (в зависимости от версии путь может отличаться: «Кадры» → «Физические лица»).

В карточке физического лица найдите поле «Документ, удостоверяющий личность». Рядом с ним есть гиперссылка «История изменений» или кнопка со значком карандаша. Откроется форма, где вводятся новые данные: вид документа (паспорт гражданина РФ), серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Поле «Действует с» (или «Период») укажите датой выдачи нового паспорта — именно с неё программа начнет подставлять новые сведения в документы.

1. 1
   Откройте карточку физического лица через справочник «Сотрудники» или «Физические лица»
2. 2
   Нажмите «История изменений» у поля «Документ, удостоверяющий личность»
3. 3
   Введите серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения нового паспорта
4. 4
   Укажите период действия — дату выдачи нового паспорта
5. 5
   Запишите и проверьте, что в списке истории две записи: старая и новая
6. 6
   Откройте любой новый кадровый документ и убедитесь, что подставляется новый паспорт

Если смена паспорта совпала со сменой фамилии

Частая ситуация — замена паспорта после регистрации брака. Тогда меняются два реквизита: ФИО и документ. ФИО в ЗУП также хранится с историей: в карточке физического лица у поля «Фамилия, имя, отчество» есть своя гиперссылка «История». Сначала добавьте новую запись ФИО с той же даты, затем — новый паспорт. Порядок важен, чтобы кадровый приказ о смене фамилии сформировался корректно.

После смены фамилии проверьте синхронизацию с бухгалтерской программой, если базы обмениваются данными: физическое лицо должно сопоставиться по внутреннему идентификатору, а не создать дубль. Признак проблемы — два разных элемента «Физические лица» с одним человеком после обмена.

Как поменять паспортные данные в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» паспортные данные сотрудника находятся в карточке физического лица: раздел «Справочники» → «Физические лица» (или через карточку сотрудника в «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). В карточке есть поле «Документ, удостоверяющий личность» с гиперссылкой — по ней открывается форма ввода.

В отличие от ЗУП, в бухгалтерской конфигурации история паспортных данных в ряде релизов ведется ограниченно: форма может просто перезаписывать значение. Если в вашей версии гиперссылки «История» нет, перед изменением зафиксируйте старые данные письменно или в комментарии к элементу справочника — они понадобятся для корректного заполнения документов прошлых периодов и ответов на запросы.

Сравнение подходов по конфигурациям

1С:ЗУП

Полноценная история паспортных данных и ФИО с датами. Документы прошлых периодов сохраняют старые сведения. Подходит для штатной кадровой работы.

1С:Бухгалтерия

Паспортные данные в карточке физлица, история зависит от релиза. Для сотрудников без полноценного кадрового учета достаточно, но старые данные лучше зафиксировать отдельно.

1С:УНФ / УТ

Паспортные данные контрагентов-физлиц и сотрудников — в соответствующих карточках, обычно через «Еще» или дополнительные сведения. История, как правило, не ведется.

Как изменить паспортные данные контрагента — физического лица

Паспортные данные нужны не только сотрудникам, но и контрагентам-физлицам: самозанятым по договорам ГПХ, подотчетным лицам, частным нотариусам, арендодателям. В карточке контрагента с видом «Физическое лицо» паспортные данные обычно находятся на закладке «Адреса, телефоны» или в поле «Документ, удостоверяющий личность» — расположение зависит от конфигурации.

В большинстве конфигураций для контрагентов история паспортных данных не ведется: значение просто перезаписывается. Это означает, что договоры и акты прошлых периодов при перепечатке покажут новый паспорт. Чтобы избежать расхождений, не перепечатывайте старые документы без необходимости, а при необходимости сохраняйте их в PDF сразу после подписания.

Что проверить после изменения данных

Само по себе сохранение записи не гарантирует корректной работы. После ввода нового паспорта пройдите контрольные точки: сформируйте новый кадровый документ или справку, откройте отчет с персональными данными (например, раздел 2 расчета 6-НДФЛ или персонифицированные сведения), проверьте печатную форму трудового договора.

Отдельно проверьте документы прошлых периодов: откройте акт или приказ, созданный до замены паспорта, и убедитесь, что в нем остались старые данные (в ЗУП) или что вы зафиксировали их вне программы (в конфигурациях без истории). Если старые документы внезапно показывают новый паспорт, а история велась — значит, запись добавлена с ошибочной датой «с начала времен» и перекрыла прошлые периоды.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список истории в карточке физлица

Норма

Две записи: старый паспорт до даты замены, новый — с даты выдачи

Тревожный признак

Одна запись с новыми данными и пустой или ранней датой начала

Новый документ после даты замены

Норма

Подставляется новый паспорт

Тревожный признак

Подставляется старый паспорт — проверьте дату «Действует с»

Документ прошлого периода

Норма

Показывает старый паспорт, совпадающий с бумажным оригиналом

Тревожный признак

Показывает новый паспорт — история перезаписана

Обмен с другой базой 1С

Норма

Физлицо обновилось без создания дубля

Тревожный признак

Появился второй элемент справочника с тем же человеком

Типичные ошибки и как их избежать

Главная ошибка — исправление существующей записи вместо добавления новой. Вторая по частоте — неверная дата начала действия: кадровик ставит текущую дату вместо даты выдачи паспорта, и документы, оформленные в промежутке между выдачей и вводом, получают неправильные данные. Третья — ввод паспорта в карточку сотрудника там, где данные должны браться из физического лица: в ЗУП редактировать нужно именно физлицо, иначе при обмене данные рассинхронизируются.

Еще одна проблема — дубли физических лиц. Если по невнимательности создать новое физлицо вместо редактирования существующего, стаж, начисления и отчетность «разъедутся» между двумя карточками. Перед вводом всегда ищите человека по ФИО и дате рождения в справочнике.

Особые случаи: загранпаспорт, временное удостоверение, военный билет

Поле «Документ, удостоверяющий личность» не ограничено паспортом РФ. В списке видов документов доступны загранпаспорт, временное удостоверение личности (выдается на период оформления паспорта), военный билет для отдельных категорий, паспорт иностранного гражданина. Вид документа указывается в той же форме истории — выберите его из справочника «Виды документов физических лиц».

Если сотрудник пока получил только временное удостоверение, введите его как актуальный документ, а после выдачи постоянного паспорта добавьте еще одну запись с новой датой. Цепочка записей в истории отразит реальную последовательность и не нарушит отчетность.

Удобно завести правило: кадровик вносит новые паспортные данные в тот же день, когда получил копию документа от сотрудника, и сразу сверяет дату «Действует с» с датой выдачи. Отложенный ввод — основной источник ошибок с периодом действия.

FAQ

Нужно ли удалять старые паспортные данные из 1С?

Нет. Старые сведения должны оставаться в истории: они используются в документах и отчетности прошлых периодов. Удаление приведет к расхождению программы с бумажными оригиналами и поданными отчетами.

Какую дату ставить в поле «Действует с»?

Дату выдачи нового паспорта, указанную в самом документе. Ставить день фактического ввода в программу — ошибка: документы, оформленные между выдачей и вводом, получат неверные данные.

Сотрудник сменил фамилию и паспорт одновременно — что менять первым?

Сначала добавьте новую запись ФИО через «История» у поля фамилии, затем новую запись документа, удостоверяющего личность. Обе записи датируйте датой выдачи нового паспорта и не забудьте оформить кадровый приказ о смене фамилии.

Почему после обмена с бухгалтерией появилось два одинаковых физических лица?

Обычно это происходит, если в одной из баз создали новое физлицо вместо редактирования существующего, и сопоставление при обмене прошло по наименованию. Дубли нужно объединить штатной обработкой поиска и удаления дублей, предварительно сделав копию базы.

Можно ли изменить паспортные данные задним числом, если ошибка обнаружилась позже?

Да: добавьте запись с корректной датой начала действия. Но проверьте, не успели ли сформироваться документы и отчеты с ошибочными данными — их, возможно, придется перезаполнить или подать уточненные версии.